Mercator 11.0 : Aides à la création et à l’envoi de documents

Introduction

Trois nouveautés s’ajoutent à votre logiciel ERP ! Elles simplifieront considérablement la création et l'envoi de vos documents, vous permettant de gagner en temps et en efficacité.

Découvrons-les ensemble.

Transférer des informations supplémentaires dans les documents liés-croisés

Depuis l’arrivée de la version 11, Mercator vous permet de générer automatiquement des documents liés aux documents en cours.
Exemple : générer une préparation de commande fournisseur au départ d'une commande client.

Cette fonctionnalité est disponible dans le sens Ventes > Achats mais aussi Achats > Ventes.

Rappel

NEW Des informations supplémentaires peuvent désormais être transférées d’un document à l’autre :

• Les commentaires accompagnant les lignes d’articles : cela se règle avec 2 options disponibles dans Mercator > Outils > Options (LINKEDVCOM et LINKEDACOM)
• Certains champs de pied (c’est-à-dire les informations du document qui encapsulent vos lignes de vente)
• Certains champs de lignes (c’est-à-dire des informations précises sur les lignes articles)

Vous souhaitez que les documents croisés générés se présentent spontanément à vos yeux ? Cochez la case à cocher correspondante dans l’onglet « Paramètres » de la séquence souhaitée, via Outils > Séquences > Ventes/Achats.

Pour aller plus loin

NEW Insérer rapidement un article consulté dans le document en cours

Vous avez un document d’achat/de vente ouvert, tout en consultant la fiche article d’un produit ? Un nouveau bouton à ajouter dans votre signalétique permet d’insérer rapidement cet article au sein du document en cours d’ouverture.

Pour aller plus loin

Regrouper les documents à envoyer

Vous avez une quantité importante de documents à envoyer ? Cette fonctionnalité vous sera particulièrement utile ! Vous pouvez désormais regrouper les documents générés par le menu "Fichier > Envoyer" et filtrer selon le destinataire souhaité. 

Pour rappel, Mercator offrait déjà les options suivantes :

• Relevé : Générer un mail auquel est joint un PDF contenant un tableau récapitulatif de tous les documents qui composent l’historique. Un seul mail est envoyé.
• Document : Générer un mail auquel est joint un PDF correspondant à un seul document de l'historique. Dans ce cas, Mercator génère autant d’e-mails que de documents composant l’historique.

NEW Deux cases à cocher viennent s’ajouter à l’option « Document ». Grâce à elles, vous pourrez pousser davantage la personnalisation de vos envois d’emails au niveau du destinataire :

• Regrouper : Mercator produira un mail par client (ou fournisseur). Ce mail contiendra toujours un seul PDF, mais celui-ci regroupera tous les documents de l'historique qui auraient été envoyés séparément à ce client/fournisseur.  
• Un seul PDF : Mercator produira un seul et unique mail contenant un seul PDF qui regroupera tous les documents de l'historique qui auraient été envoyés séparément. A vous de choisir le destinataire.

 La différence avec le choix "Relevé" est que les documents ne seront pas présentés sous forme de tableau récapitulatif dans le PDF mais dans leur intégralité, les uns à la suite des autres.

Comment faire :

1   Consultez l’historique de vos documents à partir de Mercator > Fenêtres > Historique clients / fournisseurs et encodez les critères souhaités : type de document, fourchette de date, … Vous obtenez ainsi la liste des documents concernés.

2   Dans le fond de votre Mercator, cliquez sur « Fichier > Envoyer »

3   Mercator propose alors l’écran suivant :

Pour aller plus loin

Conclusion

Ces fonctionnalités vous intéressent et vous êtes en version 11.0 ? Contactez votre chef de projet ou votre revendeur pour les fonctionnalités qui nécessitent une installation. Les autres sont déjà à votre disposition après une mise à jour.