Night & Day, een sterk groeiend bedrijf, ging niet over één nacht ijs bij de keuze van het ERP-programma. Ontmoeting met Philippe Clinet, bestuurder van dit bedrijf dat het helemaal aan het maken is.
Night & Day, een merk dat iedereen vandaag kent, kan u ons even een kort overzicht geven van de geschiedenis van uw bedrijf?
Philippe Clinet: We startten in september 1993 met een eerste winkel in Namen, die uitsluitend 's avonds open was en zich richtte op de studenten van de nabijgelegen faculteiten. 15 jaar later telt het bedrijf 47 verkooppunten verdeeld over een groot deel van Wallonië. In de loop der jaren ontwikkelden we een concept dat vooral toegespitst was op de verkoop van boekhandelproducten, wat op dit ogenblik goed is voor 75% van onze omzet. Dit omvat kranten en tijdschriften, belkaarten en producten van de Nationale Loterij, naast een assortiment dagelijkse producten en voedingswaren. Wat bijzonder is aan onze winkels is dat deze erg lang open zijn (van 6u tot middernacht, of 1u).
Veertig verkooppunten, zijn daar ook franchisewinkels bij?
P. C.: Bepaalde verkooppunten zijn onze eigendom, andere zijn franchisewinkels. Op dit ogenblik neigen we eerder naar een groei in franchisewinkels, ook al blijven we eigen verkooppunten opzetten. Dat geeft ons ook de kans om via onze aankoopcentrale een groothandelsactiviteit op te zetten.
Hoe kwam u tot de keuze van een beheers- en boekhoudsoftware?
P. C.: In het begin was er nog geen sprake van internet en beschikte elk verkooppunt over een eigen terminal. Dat zorgde ervoor dat we van winkel tot winkel gingen met diskettes, en dat de verkopen dagelijks op papier naar ons terugkwamen. Vanaf onze vierde verkooppunt voelden we de behoefte om een en ander anders te gaan organiseren.
U ging dus na wat er zoal op de markt was?
P. C.: Iets meer dan tien jaar geleden maakten we een stand van zaken op van wat er op de markt te krijgen was. Omwille van onze financiële middelen waren we verplicht om de prijs-kwaliteitverhouding en de prijs van de investering nauwgezet op elkaar af te stemmen. Na een onderzoek van wat er op de markt was, opteerden we voor een relatief jong programma, nl. Mercator van Ineo. Indertijd gaf deze software ons al de kans om de gegevens in ons hoofdkantoor te centraliseren en om de artikel- en klantenbestanden vanop afstand bij te werken. Op dat ogenblik beschikte Mercator nog niet over de boekhoudsoftware en moesten de gegevens nog in een ander programma worden ingevoerd, een handeling die we in het begin handmatig uitvoerden en die vervolgens automatisch verliep dankzij de 'bruggetjes' die Mercator naar Popsy en Winbooks, die we toen gebruikten, maakte.
Nu gebruikt u de boekhoudsoftware van Mercator?
P. C.: Ja, natuurlijk! Maar we hadden zo onze gewoontes en dus maakten we de overstap niet onmiddellijk. Enige tijd geleden stapten we over op geïntegreerd beheer met de Mercator-oplossingen door een volledige ERP te gebruiken. We managen verschillende commerciële en boekhoudkundige structuren (met franchisenemers) en de flexibiliteit van Mercator gaf ons de mogelijkheid om de verschillende boekhoudingen de benodigde gegevens te verstrekken. Zo worden de facturen die wij aan onze franchisenemers opmaken bijvoorbeeld rechtstreeks in hun boekhouding geïntegreerd zonder dat deze opnieuw hoeven te worden ingegeven.
Op 15 jaar tijd onderging uw bedrijf een hele evolutie...
P. C.: We hadden eigenlijk het geluk dat de software met ons meegroeide en om daarin antwoorden te vinden op onze nieuwe noden. Met de komst van het internet ontdekten ook wij de mogelijkheden van e-commerce, en begonnen we ook van bij de start de webshop van Mercator te gebruiken.
Komt de evolutie van Mercator aan uw behoeften tegemoet?
P. C.: We hebben altijd nauw samengewerkt met Ineo, de feedback van onze ervaringen leverde ongetwijfeld een bijdrage tot de evolutie van het programma, en daar hebben we van geprofiteerd. Wat de kleine problemen betreft die de kop opstaken; deze werden snel aangepakt en de updates gebeuren automatisch. Wat betreft onze meer specifieke behoeften, kunnen we rekenen op een snelle opvolging. Dat gold voor de opzet van de webshop, die op enkele maanden tijd in het leven werd geroepen. Eén van de sterke kanten van Mercator is dat de software meegroeit met de behoeften van de klanten.
Indien u vandaag opnieuw zou moeten kiezen, zou u dan nog steeds Mercator kiezen?
P. C.: Absoluut! Elk bedrijf moet zichzelf op een bepaald ogenblik in vraag stellen en een paar jaar geleden hebben we opnieuw bekeken wat de mogelijkheden op de markt waren om de andere spelers van volledige ERP-systemen te leren kennen. Nadat we de andere oplossingen zagen die op de markt werden aangeboden, hebben we besloten om verder te werken met Mercator.
Als ik me niet vergis heeft u ook bepaalde specifieke applicaties laten ontwikkelen?
P. C.: We maken hier gebruik van de specifieke kenmerken van Mercator waarmee het mogelijk is om bijkomende modules te ontwikkelen die met de interface van Mercator geïntegreerd kunnen worden, zoals een geïntegreerde webservice voor de verkoop van herlaadcodes voor gsm's, geheime codes die in onze centrale bewaard worden en die pas op het moment van de verkoop naar de winkel worden doorgestuurd.
U beschouwt zichzelf als een voorloper in de integratie van het IT-tool in de detailhandel?
P. C.: Informatica is iets dat ons altijd al goed lag. We waren een van de eersten om een kassaprogramma te gebruiken in plaats van een kasregister. We waren ook een van de eersten die internetverbinding en een eigen website hadden. Een hele IT-omgeving die al van bij de start een rol speelt. Dat gaf ons de kans om de installatie zelf uit te voeren en om heel wat expertise over Mercator te verwerven. In combinatie met de efficiënte hulp van Mercator, zijn we helemaal autonoom.
Night & Day website