Het instellen van de parameters voor het ophalen van gecodeerde berichtgevingen (CODA) gebeurt op het niveau van de bankrekeningen die bepaald werden in "Tools / Setup / Bankrekeningen". Een nieuwe bankrekening kan worden toegevoegd via "Bewerken / Toevoegen" of CTRL-N.
Op het eerste tabblad van dit scherm moeten de algemene parameters voor deze bankrekening worden ingevuld.
De CODA-functionaliteiten zijn enkel actief voor deze rekening indien het tabblad "Gecod. berichtgevingen" is ingevuld.
- Directory: de directory waar de CODA-bestanden worden geplaatst. Wij raden aan om hier direct de directory te vermelden waarin uw banksoftware (bv. Isabel) deze bestanden opslaat (In dat geval moet u het commando "Exporteren" van Isabel niet gebruiken. - Deze parameter ziet er dus bijvoorbeeld als volgt uit: X:\ ISABEL\CODA).
- Financieel journaal: de "financieel journaal"-sequentie gelinkt aan deze bankrekening. De door CODA gegenereerde documenten zullen in dit journaal worden ingeschreven.
- Nummering: deze parameter moet worden aangepast naargelang van de door de bank gebruikte periodiciteit voor de berichtgevingen (een berichtgeving per verrichting, een berichtgeving per dag, een berichtgeving per self-bank-afdruk, …), naargelang van de door u gewenste nummering van de boekhoudkundige bewijsstukken in dit financieel journaal en ten slotte, naargelang van de frequentie waarmee u CODA-bestanden importeert. Desgevallend kan het opportuun zijn aan uw bank te vragen om de periodiciteit van de berichtgevingen te veranderen teneinde de import van verschillende rekeningen op hetzelfde tijdstip te plannen.
- Mercator-sequentie: Mercator beheert als enige de nummering van de boekhoudkundige bewijsstukken in dit financieel journaal. Bij een volgend bewijsstuk zal het laatste nummer uit de sequentie dus verhogen (Tools / Sequenties / Boekhouding). Alle CODA-berichtgevingen van deze rekening worden als één lot gecodeerde berichtgevingen geïmporteerd en vormen zo één enkel genummerd boekhoudkundig bewijsstuk. Wanneer u deze functionaliteit gebruikt, moet u er dan ook op letten dat u enkel CODA-berichtgevingen importeert die overeenkomen met de ontvangen papieren berichtgevingen. Desgevallend moeten sommige CODA-bestanden (degene die niet op papier zijn ontvangen) worden afgevinkt bij de initialisatie van de ophaalprocedure.
- Bankbestand: het nummer van het boekhoudkundig document vindt u in het CODA-bestand. Als meerdere CODA-berichtgevingen geïmporteerd worden in eenzelfde lot gecodeerde berichtgevingen, zullen ze hierdoor worden geïmporteerd als afzonderlijke documenten, waarbij elk document het nummer heeft dat gespecificeerd is in het bankbestand. Deze optie werkt niet bij banken waar het CODA-nummer niet overeenkomt met het nummer van de papieren berichtgeving (bv. ING).
- Beide: Mercator beheert de nummering op basis van de gegevens in de sequentie, maar verhoogt dit nummer telkens als het nummer van de CODA-berichtgeving wijzigt. Hierdoor kan er een eigen Mercator-nummering worden aangehouden, die echter ook de nummering van de CODA-berichtgevingen volgt.
- Alleen deze extensie: in de Luxemburgse wet staat Mercator het herstel toe van extracten in camt.053-formaat.
Bij het ontvangen van bestanden bieden banken beide formaten: Als gevolg hiervan worden de bestanden gedupliceerd. Het volstaat dan om deze zone te vervolledigen XML zodat alleen deze bestanden worden verwerkt.
Indien een bestand compleet geïmporteerd wordt, wordt het automatisch verplaatst naar een subdirectory BAK van de importdirectory (bv. X:\ ISABEL\CODA\BAK).
Een CODA-bestand kan meerdere berichtgevingen van meerdere bankrekeningen omvatten. Hierdoor zal Mercator, indien men de berichtgevingen per bankrekening importeert, nooit de gelezen bestanden kunnen verplaatsen omdat het de import steeds als gedeeltelijk zal beschouwen. Wij raden dan ook aan om de CODA-bestanden voor alle rekeningen als één lot te importeren.
Mercator beschikt over een systeem waarmee u vermijdt dat eenzelfde CODA-berichtgeving meerdere malen wordt geïmporteerd, ook als de CODA-bestanden niet verplaatst konden worden zoals hierboven vermeld. De namen van de geïmporteerde bestanden worden dan immers in het veld REFERENTIE geplaatst in de hoofding van het gegenereerde financiële boekhouddocument. Om deze veiligheid te bewaren, mag u de inhoud van deze referentie nooit manueel wijzigen. Bestaat een financieel boekhouddocument in Mercator uit een groot aantal bestanden, dan kunt u het veld REFERENTIE in de tabel PIEDS_C vergroten, zodat de inhoud niet ingekort wordt.
Bijkomende informatie :
- Volledige overdracht van de mededeling van gecodeerde berichtgevingen (CODA)
- Vanaf versie 10.7 (versie 10.7.110 van MercatorUi.dll) wordt de inhoud van het Coda bestand opgeslagen in een PDF bestand dat aan de financiële boeking wordt toegevoegd.
Via het menu "Tools > Opties > Boekhouding - CODA-bestand opslaan als PDF" (ID = CODA_PDF), selecteert de gebruiker of het bestand: - niet in de database gegenereerd mag worden (lege waarde). Deze waarde is aangeraden voor dossiers die Coda bestanden importeren met tienduizenden lijnen per bestand.
- moet worden gegenereerd in de database (waarde: SqlFileView)
- moet worden gegenereerd op de harde schijf (waarde: FileView)