Via de optie "Informatiebestand Contactpersonen en Outlook-verbinding" kan aan alle informatiebestanden van Mercator een extra informatiebestand worden gelinkt, bestemd voor het beheer van de contactpersonen. Het informatiebestand Contactpersonen zal doorgaans via een relatie 1 tot n gelinkt zijn aan de informatiebestanden Klanten en Leveranciers. Meer algemeen zal dit informatiebestand Contactpersonen via deze relatie 1 tot n gelinkt kunnen worden aan alle informatiebestanden van Mercator, inclusief de artikels, de projecten, het 4e informatiebestand, de verpakkingen en zelfs de contactpersonen. Dankzij deze laatste mogelijkheid om definitief een contactpersoon te linken aan meerdere contactpersonen, kan binnen Mercator zelf een boomstructuur van contactpersonen worden gecreëerd.
Om deze link tussen een informatiebestand en het bestand met de contactpersonen te activeren, moet u het veld x_CTACT (bit) in het overeenstemmend bestand (waarbij x de letter van het bestand vertegenwoordigt).
Wanneer deze link geactiveerd is, verschijnt er een tabblad "Contactpersonen" in het respectieve basisinformatiebestand. Het vermeldt de contactpersonen die aan deze fiche gelinkt zijn. Via de knoppen onder het rooster kunt u respectievelijk een contactpersoon toevoegen, een contactpersoon verwijderen en de link naar alle contactpersonen wissen.
Via de knop "Contactpersoon toevoegen" komt het venster van het informatiebestand "Contactpersonen" in de modus "Nieuwe contactpersoon creëren". De waarden van de gelijknamige velden (met uitzondering van de beginletter) in het basisinformatiebestand en het informatiebestand "Contactpersonen" worden echter overgezet.
Bijvoorbeeld: door een contactpersoon te creëren vanuit een klantenfiche, wordt het veld C_ADRESSE overgezet naar het veld T_ADRESSE. Dit proces geldt ook voor de velden die werden toegevoegd door de gebruiker.
Op het tabblad "Contactpersonen" van een informatiebestand kan het weergaverooster van de contactpersonen ingesteld worden door de gebruiker. Dit gebeurt via het gebruikelijke menupunt "Tools / Schermen Lijsten / Contactpersonen".
Een zelfde contactpersoon kan worden gelinkt aan een onbeperkt aantal klanten, leveranciers, … Deze links zijn zichtbaar op het tabblad "Links" van de fiche "Contactpersonen". Vanaf dit tabblad kunnen ook nieuwe links rechtstreeks worden toegevoegd. Zo kan een bestaande contactpersoon worden gelinkt aan andere fiches.