Généralités
Mercator Exchange est un ensemble de fonctionnalités permettant l'échange de documents ou d'écritures comptables Mercator entre différents dossiers Mercator, même indépendants. L'échange d'écritures comptables est traité sur cette page.
Tout type de document (facture, livraison, commande, devis, …) peut ainsi être comprimé dans un fichier unique, crypté et être envoyé par mail au destinataire. Ce destinataire peut alors injecter ce fichier dans son Mercator dans une séquence "opposée" (un document "client" émis devient un document "fournisseur" et vice versa). La nature du document est préservée (une facture client devient une facture fournisseur, une livraison fournisseur devient une livraison client, …).
Les fichiers Mercator Exchange ont une extension .mexx.
Cette fonctionnalité ne requiert l'activation d'aucun code d'installation particulier.
Emission de documents
Les fonctionnalités d'émission sont accessibles depuis le menu "Fichier / Emettre Document / Via Mercator Exchange". Ce menu est accessible lorsqu'un document (de vente ou d'achat) est en cours d'édition. Dans ce cas, ce document en cours sera exporté.
Pour émettre un lot de documents, il suffit d'appeler le lot en question via le menu "Fenêtre Historique". Une fois cet historique visible, le menu "Fichier / Emettre Document / Via Mercator Exchange" permet l'export de l'ensemble de ces documents. Chaque document fait l'objet d'un mail séparé.
Si un ou plusieurs champs C_EMAILx ou F_EMAILx sont présents dans la fiche signalétique du tiers récepteur correspondant, alors Mercator propose automatiquement la ou les adresses mail de destination.
Dans le cas où l'option PDF de Mercator est activée, l'utilisateur a la possibilité de joindre un duplicata PDF au mail transportant le fichier Mercator Exchange.
Réception de documents
La réception de documents se fait via le menu "Fichier / Recevoir Document / Via Mercator Exchange". Mercator demande alors de localiser le fichier *.mex.
Données échangées
Le fichier Mercator Exchange contient le nom de licence, le nom de société et le nom court, ainsi que le n° de TVA de l'émetteur. (cfr. "Outils / Identication" dans le Mercator émetteur)
Lors de la réception de ce document, le n° de TVA est utilisé pour tenter d'identifier l'émetteur. Si cette identification n'aboutit pas, alors le nom de société et le nom court sont comparés aux 3 clés du signalétique du Mercator récepteur. Si le tiers émetteur peut être reconnu, il sera automatiquement sélectionné dans le document importé. Dans le cas contraire, une boîte de dialogue permettra à l'utilisateur de saisir ce tiers, selon les algorithmes de recherche habituels.
Il faut ici noter l'intérêt du nom court qui pourra être comparé aux clés du signalétique client ou fournisseur du Mercator récepteur. Pour être efficace, ce nom court devra comprendre une chaîne de caractères simple, ayant une bonne probabilité d'être utilisé par le recepteur en tant que clé de recherche.
Les données de pied du document émetteur sont transférées dans le pied du document récepteur. A l'exception de :
- la date, l'heure et la date d'échéance
- la référence, toujours remplacée par le journal et le n° de pièce du document émetteur
- le représentant
- les modes de paiement
- les statuts d'impression, de centralisation et/ou d'envoi à la centrale
- …
Le champ REFERENCE est utilisé pour avertir l'utilisateur d'un éventuel import préalable de ce document émetteur.
Les données de lignes du document émetteur sont transférées dans les lignes du document récepteur.
Les articles mouvementés dans ce document sont aussi joints. Si l'émetteur choisit un envoi "Avec Détails", toutes les colonnes de la table STOCK sont envoyées. "Sans Détail" limite l'envoi aux colonnes S_CLE1, S_CLE2, S_CLE3 et S_MODELE.
L'option "Avec Détails" permettra des envois complets de données "articles", par exemple entre sociétés évoluant au sein d'un même groupe. Un écran de mise en correspondance des articles est présenté au récepteur. La première colonne permet de choisir l'article correspondant pour chacune des lignes. Les 3 clés de chaque article émis (S_CLE1, S_CLE2 et S_CLE3) sont comparés aux 3 clés dans la table article du récepteur, ainsi qu'à la zone "référence fournisseur" (artfou.reference) : soit au total, 12 comparaisons par ligne. Si l'article émetteur peut être reconnu, il sera automatiquement sélectionné. Dans le cas contraire, la première colonne restera vide. L'utilisateur pourra saisir manuellement le code de l'article correspondant. Si ce code reste vide, alors Mercator effectuera de façon automatique la création de l'article (avec ou sans le détail, en fonction des données émises par l'émetteur).
Enregistrement
Un document importé doit être validé. Tant que cette validation n'a pas été effectuée, il a le même statut qu'un nouveau document non encore validé.