Waar vliegt de tijd naartoe bij het implementeren van een ERP?
>TIJD OM UW BEHOEFTEN TE BEPALEN
Dit is waarschijnlijk een van de langste stappen in het implementatieproces. En ja, een ERP is geen tool die u gewoon moet aansluiten om aan uw behoeften te voldoen.
Maar deze initiële investering bespaart u later tijd. Als het project eenmaal echt is gestart, zult u er zeker van zijn dat de testfasen veel minder heen en weer vereisen dan wanneer u niet de tijd had genomen om uw interne procedures te definiëren.
Hoe tijd besparen?
TIP : Definieer de doelstellingen van elke afdeling in uw bedrijf.
Om dit te doen, somt u de beroepen op die in uw bedrijf aanwezig zijn en identificeert u de werknemers die hun service het beste kennen. Deze "key users" zullen verantwoordelijk zijn voor het gedetailleerd beschrijven van de processen die ze hebben opgezet, hun dagelijkse bezigheden en de functies die ze nodig hebben. Ze zullen ook tussenkomen tijdens de testfase.
Door met belangrijke gebruikers te werken, kunt u de lijst met vereisten sneller opstellen, in plaats van dagen te besteden aan het observeren van de verschillende afdelingen van uw bedrijf ...
Bepaal op dezelfde manier een contactpersoon die interactie zal hebben met de ERP-integrator om de communicatie te vergemakkelijken en te centraliseren.
MAAR OOK : Kies een gekwalificeerde ERP-integrator.
Beoordeel tijdens uw eerste interacties met potentiële integratoren degenen die de problemen met de zakenwereld het beste kennen.
Vraag gerust naar referenties in uw sector. Elke beroep sector heeft in feite zijn eigen gewoonten of beperkingen. Als u een ERP-integrator kiest die al met deze sector heeft gewerkt, krijgt u een beter begrip van zijn kant en dus een grotere snelheid.
Zorg er ook voor dat hij naar je luistert en dat hij niet aarzelt om je uit te dagen, je ertoe aanzet om meer uitleg te geven, .. Hoe meer informatie hij heeft, hoe meer hij de beheersoftware correct zal kunnen configureren.
EN OPNIEUW : onderscheid het essentiële van het leuke om te hebben.
Nadat u de lijst met noodzakelijke functionaliteiten heeft opgesteld, deelt u deze in twee categorieën in: die welke essentieel zijn voor het starten van de nieuwe software en die welke in een tweede stap kunnen worden toegevoegd. Dit verkort de implementatietijd en stelt u in staat om de ERP sneller te gebruiken.
>TIJD VOOR HET RECUPEREREN EN OPKUISEN VAN GEGEVENS
Of u nu werkt met Excel-bestanden of met oude beheersoftware, er zullen noodzakelijkerwijs gegevens zijn die u in uw nieuwe ERP wilt importeren: klanten, leveranciers, artikels, document lay-outs, ...
Hoe tijd besparen?
tip : Maak een "datakit" voor de integrator.
Geef hem volledige bestanden, dat wil zeggen bestanden die hij in één keer in de software kan importeren en waarvoor geen honderden toevoegingen of correcties van uw kant nodig zijn. Nogmaals, vermijd heen en weer.
Vergeet niet om hem de document lay-outs (offertes, facturen, enz.) te bezorgen die u wilt gebruiken.
MAAR OOK : Maak de database schoon.
Gegevensherstel is ook een kans om deze gegevens op te schonen voordat u ze importeert! Mensen hebben de neiging om te behouden wat voor hen niet langer nuttig is, om taken die niet belonen zoals het opschonen van een database uit te stellen. En toch zul je duidelijker zien zodra je hiervan bent verlost.
En u bespaart uw integrator geen tijd met het importeren van verouderde gegevens.
>TIJD VOOR HET TESTEN VAN DE SOFTWARE EN HAAR AANPASSINGEN
De basis van de software is opgezet en zal beetje bij beetje worden aangepast aan uw specifieke behoeften.
Elk van deze aanpassingen moet worden getest. Doe hiervoor beroep op de belangrijkste gebruikers. Zij zullen de beste testers zijn: ze kennen hun werk en de processen en ze weten wat er van de integrator is gevraagd. Ze kunnen de voorgestelde oplossing snel toepassen, testen alsof ze deze dagelijks gebruiken en in ruil daarvoor een beoordeling maken.
Vraag het niet aan werknemers die dat niet doen
Vraag medewerkers die het project niet hebben gevolgd, niet om te testen: ze zullen verloren gaan en begrijpen mogelijk niet wat er verder moet worden verfijnd door de integrator. Uiteindelijk zullen ze vastzitten en resistent zijn tegen verandering.
Hoe tijd besparen?
TIP : Kies een integrator die in de Agile-methode werkt.
De Agile-methode bestaat uit het opsplitsen van de implementatie van een project in verschillende fasen (iteraties genoemd). Elke fase komt overeen met een voortgangsrapport en eindigt met de levering van een product aan de klant.
De voordelen:
- De klant heeft zicht op alle fasen van het project en beter nog, hij kan ook meedoen.
- De methode accepteert het feit dat de behoefte misschien niet vaststaat, dat deze in de loop van de tijd evolueert, zelfs als deze moet worden ingekaderd. Het ontwerp van de oplossing wordt daarom geleidelijk opgebouwd met de voortgang van het project: bij elke fase-start wordt de omvang van de oplossing vastgelegd.
- Bij het begin van elke fase plannen we de kosten van de fase, maar ook de opleverdatum van het product. De fasen komen dus overeen met kortere cycli.
- Dankzij deze kortere cycli kan de klant de oplossing sneller testen, valideren of indien nodig de situatie corrigeren. Herhalingen geven snelle feedback van gebruikers. (...) "
Met deze methode kunt u de software beetje bij beetje testen.
Lees : De Agile-methodiek als werkwijze bij Mercator
>TIJD OM JE TEAM TE TRAINEN
De medewerkers vormen een belangrijk element in het project van implementatie van nieuwe beheersoftware. Sommigen zullen dagelijkse gebruikers zijn, en het doel is dat de software hun werk gemakkelijker maakt.
Het is daarom belangrijk dat alle toekomstige gebruikers van de software hierin worden opgeleid (uiteraard de functionaliteiten die ze zullen moeten gebruiken en het raamwerk waarin hun werk plaatsvindt).
Hoe tijd besparen?
TIP : Nogmaals, betrek uw belangrijkste gebruikers.
Normaal gesproken zullen ze beetje bij beetje de voortgang van de software hebben gezien (zie hierboven, de Agile-methode). Vraag uw integrator voor de ontbrekende punten om de training per module of functionaliteit voor de belangrijkste gebruikers te organiseren.
Vervolgens trainen zij op hun beurt de betrokken diensten. Dit verkort de trainingstijd:
- Er kunnen meerdere teams tegelijk worden gevormd door verschillende trainers.
- Elk team is getraind in de functionaliteiten die het dagelijks zal gebruiken.
Als uw key-users klaar zijn om zich gewoon te maken aan de ondersteuning van de integrator (instructies, FAQ, ...), is het nog beter omdat de hulpmiddelen volledig zullen worden aangepast aan het team!
Nog een voordeel: wanneer nieuwe collega's zich bij het team voegen, kunnen de key-users ze trainen. Het is niet nodig om de integrator bij elke nieuwe aanwerving terug te vragen.