Mercator comptabilité permet de gérer de façon automatique les reports de charges et de produits. Cette fonctionnalité permet d'effectuer un lissage mensuel (ou sur toute autre périodicité) des charges et produits, en rejetant dans des comptes de régularisation les parties non effectivement imputables durant cette période. L'utilisation la plus simple est de faire fonctionner le système une fois par exercice comptable, pour toute la durée de cet exercice.
Le schéma comptable simplifié est le suivant :
Soit l'enregistrement d'une vente dans la période "juin" (sans TVA dans notre exemple) :
400000 clients 10000 D
700000 ventes 10000 C
et d'un achat dans cette même période
604000 marchandises 6000 D
440000 fournisseurs 6000 C
Les lignes 700000 et 604000 vont être associées au fait qu'elles se rapportent à un contrat qui débute le 15 juin et qui se termine le 15 décembre de l'année suivante (durée = 549 jours).
En fin de période "juin" de la première année, Mercator va passer automatiquement cette O.D. de régularisation : elle est calculée prorata temporis, sur base du nombre de jours. A savoir :
- (549j - 16j) / 549j * 10000 EUR = 9708.56 EUR
- (549j - 16j) / 549j * 6000 EUR = 5825.14 EUR
700000 ventes 9708.56 D
493000 produits à reporter 9708.56 C
604000 marchandises 5825.14 C
490000 charges à reporter 5825.14 D
Ainsi les montants qui seront in fine reconnus au 30 juin de l'année 1 dans la comptabilité seront :
Ventes : 10000 - 9708.56 = 291.44 EUR
Marchandises : 6000 - 5825.14 = 174.86 EUR
En fin de période "juillet" de la première année, Mercator va passer automatiquement cette O.D. de régularisation, qui commence par l'extourne de l'O.D. précédente et se poursuit avec l'application du prorata temporis pour juillet :
- (549j - 47j) / 549j * 10000 EUR = 9143.90 EUR
- (549j - 47j) / 549j * 6000 EUR = 5486.34 EUR
700000 ventes 9708.56 C
493000 produits à reporter 9708.56 D
604000 marchandises 5825.14 D
490000 charges à reporter 5825.14 C
700000 ventes 9143.90 D
493000 produits à reporter 9143.90 C
604000 marchandises 5486.34 C
490000 charges à reporter 5486.34 D
Ainsi les montants qui seront in fine reconnus au 31 juillet dans la comptabilité seront :
Ventes : 10000 - 9143.90 = 856.10 EUR
Marchandises : 6000 - 5486.34 = 513.66 EUR
Et ainsi de suite jusqu'à ce que la date de fin soit atteinte et que les 10000 EUR et 6000 EUR soient reconnus intégralement.
En sus de ces écritures, Mercator va effectuer automatiquement le lettrage des extournes avec les éléments correspondants de l'O.D. précédente au niveau des comptes de régularisation.
Utilisation concrète de la fonctionnalité :
Les lignes de ventes et achats prises en compte par le système sont celles pour lesquelles on a spécifié une date de début (REGUL_DEB) et une date de fin (REGUL_FIN) à la ligne. Comme ceci est spécifié "à la ligne", il est possible :
- d'avoir plusieurs dates de début et de fin pour une même écriture comptable
- d'exclure certaines imputations qui ne doivent pas faire l'objet de régularisation (par exemple, des lignes de frais de port directement pris en charge)
En fin de période, il faut exécuter le menu "Comptabilité / Comptes Annuels / O.D. de régularisation" pour déclencher la génération automatique des O.D. décrites ci-dessus. Si une O.D. précédente est trouvée par Mercator, il présentera une boîte de dialogue permettant de vérifier que toutes les périodes comptables intermédiaires ont bien été prises en compte (ne pas passer de période).
Il n'est pas possible de générer des O.D. de régularisation si une ou plusieurs O.D. ultérieure(s) existe(nt) déjà ou si la période correspondante a été clôturée en termes d'O.D. Par contre, si on génère une O.D. pour une période qui a déjà fait l'objet d'une précédente génération, alors Mercator propose de supprimer ces O.D. Il est possible de supprimer une ou plusieurs O.D. de régularisation en déclenchant la fonctionnalité et en choisissant "Annuler" lors de la sélection du journal.
Quand une O.D. a été passée pour une période, il n'est plus possible d'encoder des achats ou des ventes qui impacteraient cette même période. Le cas échéant, il faut supprimer les O.D. déjà générées avec le moyen indiqué ci-dessus et, après encodage de ces ventes/achats, regénérer les O.D. de régularisation.
Les informations de la comptabilité analytique sur les comptes de charges et de produits sont bien prises en compte. Ce n'est par contre pas le cas sur les comptes de régularisation.
Une O.D. de régularisation n'est jamais modifiable. Par contre, avec le processus décrit plus haut, il est toujours possible de supprimer des O.D. de régularisation appartenant à des périodes non clôturées.
Le commentaire de chaque ligne contient les coordonnées de l'écriture d'origine, le n° de ligne dans cette écriture ainsi qu'une fraction exprimée en nombre de jours et ayant servi au calcul du prorata. Le dénominateur est le nombre de jours total pour cette ligne. Le numérateur est le nombre de jours faisant l'objet du report.
Pour activer cette fonctionnalité, il faut :
- disposer d'un code 8.5 ou ultérieur
- avoir activé la comptabilité dans les composants Aruba ou utiliser une version Majuro
- ajouter ces champs dans la base de données :
- PIEDS_C.REGUL_DEB DateTime
- PIEDS_C.REGUL_FIN DateTime
- LIGNES_C.REGUL_DEB DateTime
- LIGNES_C.REGUL_FIN DateTime
- LIGNES_C.ID_REGUL Char(30)
- veiller à ce que le champ LIGNES_C.COMMENTAIR soit au moins de longueur 50
- compléter l'option "Comptabilité / Compte de charges à reporter" en y indiquant un compte général (en législation belge : 490000)
- compléter l'option "Comptabilité / Compte de produits à reporter" en y indiquant un compte général (en législation belge : 493000)
- si souhaité, indiquer que ces 2 comptes sont lettrables
- créer une séquence comptable de type O.D. et sous-type "Régularisation"
- dans les séquences comptables (achats-ventes), ajouter les colonnes REGUL_DEB et REGUL_FIN
- mettre à jour les index sur les champs ajoutés : (si cette opération n'est pas effectuée au préalable, elle le sera automatiquement lors du premier appel de la fonctionnalité. Ceci peut toutefois prendre un temps important qui peut dérouter l'utilisateur)
- exécuter la vérification de structure de la base de données SQL dans les outils avancés
alter table PIEDS_C add REGUL_DEB DateTime not null default '19000101'
alter table PIEDS_C add REGUL_FIN DateTime not null default '19000101'
alter table LIGNES_C add REGUL_DEB DateTime not null default '19000101'
alter table LIGNES_C add REGUL_FIN DateTime not null default '19000101'
alter table LIGNES_C add ID_REGUL char(30) not null default ''