Fonctionnement de Mercator Exchange : échanges d'écritures comptables entre dossiers Mercator

0000000927     -      06/10/2015

Généralités

Mercator Exchange est un ensemble de fonctionnalités incluses dans Mercator, permettant l'échange de documents ou d'écritures comptables Mercator entre différents dossiers Mercator, même indépendants. L'échange de documents de la gestion commerciale est traité sur cette page.

Toute écriture comptable peut être comprimée dans un fichier unique, crypté et être envoyée par mail au destinataire. Ce destinataire peut alors injecter ce fichier dans son Mercator.

Les fichiers Mercator Exchange ont une extension .mexx.

Cette fonctionnalité ne requiert l'activation d'aucun code d'installation particulier.

Le fichier MEX contient, en plus des écritures comptables proprement dites, les fiches des données associées à ces écritures : comptes généraux, clients, fournisseurs et codes TVA. Ceci afin de permettre la mise à jour de ces signalétiques dans le dossier Mercator de destination.

Emission de documents

Les fonctionnalités d'émission sont accessibles depuis le menu "Fichier / Emettre Document / Via Mercator Exchange". Pour la comptabilité, ce menu est accessible dans 3 circonstances :

  • lorsqu'une écriture comptable est en cours d'édition : envoi de cette seule écriture (elle doit être validée au préalable)
  • lorsque l'historique comptable du menu "Fenêtres" est actif : envoi de toutes les écritures de cette liste
  • lorsque la fenêtre "Journaux Imputations" est actif : envoi de toutes les écritures de cette sélection.

 

Le mail généré contient toujours les coordonnées de l'émetteur ainsi que la liste des écritures comptables inclues dans le fichier d'échange.

Réception de documents

La réception de documents se fait par le menu "Fichier / Recevoir Document / Via Mercator Exchange". Mercator demande alors de localiser le fichier *.mexx.

Il est aussi possible de déclencher la lecture d'un fichier Mercator Exchange par double-clic. Pour ce faire, il faut

  • Via le TOOLS de Mercator, menu "Outils / Registrer Extension MEX", enregistrer dans la base de registres de votre PC les paramètres liés à cette extension. Cette opération doit être répétée sur chacun des postes du réseau.
  • Activer les fonctionnalités "Serveur DDE de Mercator". Cette activation est faite de façon automatique lors du point précédent.
  • Démarrer Mercator avant de double-cliquer sur un fichier *.mex.
  • Ne double-cliquer que sur un seul de ces fichiers à la fois.

Le double-clic peut être remplacé par "Clic-droit / Recevoir".

 

Données échangées

Le fichier Mercator Exchange contient le nom de licence, le nom de société et le n° de TVA de l'émetteur.

Lors de la réception, Mercator inspecte le contenu du fichier MEX. Mercator va distinguer dans ce fichier les éléments suivants :

  • fiches comptes généraux
  • fiches clients
  • fiches fournisseurs
  • fiches codes TVA
  • les écritures en tant que telles

Pour chacun de ces éléments présents dans le fichier, Mercator proposera, via une boîte de dialogue, 3 options d'import :

  1. Seulement nouveaux : seuls les nouveaux éléments sont importés. Les éléments déjà existants ne sont pas mis à jour.
  2. Seulement mise à jour : seuls les éléments déjà existants dans Mercator sont mis à jour. Les éléments non déjà existants sont ignorés.
  3. Tous : tous les éléments, existants ou non, sont importés. Les éléments non existants sont créés, tandis que les éléments existants sont mis à jour.

Par ce mécanisme, il est possible d'avoir un contrôle total sur les données échangées.

 

Si l'import produit une incohérence en terme d'intégrité de la base de données ou de logique comptable (période clôturée, …), un fichier d'erreurs sera présenté à l'utilisateur. Dans ce cas, l'entièreté du contenu du fichier MEX est ignoré.

Dans le cas contraire, un résumé de l'importation est présenté. Cet écran présente deux boutons, qui permettent respectivement, d'accepter l'import ou de le refuser dans son intégralité.

Remarques

Il y a lieu de tenir compte des remarques suivantes :

  • Les séquences doivent exister au préalable dans le Mercator de destination, avec un nom identique.
  • Les devises doivent exister au préalable dans le Mercator de destination, avec un libellé identique.
  • Les périodes comptables doivent exister et correspondre, en terme de date de début et date de fin, dans le Mercator de destination.
  • Les données analytiques ne font pas partie du fichier MEX.
  • Les lettrages sont transférés : voir cette page.
  • Si une écriture déjà lettrée dans le Mercator de destination est mise à jour par importation, alors les autres écritures appartenant à ce lettrage, seront liées entre elles via un lettrage partiel.