Voor werking van add-in Carpass Aruba, zie deze pagina.
Invoer van voertuigen
Voertuigen worden ingevoerd via het 4e informatiebestand ("Voertuigen").
De gescande barcode van het chassisnummer heeft het volgende formaat:
- '%'
- chassisnummer (17 tekens)
- twee extra tekens ("01").
Bij de registratie van het voertuig zal Mercator het chassisnummer 'opschonen' zodat enkel de 17 kenmerkende tekens overblijven.
Bij het invoeren van het kentekenplaatnummer kan de gebruiker gelijk welk van de volgende formaten gebruiken:
- 1ABC123
- 1-ABC-123
- 1 ABC 123
- 1-ABC 123
Bij een zoekopdracht op kentekenplaatnummer verwerkt Mercator deze 3 formaten op dezelfde manier.
Invoer van facturen
Bij het invoeren van een factuur, bij de selectie van de klant, kunnen zich 3 mogelijke situaties voordoen:
- de klant heeft slechts één enkel gedefinieerd voertuig: het programma vraagt naar de kilometerstand;
- de klant heeft meerdere gedefinieerde voertuigen: het programma vraagt om eerst het voertuig te selecteren en vervolgens de kilometerstand in te voeren;
- de klant heeft geen gedefinieerd voertuig: het programma vraagt om eerst het chassisnummer van het voertuig in te voeren, en vervolgens de kilometerstand.
Indien nodig, kan de gebruiker de gegevens van een bestaand document wijzigen. Daartoe volstaat het de voettekst van het document te openen. Het veld cp_envoye bevat de status van het document. Hieronder vindt u de verschillende waarden:
- 0 of blanco: factuur te verwerken
- 1 : factuur gecorrigeerd
- 2 : factuur voorgesteld voor verzending en niet geselecteerd
- 3 : factuur voorgesteld en geselecteerd voor verzending
- 4 : factuur verzonden, maar bestandoverdracht mislukt
- 7 : factuur al verzonden voor de installatie van Carpass
- 8 : factuur niet verzenden (bv.: vrachtwagen, ...)
- 9 : factuur met succes verzonden
Verzending van gegevens naar Carpass
Wanneer het programma voor het eerst wordt gebruikt, wordt u een hele reeks gegevens gevraagd die vervolgens opgeslagen worden. Zo onder andere:
- uw identificatiecode (meegedeeld door Carpass - 10 tekens);
- uw wachtwoord (meegedeeld door Carpass).
Deze gegevens (alsook het adres van de ftp-site van Carpass) vindt u en kunnen worden gewijzigd via het menu "Tools" - "Opties" - tabblad "Overige".
Op een voor de gebruiker compleet transparante manier controleert Mercator de facturen waarop het voertuig is aangevinkt als "Niet naar CarPass zenden" om ze te markeren als niet te verzenden facturen (status = 8).
Mercator geeft nu de lijst weer van de niet-verzonden facturen waarvoor nog bepaalde gegevens ontbreken. Enkel de kolommen met het chassisnummer, de kilometerstand en het soort werk kunnen worden gewijzigd. De gebruiker kan de gegevens naar vrije keuze aanvullen en opslaan.
Vervolgens geeft Mercator de lijst weer van de facturen die klaar zijn voor verzending. Enkel de eerste kolom (aanvinkvakje) kan worden gewijzigd. Na selectie stuurt de gebruiker de gegevens naar de ftp-server van Carpass door te klikken op de knop "OK".
Het verzonden bestand wordt opgeslagen in de directory \data\carpass\archives_OK\. Bij problemen tijdens de overdracht wordt het opgeslagen in de directory \data\carpass\archives_KO\.
Het (door Carpass opgelegde) formaat voor de naam is als volgt:
- 'R'
- Carpass-identificator
- actuele dag (formaat jjjjmmdd)
- volgnummer met 3 posities.
Voor de installatie van de 'Carpass'-add-in, zie deze pagina.
Trefwoorden: Car-Pass; garage