Migratie naar PCN 2020 in Luxemburg

0000002949     -      20-08-2021

Mercator 10.6 en later bevat een migratietool om zo eenvoudig mogelijk van het genormaliseerd boekhoudplan 2009 naar de versie 2020 te migreren.

De conversie tabel uitgewerkt door de CNC (PCN_2009_PCN2020-20190909_Diffusion_v1.xlsx – tabblad PCN_All) wordt geïntegreerd. Het probleem met dit blad is opgemaakt met de wijzigingen aan de uiteindelijke eCDF codes. Ze beantwoordt dus maar gedeeltelijk op de vraag “wat doen we met een rekening van het PCN 2009?”. Een enorm voorbereidend werk van deze conversie tabel was dus nodig.

De migratie van PCN2009 naar PCN2020 gebeurt in Mercator in 2 tijden. Ze berust op de hypotheses die als object wijzigingen aan het kleinste aantal rekeningen bij te brengen : 

  • Een groot aantal rekeningen in de boekhoudplannen bestaan omdat ze in het oorspronkelijk dossier waren, maar nooit werden gebruikt. In die rekeningen, diegene die moeten worden verwijderd, verplaatst of gesplitst zullen eenvoudig worden verwijderd van het boekhoudplan.
  • Daarenboven zullen de rekeningen die sinds het volgende aan het eCDF over te dragen boekjaar (2020 – of een andere boekjaar naar keuze) maar in vorige boekjaren werden gebruikt, worden gedesactiveerd (rustend + omschrijving beginnen met ~).
  • Voor alle andere rekeningen volstaat het om een wijziging te doen. In de meeste gevallen, zal Mercator in staat zijn om zelf een voorstel van nieuwe rekening te genereren, door gebruik te maken van een nieuwe reeks van rekeningen en door de laatste cijfers van de oude rekening toe te voegen. Spijtig genoeg kan dit werk voor sommige rekeningen niet worden geautomatiseerd. De gebruiker zal dan de nieuwe rekening manueel moeten aanmaken. Dit is het geval voor, bij voorbeeld, de rekeningen die moeten worden gesplitst.

Opgelet: De eCDF-neerlegging voor het boekjaar 2019 moet nog gebeuren volgens het rekeningschema van 2009. Daarom moet de wijziging van het rekeningschema na deze neerlegging plaatsvinden. Het is echter mogelijk om stap 1 vóór deze neerlegging voor te bereiden.

Aangezien er geen 1-1-relatie bestaat tussen de oude rekeningen en de PCN 2020-rekeningen, is het onmogelijk om dezelfde rekeningen aan te houden met de twee rekeningschema's. Om het bestand te behouden voordat het wordt gewijzigd, is het verstandig om de functionaliteit van het dupliceren van een bestand in een fiduciaire configuratie te gebruiken.


De 2 tijden van de migratie zijn :

1. Een Excel bestand voor de migratie genereren

Dit Excel-bestand bevindt zich in de gegevensdirectory van Mercator. Het noemt altijd PCN2020Conv.xlsx. Dit Excel-bestand bevat 3 tabbladen:

  • Rekeningen om te verwijderen
  • Rekeningen om te desactiveren
  • Rekeningen om te herklasseren

De gebruiker kan rekeningen van het ene naar een ander tabblad verplaatsen. Dit laat toe om bij voorbeeld bepaalde rekeningen die men niet wenst te verwijderen, te behouden. Op het 3e tabblad kunnen algemene rekeningen oranje gemarkeerd worden weergegeven. Dit geeft aan dat Mercator een herrclassificatie voorstelt, maar dat deze moet worden geverifieerd omdat het niet door de CNC wordt voorgesteld of omdat dezelfde account opnieuw kan worden geclassificeerd in verschillende accounts. 
Bijvoorbeeld :

Bij de wijziging van het Excel-bestand dient men rekening te houden met de volgende voorzorgen:

  • De tabbladen mogen niet worden verwijderd of hernoemt
  • Een rekening mag maar in 1 tabblad verschijnen
  • In het derde tabblad, mag er in de kolom ID_REPL (rekening ter vervanging) mag er geen lege waarde staan
  • Deze kolom mag enkel uit PCN 2020 geldige rekeningen bevatten. Er dient dus opgelet te worden dat sommige rekeningen rubrieken zijn geworden, en dus geen ingaven meer mogen toestaan.
  • Alle vermelde rekeningen dienen de in de nummering van de rekeningen in Mercator, bepaalde lengte te hebben.

 

2. Bij de wijziging van het Excel-bestand dient men rekening te houden met de volgende voorzorgen:

Mercator gaat eerst na of de inhoud van het Excel-bestand voldoet aan de hierboven gestelde eisen en of alle herclassificatierekeningen tot het rekeningschema 2020 behoren. Mercator zal dan automatisch de kolom G_ID_NEW aanmaken in de tabel Algemene Rekeningen. (U moet deze kolom dus niet handmatig aanmaken).

Tijdens het proces wijzigen van boekhoudplan, zal Mercator voorstellen om een aantal rubriek rekeningen toe te voegen, een vraag die kan worden beantwoord met volgende keuzes:

  • Aucun: er wordt geen rubriekrekening toegevoegd
  • Tous: alle rubriek rekeningen worden toegevoegd
  • Tous sauf 106: alle rubriek rekeningen worden toegevoegd behalve rekeningen die beginnen met 106
  • Seulement comptes utilisés: Rubriek rekeningen worden alleen toegevoegd als algemene rekeningen uit dit nieuwe rekeningenplan in deze rubriek behoren      

Mercator controleert of alle rekeningen en rubriekrekeningen correct gekoppeld zijn aan een vakje in de jaarrekening van de eCDF. Deze test zal resulteren in de productie van een ander Excel-bestand: PCN2020Test.xlsx. Dit bestand moet worden geverifieerd voordat u doorgaat met het proces. Het bevat twee tabbladen "Imputaties" en "Rubrieken". (Het is mogelijk om dit bestand later te produceren via het submenu "Test")

  • Lijnen die niet zijn gekoppeld aan een vakje in de jaarrekening worden in het oranje gemarkeerd
  • De rekeningen die een verandering van vak van de jaarrekening veroorzaken, zullen deze id_bilans geel gemarkeerd zien. (Vergelijking tussen de G_ID_BILAN van de rekening en de standaard voorgesteld door het rekeningschema).

Mercator staat niet toe dat de procedure wordt voortgezet als er geen rekeningtoewijzingsrekeningen of items zijn in het PCN 2020. (Oranje lijnen)

De hele operatie wordt uitgevoerd onder transactie: zolang "JA" niet wordt beantwoord op de vraag "DEFINITIEF valideren van de wijziging van PCN?", zullen er geen wijzigingen worden aangebracht. Aan de andere kant, als deze laatste validatie eenmaal is gegeven, is er geen weg terug mogelijk.