Mercator permet de générer automatiquement une facture d'acompte liée à un acompte encaissé lors de la saisie des modes de paiements d'une commande. Cette génération se fait de façon transparente, lors de la validation de la commande, sans intervention de l'utilisateur (hormis le choix éventuel de l'imprimante). Un fonctionnement identique est produit lors de l'encodage d'un reçu lié à une commande afin d'en augmenter son acompte.
Pour installer cette fonctionnalité, il faut
Dans la séquence de commande, compléter la valeur de "Journal Acompte" dans l'onglet "Paramètres" Dans l'option "Encodage / ID article acompte" (ID=ID_ART_AC), indiquer un article existant, qui ne requiert pas la gestion des n° de série et "neutre" au niveau des options (conditionnement, lot, ...) La fonctionnalité n’est réellement activée que si tous les points notés ci-dessus sont satisfaits.
Le processus n'interfère en rien avec la gestion de caisse de Mercator et les flux de déduction d'acompte. Il est compatible avec les multiples déductions d'acompte. Par contre, la génération d'une facture contenant un article augmente le chiffre d'affaires (au sens Mercator du terme, pas au sens comptable, puisque cet article sera lié à un compte 460000). Cette augmentation sera compensée par une diminution de ce chiffre d'affaires lors de l'édition de la facture finale correspondant à cette commande. Cette compensation est matérialisée par l'ajout automatique d'une ligne d'acompte, avec Q=-1, dans cette facture finale.
Ce système impose quelques restrictions :
- lorsqu'une commande est liée à une facture d'acompte, elle reste modifiable, mais pas pour les informations liées au paiement (montant payé, date, client, devise, ...).
- il en est de même pour un reçu lié à une commande qui est elle-même liée à une facture d'acompte.
- il n'est possible de lier un reçu à une commande que si ces deux documents seront liés à une facture d'acompte, ou qu'aucun des deux ne sera lié à une facture d'acompte (pas de commande avec acompte partiellement facturé).
- on ne peut supprimer une livraison si celle-ci contient des informations de liaison d'une commande à une facture d'acompte. Il est en effet obligatoire de facturer ce bon de livraison afin de solder l'acompte dans la facture finale.
- il n'est pas possible de générer un reliquat de commande vide, si les multiples déductions d'acompte est installée et qu'un solde d'acompte subsiste. Un éventuel abandon d'acompte doit être facturé afin de générer dans ce cas une note de crédit.
- il n'est pas possible de générer un reliquat de livraison vide, si ce bon de livraison contient des informations d'acompte facturé.
- une ligne automatique d'acompte facturé ou déduit n'est jamais modifiable ni supprimable.
- la facturation automatique des acomptes n'est pas compatible avec le calcul de l'encours uniquement dans le cas où les commandes seraient ajoutées.
En fin de centralisation vers Mercator comptabilité, la procédure de lettrage permet de lettrer la facture automatique d'acompte avec les autres documents découlant de la commande initiale.
Infos techniques :
- AC_FACT vaut true dans ces cas :
- pour une commande pour laquelle on a facturé un acompte
- pour un reçu lié à une commande qui est elle-même liée à une facture d’acompte
- pour une facture d’acompte générée automatiquement (pas pour la facture contenant la déduction d’acompte).
- Pour une facture d'acompte liée à une commande, les champs PIECE_LIEE et DOC_LIES de PIEDS_V contiennent les informations de la commande, selon la syntaxe habituelle.
- Dans une livraison ou dans une facture finale, AC_CRED_DV et AC_CRED_FB contiennent le montant de l'acompte à créditer dans la facture finale, respectivement en devise du document et en devise de base.
- Dans une facture d'acompte (soit liée à la commande, soit finale), le calcul du net prend en compte le montant de l'acompte afin qu'il n'influe pas le total du document à payer.
- Dans le BillingEngine de la facture d'acompte, la propriété BillingEngineAskingAdvance est non nulle et consiste en une référence vers le billingEngine du reçu ou de la commande.
Depuis la version 10.10 de Mercator, il existe une option « Facturation acomptes : multi taux TVA » (id = ACMULTITVA). Elle permet d’activer la gestion de la facturation des acomptes avec différents taux de tva. Par défaut, cette option est à NON. Quand cette option est activée, elle induit ces fonctionnalités supplémentaires :
- Lors de la génération d’une facture d’acompte, Mercator ventilera le montant d’acompte suivant le total par taux de TVA de la commande liée.
- Cette ventilation se fera aussi lors de la liaison des reçus à une commande, sur base du total par taux de TVA de la commande liée.
- Lors de la facturation de la/les commande(s), la ventilation se fera par rapport aux totaux par taux de TVA des factures d’acomptes liées aux commandes de base.
Quand cette option est désactivée, un seul taux de TVA est utilisé. C'est celui fixé dans l'article référencé via ID_ART_AC.