Het Commercieel Beheer van Mercator 10.3 of later laat toe om elektronische facturen in eFFF-formaat te ontvangen. Mercator ondersteunt de documentstructuren UBL 2.0 en UBL 2.1. Het ontvangen van een document gebeurt via het menu "Bestanden / Document ontvangen / eInvoice".
Met het frame kunt u een of meer bestanden ontvangen door middel van drag & drop. Het is dus gemakkelijk om per e-mail ontvangen bestanden te lezen. Met de knop "Open XML-bestand" kunt u een bestand selecteren dat al op schijf staat.
Mercator presenteert dan dit scherm :
Op het eerste tabblad kunt u de leverancier en de te gebruiken sequentie instellen. Het onderste frame is alleen informatief. De leverancier wordt automatisch geïdentificeerd op basis van zijn btw-nummer. Wat betreft de keuze van het journaal, houdt Mercator rekening met de status van het document: factuur - creditnota. Als een factuursequentie wordt gebruikt voor het importeren van een creditnota, dan zal Mercator de tekens omkeren.
Het tweede tabblad toont de items die aanwezig zijn op de elektronische factuur.
Mercator houdt rekening met de elementen cac: SellersItemIdentification/cbc: ID van elke factuurregel en probeert een herkenning uit te voeren in de signaletiek Artikels, in deze volgorde:
- op basis van de 3 sleutels: S_CLE1, S_CLE2, S_CLE3
- op basis van de leveranciersreferentie: artfou.REF_FOU
- op basis van de omschrijving van het Artikel gelezen in het element cbc:Description als het bestaat, zo niet cbc: Name
Als bepaalde items op de elektronische factuur niet konden worden geassocieerd met een Mercator-item, kan de gebruiker de tabel handmatig invullen door een zoeksleutel in te voeren in de kolom "Item". Als een of meer regels geen verband houden met een artikel dat bij Mercator bekend is, zal het programma doorgaan met het aanmaken van deze ontbrekende artikels. Merk echter op dat de inhoud van de eInvoice niet erg uitgebreid is in termen van informatie over deze nieuwe artikels. Het is dus nodig om deze nieuwe artikelfiches te vervolledigen.
Het derde tabblad toont de verschillende bijgevoegde bestanden, opgenomen in het XML-bestand. Meestal zijn dit pdf-bestanden.
Het vierde tabblad toont het XML-bestand in zijn ruwe staat.
De knop "OK" genereert de bijbehorende factuur. Dit is nog niet opgeslagen. Bijgevoegde bestanden worden automatisch overgebracht naar het tabblad Bestandsverkenner van dit document.
De SQL-query voor leveranciersselectie kan worden gewijzigd door een customizer Gescom, die de IStringUpdater-interface implementeert. De id van dit verzoek is <ID> EINVOICE_SELECT_FOU </ID>.
De SQL-itemselectiequery kan worden gewijzigd door een customizer Gescom, die de IStringUpdater-interface implementeert. De id van dit verzoek is <ID> EINVOICE_IMPORT_ITEM </ID>.