Mercator laat toe om automatisch een voorschot factuur te genereren die gelinkt is aan een voorschot, geïnd bij het invoeren van betalingen van een bestelling. Deze factuur wordt transparant gemaakt, bij de validatie van de bestelling, zonder interventie van de gebruiker (met uitzondering van de eventuele keuze van de printer). Een soortgelijke functie werd reeds gemaakt om tijdens het ingeven van een een ontvangstbewijs na bestelling het voorschot te verhogen.
Om deze functionaliteit te installeren, moet men:
in de sequentie Bestelling, moet men de waarde "Voorschot Journaal" vervolledigen in het tabblad "Parameters" in de optie "Invoer / ID artikel aanbetaling" (ID=ID_ART_AC), moet men een bestaand artikel ingeven dat geen serienummerbeheer vereist en een “neutraal” optie-niveau heeft(verpakking, lotbeheer...) De functionaliteit wordt enkel ingeschakeld indien er aan alle hieronder vermelde punten voldaan wordt:
Het proces heeft geen invloed op het kasbeheer van Mercator en het verloop van vermindering van voorschotten. Het is compatibel met meerdere verminderingen van voorschotten. In tegenstelling, de generatie van een factuur die een artikel bevat verhoogt het verkoopcijfer (In de zin van de term Mercator, niet in boekhoudkundige zin, aangezien dit product gekoppeld is aan rekening 460000). Deze verhoging zal gecompenseerd worden door een daling van het verkoopcijfer bij het opstellen van de eind factuur overeenstemmend met de bestelling. Deze compensatie wordt gerealiseerd door de automatische toevoeging van een aankooplijn met Q=-1, in de eindfactuur.
Dit systeem legt enkele beperkingen op:
- Wanneer een bestelling wordt gekoppeld aan een voorschot factuur, blijft ze wijzigbaar, behalve voor de betaalinformatie (betaald bedrag, datum, klant, valuta,...).
- Hetzelfde geldt voor het ontvangstbewijs gelinkt aan de bestelling die zelf ook gekoppeld is aan een voorschot factuur.
- het is niet mogelijk om een ontvangstbewijs te koppelen aan een bestelling, indien deze 2 documenten gekoppeld zijn aan een voorschot factuur of geen van beide zal gekoppeld worden aan de voorschot factuur (geen bestelling met een voorschot dat gedeeltelijk is gefactureerd).
- Een levering kan niet worden verwijderd indien deze informatie van een bestelling gelinkt aan een voorschot factuur bevat. Het is in feite verplicht deze levering te factureren zodat het voorschot in de eindfactuur kan worden gesaldeerd.
- Het is niet mogelijk om een backorder van een lege bestelling te genereren, indien meervoudige aftrek van een voorschot is geïnstalleerd en er nog een saldo voorschotbedrag is. Het eventueel laten wegvallen van een voorschot moet gefactureerd worden waardoor men in dit geval een credit nota maakt.
- Het is niet mogelijk om een backorder van een lege levering te genereren, indien deze levering informatie met betrekking tot gefactureerde voorschotten bevat.
- Een automatische lijn van een gefactureerd of verminderd voorschot is nooit wijzigbaar, noch verwijderbaar.
- De automatische facturatie van aankopen is niet compatibel met de berekening van het saldo, dit is enkel in het geval indien er bestellingen toegevoegd werden.
Op het einde van de centralisatie naar Mercator boekhouding, laat de afpuntingsprocedure toe om de automatische voorschot factuur af te punten met alle andere betrokken documenten uit de initiële bestelling.
Technische info:
- AC_FACT is true in volgende gevallen:
- voor bestellingen waarbij een voorschot factuur is gemaakt
- voor een ontvangstbewijs gelinkt aan een bestelling die zelfs gelinkt is aan een voorschot factuur
- voor een automatisch gegenereerde voorschotsfactuur (niet voor de factuur die de aftrek van het voorschot bevat)
- Bij een voorschot factuur die gelinkt is aan een bestelling, bevatten de velden PIECE_LIEEE en DOC_LIES van PIEDS_V informatie uit de bestelling, volgens de gebruikelijke syntax.
- Bij een levering of een eindfactuur, bevatten de velden AC_CRED_DV en AC_CRED_FB het bedrag van het op de eindfactuur te crediteren voorschot, respectievelijk in document valuta en basisvaluta.
- In een voorschotfactuur (hetzij gelinkt aan een bestelling, hetzij eindafrekening), de berekening van het nettobedrag houdt rekening met het voorschot bedrag, zodat het totaal te betalen bedrag niet beïnvloed wordt.
- In de BillingEngine van de voorschotfactuur is de eigenschap BillingEngineAskingAdvance niet nul en is een referentie naar de billingEngine van de ontvangst of de bestelling.
Sinds versie 10.10 van Mercator is er een optie "Factureren van voorschotten: multi BTW-tarieven » (id = ACMULTITVA). Hiermee kunt u het beheer van voorschotfacturen met verschillende btw-tarieven activeren. Standaard staat deze optie op NEE. Wanneer deze optie actief is, worden onderstaande extra functies geactiveerd:
- Bij het genereren van een voorschotfactuur zal Mercator het voorschotbedrag opsplitsen in functie van het totale BTW-tarief van de gekoppelde bestelling.
- Deze uitsplitsing gebeurt ook bij het koppelen van ontvangsten aan een bestelling, op basis van het totaal per btw-tarief van de gekoppelde bestelling.
- Bij het factureren van de bestelling(en) wordt de verdeling gemaakt ten opzichte van de totalen per BTW-tarief van de voorschotfacturen die aan de bestellingen zijn gekoppeld.
Wanneer deze optie is uitgeschakeld, wordt slechts één BTW-tarief gebruikt. Dit is de set in het artikel waarnaar wordt verwezen via ID_ART_AC.