La récupération des données de Bob s'effectue à partir du menu "Bob" du récupérateur. Le récupérateur utilise les ressources de liaison à la base de données de Bob. Ce fichier doit être dézippé dans le répertoire principal de Mercator. Par ailleurs, le Borland Database Engine doit être installé et configuré correctement (cfr. erreur-not-a-table-au-demarrage-de-mercator.html)
Il convient d'initialiser la récupération des données par le menu "Initialiser" : celui-ci permet de sélectionner le répertoire des données de Bob. (sous-répertoire dossier)
La récupération des clients, fournisseurs, comptes généraux et comptes analytiques se fait via l'élément correspondant dans ce menu. Lors de la récupération des clients et fournisseurs, le récupérateur importe uniquement les comptes de tiers non déjà présents dans Mercator.
Le récupérateur permet aussi la récupération des journaux, avec possibilité de changer le code de chaque journal, afin d'éviter tout conflit avec des séquences déjà existantes dans Mercator.
L'import d'exercices permet la récupération des écritures comptables. L'exercice comptable de Mercator sera automatiquement créé. Il est impératif que l'exercice comptable soit créé par le récupérateur. Les exercices doivent être importés dans leur ordre chronologique. Il n'est cependant pas obligatoire d'importer tous les exercices comptables de Bob. Ils doivent toutefois présenter une suite logique.
Etant donné que le libellé des périodes de Bob contient aussi le libellé de l'exercice, ceci perturbe quelque peu les affichages. Nous suggérons donc de supprimer la mention de l'exercice dans chacun des libellés des périodes. (Ex/ 01/2005 -> 01) Ceci se fait aisément via le menu "Comptabilité / Exercices".
Remarque : si plusieurs exercices sont récupérés, il faut que l'ouverture automatique du dernier soit bien effectuée, afin qu'elle corresponde à la réalité bilantaire de l'exercice précédent. (Voir aussi remarque dans le bas de cette page concernant les dossiers Bob issus d'une récupération de Cubic)
Après la récupération de tous les exercices, il convient d'effectuer un test des lettrages à partir du Tools de Mercator (Menu "Outils / Compta"). Ceci permettra de transformer des lettrages partiels en lettrages définitifs.
Information importante concernant les dossiers Bob dont l'exercice n°1 correspond à une ancienne récupération de Cubic (voir aussi remarque ci-dessous)
Les mouvements comptables associés aux postes ouverts clients et fournisseurs, antérieurs au premier exercice de Bob, et récupérés de Cubic vers Bob, sont stockés de façon particulière dans la base de données de Bob. (Détails dans CHISTO avec HMONTH=0 et uniquement lignes des centralisateurs dans AHISTO).
Lors de la récupération du premier exercice comptable par le récupérateur de Mercator, ces données seront correctement intégrées dans Mercator. Cependant, dans cette situation, les O.D. de réouverture des exercices 2 et suivants ne seront pas récupérables par le récupérateur. Ceci ne pose en soit aucun problème puisque ces O.D. de réouverture peuvent être produites, dans Mercator, par la clôture provisoire de l'exercice précédent. De la sorte, la procédure suivante s'impose :
- Récupérer l'exercice 1
- Récupérer l'exercice 2 : ceci provoquera un log file indiquant le rejet de l'O.D. de réouverture
- Dans Mercator Comptabilité : effectuer la clôture provisoire de l'exercice 1. Ceci générera l'O.D de réouverture de l'exercice 2
- Récupérer l'exercice 3 : ceci provoquera un log file indiquant le rejet de l'O.D. de réouverture
- Dans Mercator Comptabilité : effectuer la clôture provisoire de l'exercice 2. Ceci générera l'O.D de réouverture de l'exercice 3
- ...
Remarque : cette difficulté ne concernent que les dossiers Bob dont l'exercice 1 contient une récupération de Cubic. Les opérations suggérées ci-dessus doivent être exécutées dans cet ordre chronologique. A aucun moment, un exercice à récupérer et non encore importé par le récupérateur ne peut être créé dans Mercator Comptabilité.
En fin de récupération de tous les exercices (lettrages inclus), si des numéros d'écritures identiques ont été utilisés dans différents exercices de Bob, il faut, dans Mercator, via l'onglet SQL du Prompt Fox, exécuter la commande suivante :
update lignes_c set dl_id=right(newid(),10) Données récupérables:
- Informations générales (voir ci-dessous)
- Clients
- Fournisseurs
- Comptes généraux
- Plans analytiques
- Comptes analytiques
- Mouvements de la comptabilité générale, avec imputations analytiques éventuelles
- O.D. analytiques pures (sans information relative aux comptes généraux dans ces O.D. analytiques)
- Données Intrastat des mouvements comptables
Si, lors de la récupération, aucun mouvement n'est importé, il se peut que la table AHISTO du dossier Bob soit corrompue.
Pour contourner ce problème :
- avec le DbViewer_2.exe, exécuter menu « Table / Copy To »
- choisir comme nom nnAHISTO.DB mais sauver dans un autre répertoire
- retirer du répertoire utilisé par le récupérateur tous les fichiers nnAHISTO, y compris les index
- mettre le fichier nnAHISTO.DB produit par DbViewer_2.exe dans ce répertoire
Le logiciel Bob permet / a permis (?) d'encoder des écritures comptables distinctes mais portant le même numéro au sein d'un même exercice. Bien entendu, ceci est comptablement inacceptable et ne peut être importé tel quel dans Mercator. (Ceci est d'ailleurs vérifié par une contrainte sur la base de données SQL.) Dès lors, lorsque le récupérateur va détecter des doublons de numérotation, il va renuméroter les pièces en double. Ce nouveau numéro sera construit comme suit :
- pour la première occurrence du doublon : le numéro d'origine est conservé
- pour la seconde occurrence du doublon : 1 suivi de l'ancien numéro cadré à droite sur 9 positions (ex. 20080099 -> 1020080099)
- pour la troisième occurrence du doublon : 2 suivi de l'ancien numéro cadré à droite sur 9 positions (ex. 20080099 -> 2020080099)
- ...
Ce système permet donc de renuméroter un maximum de 9 occurrences par doublon.
Une fois les doublons détectés, le récupérateur informe l'utilisateur de leur nombre et montre la table de correspondance (hdocno2 contient le nouveau numéro). Par ailleurs, cette table temporaire est stockée dans le répertoire DATA de Mercator sous la forme bob_doublons_nnnn où nnnn est l'exercice comptable. Ces tables temporaires seront prises en compte lors de l'import des lettrages.
Il a été constaté que dans certains cas de figure, il y a une incohérence entre l'analytique de la table COHIST et celle de la table AHISTO, en ce sens que la table COHIST, pour les ventes (ou achats), contient de l'analytique sur la ligne correspondant au débit client (crédit fournisseur). Afin de permettre une récupération correcte, le récupérateur ignore cette information.
La version 7.0.22 (ou ultérieure) permet la récupération des informations générales relative à un dossier Bob. (Menu "Info Générales")
Ceci inclut :
- Les paramètres de "Outils / Identifications"
- La table de devises avec dernier taux de change
- La devise de base du dossier
- Le nombre de décimales pour la devise de base et la devise comptabilité
- La longueur des comptes généraux
- Concernant les rappels : le nombre maximum de niveau, le délai entre 2 rappels, le montant minimum
- Le centralisateur par défaut pour les clients et fournisseurs
- Les comptes de différences de change, escompte, différences de change, ...
- Les données RIS (pour l'Intrastat)
Il a été constaté que dans certains cas de figure les O.D. de réouverture de Bob ne sont pas équilibrées. Ceci est principalement constaté pour l'O.D. d'ouverture du premier exercice, si le dossier Bob a lui même été récupéré de Cubic. Dans ce cas, et uniquement pour l'O.D. d'ouverture du premier exercice, le récupérateur demandera un compte d'imputation afin de pouvoir comptabiliser cette différence. Bien entendu, cette différence devra par la suite être traitée comptablement car elle influencera l'ensemble des données comptables.
Sur ce point précis, un revendeur Bob nous a informé : Il faut savoir que Bob dispose d'un outil qui règle ce problème qui provient effectivement de la récupération d'un dossier Cubic dans lequel on utilisait le lettrage sur les comptes généraux. Le nom de cet outil chez Bob est ActRecupTgr. Il existe en version bde et en version ads. Je suggèrerais de mettre d'abord le dossier Bob à jour avec cet outil avant d'effectuer la récupération dans Mercator.
Pour les O.D. d'ouverture des exercices suivants, nous recommandons d'utiliser la clôture provisoire d'exercice dans Mercator.
Si, eu égard à toutes les imperfections indiquées ci-dessus (ou d'autres ?), la récupération des lettrages clients et fournisseurs n'est pas satisfaisante, on peut appliquer
cette méthode de récupération des lettrages.
La version 7.25.10 du récupérateur est compatible avec Bob 50 (database Advantage - tables ADT).
Ceci requiert une mise à jour de MercatorAds.dll qui se trouve dans ce fichier.
Les versions antérieures de Bob au format Advantage ne sont pas récupérables.
Les versions antérieures à Bob 50 sont uniquement récupérables si elles sont en version Paradox - tables DB.