Algemeen
Mercator Exchange is een reeks functionaliteiten die het mogelijk maken om boekhoudkundige documenten of bewijsstukken in Mercator uit te wisselen tussen diverse Mercator-mappen, ook autonome. De uitwisseling van boekhoudkundige bewijsstukken wordt besproken op deze pagina.
Elk soort document (factuur, leveringsbon, order, bestek, …) kan aldus in één bestand worden gecomprimeerd en gecodeerd, waarna het via e-mail naar de bestemmeling kan worden verzonden. Deze bestemmeling kan het bestand dan importeren in zijn Mercator-versie in een "tegengestelde" reeks (een "klanten"-document wordt zo een "leveranciers"-document en vice versa). De aard van het document wordt behouden (een klantenfactuur wordt een leveranciersfactuur, een leverancierslevering wordt een klantenlevering, …).
De Mercator Exchange-bestanden krijgen als extensie .mexx.
Voor deze functionaliteit is geen activering van enige specifieke installatiecode vereist.
Uitgifte van documenten
De uitgiftefunctionaliteiten zijn toegankelijk via het menu "Bestand / Document uitgeven / Via Mercator Exchange". Dit menu is toegankelijk zodra er een document (verkoop of aankoop) in opmaak is. In dat geval zal het actieve document geëxporteerd worden. Om een aantal documenten uit te geven, volstaat het de groep in kwestie op te roepen via het menu "Historiekvenster". Zodra de historiek verschijnt, kunt u via het menu "Bestand / Document uitgeven / Via Mercator Exchange" al deze documenten exporteren. Per document wordt een e-mail opgesteld.
Indien de signaletiekfiche van de overeenstemmende derde ontvanger één of meer C_EMAILx of F_EMAILx velden omvat, stelt Mercator automatisch het (de) respectieve e-mailadres(sen) voor.
Indien de PDF-optie in Mercator geactiveerd is, kan de gebruiker een duplicaat in PDF toevoegen aan de mail met het Mercator Exchange-bestand.
Ontvangst van documenten
De ontvangst van documenten verloopt via het menu "Bestand / Document ontvangen / Via Mercator Exchange". Mercator vraagt dan om het bestand *.mex te lokaliseren.
Uitgewisselde gegevens
Het Mercator Exchange-bestand omvat de licentienaam, de firmanaam en de alias, alsook het btw-nummer van de verzender (cfr. Extra / Identificatie bij de Mercator-verzender).
Bij ontvangst van dit document wordt het btw-nummer gebruikt om te trachten de verzender te identificeren. Als deze identificatie niet lukt, worden de firmanaam en de alias vergeleken met 3 sleutels in de signaletiek van de Mercator-ontvanger. Kan de derde-verzender worden herkend, dan wordt hij automatisch geselecteerd in het geïmporteerde document. In het andere geval kan de gebruiker via een dialoogvenster deze derde invoeren op basis van de gebruikelijke zoekalgoritmen.
We wijzen hier op het belang van de alias die vergeleken kan worden met de sleutels in de signaletiek "klanten" of "leveranciers" van de Mercator-ontvanger. Om efficiënt te zijn, moet deze alias bestaan uit een eenvoudige reeks karakters die naar alle waarschijnlijkheid door de ontvanger gebruikt zal worden als zoeksleutel.
De gegevens in de voettekst van het verzendersdocument worden overgezet in de voettekst van het ontvangersdocument, behalve:
- de datum, het uur en de vervaldag;
- de referentie, die altijd vervangen wordt door het journaal en het volgnummer van het verzendersdocument;
- de vertegenwoordiger;
- de betalingsmodaliteiten;
- de statusgegevens voor afdruk, centralisatie en/of verzending naar de centrale.
- …
Het veld REFERENCE wordt gebruikt om de gebruiker te wijzen op een eventuele eerdere import van dit verzendersdocument.
De gegevens in de rijen van het verzendersdocument worden overgezet in de rijen van het ontvangersdocument.
Ook de in dit document gewijzigde artikelen worden bijgevoegd. Indien de verzender kiest voor een verzending "Met details", worden alle kolommen van de tabel VOORRAAD verzonden. Bij een verzending "Zonder detail" worden ook de kolommen S_CLE1, S_CLE2, S_CLE3 en S_MODELE verzonden. Via de optie "Met detail" kunnen alle "artikel"-gegevens verzonden worden, bijvoorbeeld tussen ondernemingen van een zelfde groep. Bij de ontvanger verschijnt dan een scherm voor de artikelovereenstemming. In de eerste kolom kan telkens het overeenstemmende artikel voor elke lijn gekozen worden. De 3 sleutels van elk uitgegeven artikel (S_CLE1, S_CLE2 en S_CLE3) worden vergeleken met de 3 sleutels in de artikeltabel van de ontvanger, alsook met de zone "leveranciersreferentie" (artfou.reference). Met andere woorden: in totaal 12 vergelijkingen per lijn. Wordt het artikel van de uitgever herkend, dan wordt het automatisch geselecteerd. In het andere geval blijft de eerste kolom leeg. De gebruiker zal de overeenstemmende artikelcode manueel kunnen invoeren. Blijft deze code leeg, dan gaat Mercator automatisch over tot de creatie van het artikel (met of zonder de detailgegevens, op basis van de gegevens bezorgd door de verzender).
Registratie
Een geïmporteerd document moet gevalideerd worden. Zolang het niet gevalideerd is, behoudt het hetzelfde statuut als een nieuw, nog niet gevalideerd document.
Kernwoorden: EDI