Het hier beschreven systeem laat toe om de over te dragen opbrengsten automatisch te verdelen op basis van verkoopfacturen die werden gegenereerd vanuit abonnementen van het commercieel beheer. Het principe is als volgt: als een abonnementsfactuur uit het commercieel beheer één jaar omvat, wenst men in het boekhoudkundig omzetcijfer 1/12 van de verkoop te boeken op elke maand van de jaarperiode van het abonnement.
Het boekingsschema ziet er zo uit: (voorbeeld voor een jaarfactuur van 1200,00 EUR excl. btw)
De verkoopfactuur
40000 klanten: 1452.00
493000 over te dragen opbrengsten: 1200.00
451000 btw: 252.00
Maandelijkse DT, 12 maal gegenereerd
493000 over te dragen opbrengsten: 100.00
700000 omzet: 100.00
De basisprincipes van deze parameterinstelling zijn de volgende:
- de basisfactuur wordt gegenereerd als een abonnement in het commercieel beheer;
- de periodieke DT gebeuren op basis van een boekhoudkundig abonnement (woordenboek);
- bij het centraliseren in de boekhouding zal een module "in validatieproces" de met deze verkoop overeenstemmende boeking wijzigen en het boekhoudkundige abonnement genereren;
- de algemene rekening die op de artikelfiche moet worden vermeld, is nog steeds de klassieke rekening 700000 (geen verandering op dat vlak - hier niet de rekening van de over te dragen opbrengsten vermelden);
- de rekening 493000 "over te dragen opbrengsten" wordt vermeld in de module;
- het woordenboeknummer zal altijd hetzelfde nummer zijn als de verkoopfactuur op basis waarvan het woordenboek is ontstaan;
- de abonnementen van de boekhouding moeten door de gebruiker worden geactiveerd na de centralisatie van het commercieel beheer.
Installatie van deze module:
- plaats de bestanden "pour_od_periodiques.prg/fxp" uit de bijgevoegde zip in de hoofddirectory van Mercator;
- wijzig de module volgens uw wensen:
- pas het rekeningnummer van de over te dragen opbrengsten aan op de tweede regel: le_compte_report=...;
- pas de naam aan van de sequentie die overeenstemt met het DT-woordenboek (boekhoudkundig abonnement type DT): le_jou_abo=...;
- ...
- hercompileer deze module in FXP;
- verwijs naar deze module als "module in validatieproces" in de boekhoudkundige verkoopsequentie;
- voeg de velden ABO_PDEBUT en ABO_PFIN C(7) zowel in PIEDS_V als in PIEDS_C toe;
- voeg de velden ID_GEN0 C(10) toe in LIGNES_C;
- voeg de velden ID_LINE0 C(28) toe in LIGNES_C;
- plaats in "Tools / Opties" de optie "Centralisatie verkoop: alle velden" in op JA;
- creëer de sequentie die overeenstemt met het DT-woordenboek (boekhoudkundig abonnement type DT) cf. keuze op basis van de variabele le_jou_abo.
Opmerkingen
- Het nummer van de boeking in het woordenboek zal altijd gelijk zijn aan het nummer van de boekhoudkundige verkoop die er de bron van is: het is dus mogelijk dat de nummering in de woordenboeksequentie niet doorlopend is (maar dat vormt geen enkel probleem).
- De module wordt best opnieuw uitgevoerd als men de boekhoudkundige verkoopboeking wijzigt.
- De module controleert of het boekhoudkundige abonnement al het voorwerp heeft uitgemaakt van minstens één DT. Als dat zo is, blokkeert ze de wijziging van de originele boekhoudkundige verkoopboeking.
- De boekhoudperiode die overeenkomt met de eerste periode van het boekhoudkundige abonnement moet bestaan. Indien nodig, opent u het volgende boekhoudkundige boekjaar.
- In het boekhoudkundig abonnement bevat het veld DL_ID0 de waarde van de DL_ID die de lijn van de basisverkoopboeking identificeert. Dit laat toe om controles uit te voeren.
- Wenst u geen abonnementen uit het commercieel beheer te gebruiken, dan moet u de velden ABO_PDEBUT en ABO_PFIN uit pieds_v en/of pieds_c op een andere manier invullen. Deze velden zijn in het formaat mm/jjjj.
- Het systeem is enkel voorzien voor een maandelijkse verdeling over boekhoudkundige boekjaren met eveneens een maandelijkse periodiciteit.
Controle
De rapportage in "opvolging van de over te dragen opbrengsten.stat" biedt een lijst die toelaat om te controleren of de in DT gefactureerde bedragen correct worden verdeeld. Deze rapportage omvat voor elke verkoopboeking de gefactureerde bedragen (geboekt in de verkoop) en de bedragen die al het voorwerp hebben uitgemaakt van een DT. Enkel de regels waarvoor deze 2 bedragen verschillen, zijn weergegeven.
Finalisatie
De in het voorgaande punt uitgevoerde controle zal afrondingsverschillen aan het licht brengen. Bijgevolg kan het door de diverse DT verdeelde bedrag enkele eurocenten verschillen van het aanvankelijke bedrag in de verkoop. Om de rekening over te brengen opbrengsten te kunnen afboeken, moet er een bijkomende DT worden ingevoerd. Deze DT zal automatisch worden gegenereerd door de module after_repart.prg. Deze module laat toe om:
- de volledig uitgevoerde boekhoudkundige abonnementen (woordenboeken) te schrappen;
- de afrondingsverschillen in evenwicht te brengen via de gedefinieerde rekeningen in "Tools / Opties / Boekhouding / Rekening betalingsverschillen;"
- alle lijnen op de rekening over te dragen opbrengsten die overeenstemmen met deze totaal uitgevoerde abonnementen af te boeken.
Om deze module te installeren, moet men:
- de opgeslagen procedure SP_AFTER_REPART op de SQL-server plaatsen (zie het bestand sp_after_repart.sql in deze zip - gewoon uit te voeren op het tweede tabblad van de Prompt Fox);
- de module after_repart.fxp (eveneens beschikbaar in de bijgevoegde zip) in de hoofddirectory plaatsen;
- aan het lint een knop toevoegen met als commando "FXP uitvoeren" en met als parameter _repart.fxp.
Deze finalisatieprocedure moet periodiek worden gebruikt, bijvoorbeeld maandelijks.
Te laden :
0000001776.zip (7 Kb - 28-06-2010)