Tips en advies

0000002103     -      06-10-2017

De voorgaande regel kopiëren bij de invoering van een document

Bij het invoeren van een boekhoudkundig document is het mogelijk dat u verschillende keren dezelfde lijn en/of vergelijkbare lijnen moet invoeren.
Zodra de eerste lijn gevalideerd is en de cursor zich in de eerste kolom van de volgende lijn bevindt (of in de kolom van het bedrag), hoeft u alleen maar op de spatiebalk van uw toetsenbord te drukken opdat de vorige lijn gekopieerd wordt.

 

Snelle invoering in een financiële post

Klanten (jammer genoeg niet allemaal) vermelden vaak het nummer van de factuur die ze betalen op hun bankoverschrijvingen. Waarom zou je hiervan geen gebruik maken bij invoeren in een financiële post ?
Hoe gaat u te werk ?

In "Tools / Opties / Boekhouding" kunt u de optie “Letter per nummer opzoeking” terugvinden. Tik bijvoorbeeld het karakter * in het vak rechts.
Met deze optie kunt u bepalen welk karakter gebruikt zal worden om, bij de invoer van een rekeningnummer in een document, een snelle opzoeking door de documenten per nummer uit te voeren (bijvoorbeeld: *). De snelle zoekopdracht houdt rekening met de voorselectie van het rekeningtype (Algemeen, Klant, Leverancier).

Zodra dit is geprogrammeerd hoeft u alleen nog een nummer van een document in te vullen, gevolgd door het gekozen karakter (bijv. 20080001*). Mercator geeft dan een lijst weer van alle openstaande posten die dit nummer dragen, ongeacht het dagboek.

Het snel zoeken in de algemene rekeningactiviteiten kan enkel toegepast worden op afpuntbare rekeningen.

 

Hoe realiseert u een filter op basis van een interval ?

Bijvoorbeeld: u wilt een lijst opstellen met alle klanten waarvan de postcode tussen 4000 en 5999 ligt.
Daartoe volstaat het te

  • klikken op de knop Filteren in het klantenbestand
  • vervolgens voert u in de postcodezone de uiterste waarden van het interval in gescheiden door 3 punten (4...5999 in ons voorbeeld)
  • en tot slot klikt u op de knop Filteren.

 

De drie punten zorgen ervoor dat er gefilterd wordt op basis van het interval.

 

Hoe kunt u de lijnen van een verkoop- of aankoopdocument sorteren ?

Met een rechtermuisklik in de kolom die u wilt sorteren, opent u een menu waarin u “Sorteren op” kunt selecteren, gevolgd door de naam van het veld. Het document blijft gesorteerd voor het afdrukken en u kunt het opslaan met deze sortering. Dit werkt voor bijna alle kolommen.
Met een rechtermuisklik op de eenheidsprijs opent u de eurorekenmachine.

 

Hoe druk ik de laatste verkoop opnieuw af ?

Indien u het ticket of de factuur van de laatste verkoop die u hebt ingevoerd, opnieuw wenst af te drukken, moet u de toetsen CTRL en O (de letter) indrukken. U kunt ook het menu gebruiken : "Bestand / Laatste verkoop afdrukken".

 

Optimaliseer uw zoeksessies in de historiek !

U kunt een datum aanduiden die steeds zal worden voorgesteld als ondergrens in de historiekselectie. Op die manier kunt u vermijden dat de selectie van de historieken steevast begint op 01/01/1900.
Ga naar “Tools-> Opties-> Andere“. Daar vindt u de optie “Minimum historiekdatum” waarin u dan de gewenste ondergrens kunt bepalen.

 

Zoekopdracht via %

Wanneer u in een verkoop- of aankoopdocument bent, kunt u met Mercator geavanceerd zoeken via het %-teken.
Door uw zoekopdracht in de kolom “Ref.” te laten beginnen met dit teken, geeft Mercator u immers de lijst van alle artikels die uw zoekterm bevatten. De zoekopdracht “% wit” geeft u bijvoorbeeld de lijst met alle artikels die “wit” bevatten.

Voegt u dit teken toe in het midden van uw zoekterm, bv. “buis % wit”, dan zal Mercator u een lijst bezorgen met alle artikels die beginnen met “buis” en waarin “wit” voorkomt.

 

Zoeken naar algemene rekeningen

Bij het boeken van een aankoop- of verkoopdocument in de boekhouding is het mogelijk om de lijst te krijgen van de algemene rekeningen die eerder werden gebruikt voor de actuele klant/leverancier. De gebruiker kan dan een rekening selecteren in het dialoogvenster dat verschijnt. De functie wordt geactiveerd door te drukken op de toets = in de kolom van de algemene rekening.
(zie deze pagina)

 

Keuze van periodes over meerdere boekjaren

In de vensters waar een boekjaar of een interval van periodes kan gekozen worden, waarbij de cursor in de zone “Boekjaar” staat, is het mogelijk om op de toets “Verwijderen” (of “Delete”) te drukken, waardoor dit veld wordt leeggemaakt.
De gebruiker heeft hierdoor toegang tot alle boekjaren in deze drop-down.
Het is dus eenvoudig om, bij wijze van voorbeeld, een balans over 2 boekjaren te tonen.

 

Zie ook 10 tips voor een snelle input in Mercator Boekhouding