De PDF-optie in Mercator maakt een elektronische documentafdruk, m.a.w. in PDF-bestand, mogelijk (formaat Adobe® Acrobat Reader). Dankzij dit soort documentenopslag kunnen de documenten in hun afgedrukte vorm gearchiveerd worden. Dit archief kan direct geconsulteerd worden via de Mercator-interface.
Zo is het bv. mogelijk om een elektronische kopie te bewaren van de order- of leveringsbons van klanten, zelfs na hun omzetting in een factuur.
De functie "Duplicaten PDF" kan op reeksniveau worden geactiveerd via het aanvinkvakje op het tabblad "Parameters". De duplicaten worden opgeslagen in een PDF-subdirectory van de Mercator-gegevensdirectory of in de SQL bestanden. Deze directory wordt automatisch gecreëerd.
De gebruiker kan ook een andere directory per sequentie definiëren via "Tools / Sequenties", tabblad "Parameters".
De naam van het gegenereerde bestand respecteert de volgende structuur : V Factu 20000124 #2 20000521141739.pdf
- V=verkoop; A=aankoop
- Factu : naam van de reeks
- 20000124 : nummer van het document
- #2 : nummer van de kopie
- 20000521141739 : datum en uur omgekeerd
Duplicaten zoeken
Het dialoogvenster "Vensters / Historiek" omvat een aanvinkvakje "Duplicaten PDF". Wanneer dit vakje aangevinkt is, kunt u het document bepalen waarvoor u de PDF-duplicaten wilt consulteren. Als Mercator dit document vindt, wordt het onmiddellijk geopend in Adobe® Acrobat Reader. Komt het document overeen met meerdere duplicaten, dan kunt u in een scherm het gewenste duplicaat selecteren.
De duplicaten kunnen ook weergegeven worden via de knop "Gelinkte stukken" onderaan in het document. Door te dubbelklikken op een gelinkt document kunt u het overeenstemmende duplicaat consulteren via Adobe® Acrobat Reader.