Getuigenis : Dochez Hotton Decoratie

Kunt u ons uw onderneming even kort voorstellen?

Rudy Baudour: Wij zijn een decoratiebedrijf. We zijn actief op twee vlakken: de kleinhandel en de onderneming met de arbeiders. Deze twee activiteiten zijn complementair, want we staan ook in voor de plaatsing van de goederen die door de klanten worden aangekocht.

De onderneming werd rond 1945 door mijn grootouders opgericht. Wij zijn al de derde generatie. Het is altijd leuk om iets over te nemen, want de onderneming heeft toch enige sentimentele waarde.

Hoe hebt u Mercator leren kennen?

R.B.: Een van de vertegenwoordigers kwam op een dag langs om het product voor te stellen. Op dat ogenblik waren we nog niet geautomatiseerd, we hadden wel een kassysteem zonder barcodes, voorraadbeheer enz. We hebben toen de nodige uitleg gekregen en hebben beslist om hiermee door te gaan.

De Mercator-oplossingen waarvoor u hebt gekozen, die zijn voornamelijk voor het kasbeheer?

R.B.: Ja, de invoer van onze goederen met hun aankoopprijs, hun gegevens, de indeling per leverancier enz. Op die manier kunnen we onze kassa zeer eenvoudig beheren: we hoeven enkel de barcodes te scannen.
Aanvankelijk gebruikten we Mercator voor het beheer van de bestellingen, de historiek van de facturen, de offertes, de leveringen … Op dit ogenblik gaan we er ook het voorraadbeheer in opnemen. Eens men van de mogelijkheid heeft geproefd, stelt men zich de vraag: “Waarom zouden we niet alle gegevens meteen in het programma invoeren?” ».

U hebt dus de tijd genomen om het programma te leren kennen en eraan te wennen.

R.B.: Inderdaad. Het is net als met een maatpak: het programma verschilt compleet naargelang van de activiteit, en wij passen het aan onze manier van werken aan. We moeten dus de nodige tijd nemen om het ons eigen te maken.
Dit is een bijzonder veelzijdig programma met heel wat mogelijkheden. Elke week denk ik: “Hé, dat zouden we ook in het programma kunnen opzoeken”. 

Welke ontwikkelingen hebt u al meegemaakt sinds u met Mercator bent beginnen werken?

R.B.: Qua tijdsbesparing is het enorm. Wanneer we tijd besparen aan de kassa, betekent dat dat we tijd hebben om goederen uit te pakken, ons met de klant en met de goederen bezig te houden. Vroeger werd er bijna uitsluitend handmatig geklasseerd. Nu “zit alles in het doosje”. Het gaat erg makkelijk om een klant op te zoeken, zijn historiek te bekijken, zijn lopende bestellingen enz.
En ook voor de klant aan de kassa geeft het blijk van professionaliteit. Als we de klant een gedetailleerd en duidelijk kasticket kunnen geven, bezorgt ons dat de nodige geloofwaardigheid. 

Welke specifieke kenmerken van Mercator zijn volgens u perfect voor de sector van de decoratie?

R.B.: Ik zou zeggen de snelheid, de structuur en de orde in de documenten. Wij ontvangen doorgaans pallets met 300 à 400 artikelen, die allemaal handmatig invoeren zou nogal wat tijd in beslag nemen. Via de importfunctie gaat dat erg snel, en het is ook makkelijk. Wij vragen onze leveranciers ook steeds vaker hun Excel-bestanden door te sturen, zodat wij de goederen sneller in het systeem kunnen invoeren.
Als een klant naar een bepaald artikel vraagt, hoef ik het maar in het programma in te voeren, en ik beschik direct over de prijs en de nodige informatie. Ik kan de klant dan ook snel een antwoord geven.

Verder beheert u met dit programma ook de geschenkbonnen en de getrouwheidskaarten?

R.B.: Inderdaad. Aangezien die functie ook is opgenomen, moeten we de geschenkcheques niet langer met de hand invullen volgens de wens van de klant. Via dit systeem gaat alles automatisch, zelfs het feit dat dit niet gecombineerd kan worden met andere promoties, bestellingen enz.

Mercator beantwoordt over het algemeen dus aan uw verwachtingen?

R.B.: Absoluut, via dit programma kunnen we heel precies werken. Zoals voor alles, moeten we ermee oefenen om de logica van het systeem goed te begrijpen. De inspanning is de moeite waard, wanneer we achteraf zien met welk gemak we evolueren.
We kopen een standaardmodel en maken er maatwerk van. Zodra het werkmiddel geïnstalleerd is, werkt het uitstekend.

U bent recentelijk verhuisd. Hebt u nog andere plannen voor uw onderneming?

R.B.: De winkel was in het centrum van de stad gelegen, wat problemen gaf qua bereikbaarheid en waardoor we uiteindelijk ook te weinig plaats hadden om verder uit te breiden. Nu hebben we onze oppervlakte kunnen verdubbelen. Hier kunnen we nu verder uitbreiden, zowel op vlak van oppervlakte als van klantenbestand. Verder willen we ook meer buitenwerk gaan doen en het gedeelte “arbeiders” verder uitbouwen.