Mercator laat u toe om steeds wederkerende dokumenten automatisch te beheren. Deze dokumenten worden "Abonnementen" genoemd. Deze kunnen zowel de "leveranciers" als "klanten" dokumenten inhouden en voor gelijk welk dokument (faktuur, leveringsbon,bestelling...) Deze optiemodule vereist :
- Een aangepaste installatiecode
- Een aanpassing aan de bestandsstukturen in PIEDS_V en PIEDS_A (cf. boodschap bij het opstarten van het programma)
De abonnementen worden ingegeven in de sekwentie van het type "Abonnementen". Bij de ingave van een abonnement moet het volgende worden bepaald :
- De periode in dewelke het abonnement begint (mm/jjjj) : vb. 01/1999
- De periode in dewelke het abonnemen afloopt (mm/jjjj) : vb. 12/2000
- De preriodiciteit van het abonnement
- Het type van het aan te maken dokument (faktuur, leveringsbon, ...)
De dokumenten worden gegenereerd vanuit het menu "Beheer / Abonnementen". Bij het genereren van deze dokumenten wordt de betreffende periode automatisch in de zone voor de referentie toegevoegd. Deze zelfde informatie bevindt zich onderaan het ingavescherm van het abonnement.
Goed om weten : Het volstaat om in de zone "Referentie" van het abonnement een boodschap in te voerel zoals "Uw contract XYZ voor de periode :". Het gevolg hiervan is dat in het gegenereerde dokument de zone referentie er als volgt uitziet: "Uw contract voor de periode van 08/1999 - 07-2000".
Nota : de eindperiode van het abonnement moet worden aanzien als de periode waarna er geen automatisch abonnement meer wordt gegenereerd.