Cette initiative provient de l’Europe. Celle-ci veut insuffler aux entreprises une dynamique de communication digitale. Elle invite les états à être les premiers acteurs de ce changement en adoptant la facturation électronique.
En Belgique, le gouvernement flamand est le premier à appliquer cette décision. Il exige que les factures à lui remettre respectent un format digital aux normes PEPPOL*. D’ici octobre 2018, toutes les autres entités belges suivront ce processus.
Concrètement, cela implique qu’une entreprise qui traite avec une entité dépendant du gouvernement flamand doit lui remettre ses factures dans un format standardisé et via un point d’accès agréé PEPPOL.
Pour mettre ce service à disposition de ses clients, Mercator a choisi de travailler avec Codabox. Cette société se charge, entre autres, de réceptionner les factures au bon format et de les injecter dans le réseau PEPPOL. La facture est ensuite transmise automatiquement au destinataire.
Codabox est un point d’accès agréé et sécurisé vers ce réseau.
Pourquoi Codabox ? Parce qu’au-delà de leur mission d’envoi du fichier, ils possèdent de véritables compétences concernant les particularités belges. Et oui, notre format électronique (appelé eFFF) présente, évidemment, quelques obligations supplémentaires typiquement belges.
Un petit travail de paramétrage est à réaliser dans votre logiciel de gestion afin de récupérer les champs personnalisés de votre facture Mercator « papier » et de les insérer dans le format PEPPOL.
Votre facture électronique doit refléter fidèlement ce qu’elle était au format papier.
Une fois ce travail réalisé, il vous suffira d’un clic dans un point de menu Mercator pour envoyer quotidiennement vos factures au format PEPPOL vers le point d’accès Codabox.
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* PEPPOL : Pan-European Public Procurement On-Line. Projet européen et normes de standardisation des factures électroniques.