Mercator 10.6 of hoger laat toe om automatisch een kasjournaal te genereren bij het centraliseren van documenten uit het commercieel beheer. Dit komt bovenop de automatische generatie van diverse verrichtingen van betalingen gelinkt aan deze documenten. Het voordeel van dit automatisch kasjournaal is dat het alle verrichtingen omvat die uitgevoerd zijn op de betaalwijze ‘Cash’:
- Contante stortingen
- Ontvangstbewijzen via klantendocumenten
- Verschillen bij het openen van het kasregister
- Uitgaven via leveranciersdocumenten
- Storting op bank
- Verschillen bij afsluiten van de kassa.
Om deze functionaliteit te activeren, moet u de configuratietabel invullen via ‘Tools > Setup > Kasboeken’.
Het is waarschijnlijk noodzakelijk om op voorhand één of meerdere kasjournalen (type = financieel) aan te maken, die correct gekoppeld zijn aan een algemene kasrekening (Belgische legislatuur KB 570 en de Luxemburgse legislatuur 516).
Deze tabel toont één regel per kasjournaal dat geautomatiseerd moet worden. Elk journaal kan gekoppeld worden aan één of meerdere laden.
Om dit te doen plaatst u een lijst van de ladenummers gescheiden door een komma in de tweede kolom.
Indien het begrip lade niet gebruikt wordt, kunnen alle bewerkingen doorgegeven worden aan lade nr 0 en is het voldoende om het getal 0 te vermelden in deze kolom.
De volgende kolommen zijn respectievelijk:
- een rekening voor verschillen bij het openen en sluiten van kassa's, wanneer deze verschillen worden gedebiteerd
- een rekening voor de openings- en sluitingsverschillen in contanten, wanneer deze verschillen worden gecrediteerd
- een interne rekening voor stortingen in contanten
- een interne rekening voor bankdeposito's.
Op een rij is het verplicht om in alle kolommen een waarde te vermelden. In de eerste kolom kan elk kasjournaal maar één keer verschijnen. Behalve in multi-dossier configuratie waar elk kasjournaal maar één keer per dossier mag verschijnen.
Zodra het systeem is opgezet, is het belangrijk om te begrijpen dat de kasbewegingen gecentraliseerd worden in de kasjournalen, en niet langer in de diverse verrichtingen, Diverse verrichtingen blijven gebruikt worden voor andere betalingswijzen. Daarom kan Mercator bij het opslaan van dit scherm deze waarschuwing geven.
De contante betaalmethode wordt nog steeds vermeld in het tabblad "Betalingen" van sommige reeksen!
Als dit het geval is, moet je navigeren naar het tabblad ‘Betalingen’ van elke sequentie uit het commercieel beheer en de lijn die gekoppeld is aan betalingswijze ‘Cash’ verwijderen.
Tijdens het centraliseren worden de boekingen in deze kasjournaals gelijktijdig met de diverse verrichtingen voor betalingen uitgevoerd.
Voor de gebruiker blijft het centralisatieproces dus ongewijzigd.
De Diverse verrichting van betalingen bevat boekingen van betalingen met uitzondering van de bewegingen op de betaalwijze Cash.
Elk automatisch gegenereerd kasjournaal wordt weergegeven op datum. Het toont chronologisch alle contante transacties van die dag.
Belangrijke overweging bij het opzetten van het systeem
Zoals hierboven aangegeven moet de betaalwijze ‘Cash’ worden verwijderd uit het tabblad ‘Betalingen’ van de sequenties uit het Commercieel Beheer. Er wordt dus geen rekening meer gehouden met cash geld voor het genereren van diverse verrichtingen van betalingen.
Dit kan automatisch gedaan worden met deze query (zie hieronder)
delete from CPTPAIEM where num=1
Wanneer het scherm “Tools > Setup > Kasboeken”, de kolom CENTRALISE (bit) wordt automatisch toegevoegd aan de tabel met de historiek van incasseringen (HISCAISS).
Deze vlag wordt gebruikt om vast te stellen of een opening van een kassa, een sluiting van een kassa, storting op kassa of bank al gebruikt is in een boeking van het automatisch kasjournaal.
Aanbevolen wordt om deze vlag zo in te stellen dat hij geldt voor alle HISCAISS-records die nooit gecentraliseerd moeten worden.
update HISCAISS set centralise=1 where date <= '20181231'
De openingsbalans van het kasboek moet correct zijn. Het kan alleen gelezen worden door het invoeren in dit journaal.
Als het saldo niet correct is, is het noodzakelijk om in ditzelfde journaal een boeking in te voeren met behulp van een interne overschrijvingsrekening, die het juiste saldo brengt.
Belangrijke overwegingen voor het juiste gebruik van het systeem
Een kasboek bevat een chronologische opeenvolging van boekingen die met elkaar verbonden zijn door het eindsaldo van de vorige boeking, die moet overeenkomen met het beginsaldo van de volgende boeking. Dit betekent dat het essentieel is om een strikt chronologisch gebruik te respecteren.
Het is niet mogelijk om een kassa-ingang opnieuw in het midden van een van deze postketens te plaatsen.
Daarom moet er een rigoureuze centralisatiestrategie worden ingevoerd, die het systeem niet aan een chronologische onderbreking zal blootstellen.
Opmerkingen
- De "contante" betaalmethode wordt bepaald door de optie "Invoer / Contante betaalmethode" (NUMMP_CASH), die standaard 1 is.
- De teruggave wordt altijd beschouwd als contant geld en wordt daarom in mindering gebracht..
- De afronding op 5 cent wordt niet als contant geld beschouwd, maar als een beweging op een aparte betaalmethode. Het wordt daarom opgenomen in de O.D. en niet in het kasboek.
- Per valuta moet een kasboek worden aangemaakt. Dit wordt echter de "documentvaluta" genoemd.
De incassering van multi-currency ($ optie) vereist niet de creatie van meerdere kasjournalen, omdat het gaat om een conversie systeem voor wisselkoersen, die geen invloed hebben op de valuta van het document.
- Deze functie is alleen beschikbaar voor centralisatie bij Mercator Accounting.
- In het geval van een Commercieel Beheer dat twee Boekhoudingen voedt, moeten de kasjournalen in de twee boekhouddossiers aanwezig zijn; een sequentie Kassa kan niet worden gekoppeld aan een geldlade die in een ander boekhouddossier wordt gebruikt.
- In sommige gevallen kan het nodig zijn de test op de aanwezigheid van de betalingsmethode "Cash" uit te schakelen. Dit kan worden gedaan via de optie "Kasboeken: cash in sequenties controleren" (id=CHECKCASHB).