Mercator laat toe om automatisch boekingen te genereren voor te ontvangen facturen en creditnota's, vertrekkende bij de ingave van een aankoop in de boekhouding.
In het begin van het boekjaar is het gebruikelijk om facturen of creditnota's te ontvangen met betrekking op het vorige boekjaar. Dit is problematisch want de laatste periode van het vorige boekjaar is afgesloten, voornamelijk op het vlak van de BTW.
Nochtans is het verplicht op fiscaal vlak om deze kosten toe te wijzen aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben, waarvoor de algemene rekeningen van de te ontvangen facturen en van de te ontvangen creditnota’s worden gebruikt (in de Belgische wetgeving, respectievelijk 444000 en 404000)
Om de automatische generatie van diverse verrichtingen te activeren in het vorig boekjaar, moet men de opties in de node "Boekhouding" vervolledigen:
- Rekening om leveranciersfacturen te ontvangen (CPTA_444)
- Rekening om creditnota's van leveranciers te ontvangen (CPTA_404)
Bij het ingeven van een nieuwe aankoop, vertrekkende vanuit het tweede boekjaar, detecteert Mercator of deze rekeningen gebruikt worden. Indien dit het geval is wordt volgend dialoogvenster weergegeven:
Dit venster laat toe om de parameters in te geven die gebruikt zullen worden voor de automatische generatie van de diverse verrichtingen. De voorgestelde algemene rekening wordt uiteindelijk gedefinieerd in de leveranciersfiche. De voorgestelde periode is de laatste periode van het vorige boekjaar.
De diverse verrichting wordt automatisch aangemaakt, maar is niet gevalideerd. Dit geeft de gebruiker de kans om dit, indien nodig, te wijzigen. Het is dus noodzakelijk om dit manueel te valideren.
Indien er in de sequentie-instellingen de optie "Venster maximaliseren" is aangekruist, is het raadzaam om dit uit te kruisen. Zoniet zal het venster voor de diverse verrichting geopend worden achter het ingave-scherm.
Indien de rekeningen "Te ontvangen document" afpuntbaar zijn, zal deze afpunting automatisch uitgevoerd worden.
Praktische ingave: in een juist geconfigureerde Mercator, bij het ophalen van een aankoopverrichting, is de eenvoudige ophaling van het totaal TTC gevolgd door ENTER voldoende en deze zorgt ervoor dat een lijn met de te boeken rekening wordt toegevoegd, het bedrag BTW, het teken en de juiste BTW-code. Als Mercator vaststelt dat men de algemene rekening door één van diegene die in de 2 opties hierboven vermeld vervangt, zal hij het bedrag zonder BTW, het teken en de BTW-code onveranderd laten. Daarom is een eenvoudige vervanging van de algemene rekening door een rekening van het te ontvangen document, gevolgd door de registratie van de boeking, voldoende om het gewenste resultaat te bekomen.