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Fonctionnement des tests comptables

0000000994     -      28/09/2015

Les différents tests comptables permettant de confirmer la cohérence de la database de la comptabilité sont présents dans les outils avancés de Mercator.

Test Comptable Ecritures

Ce test comptable vérifie l'équilibre "débit-crédit" de chaque écriture. La question "Effectuer un test comptable en devise de base ou en devise de documents ?" permet de spécifier sur quelle variable de LIGNES_C ce test doit être effectué :

  • Base : la somme du champ TOT pour une même écriture doit être égal à zéro ;
  • Doc. : la somme du champ TOT_DV pour une même écriture doit être égal à zéro.

Pour rappel, dans la base de données de Mercator, les montants débiteurs sont négatifs, les montants créditeurs positifs.

Ce test ne doit, en aucune circonstance, renvoyer quelconques écritures erronées, dans la mesure où ce contrôle d'équilibre est implémenté directement sur la base de données SQL. (La seule façon de déséquilibrer une écriture est de désactiver les triggers sur LIGNES_C)

Vérification Lettrage

Ce test enchaîne une série de vérification sur les lettrages (champ LETTRAGE de LIGNES_C) et permet, le cas échéant, de remédier immédiatement à tout problème détecté.

Le champ LETTRAGE de LIGNES_C contient des valeurs strictement positives pour les lettrages complets et des valeurs strictement négatives pour les lettrages partiels. La valeur 9999999999 est réservée par Mercator et est utilisée pour toutes les lignes correspondant à des O.D. de réouverture.

Dans la base de données de Mercator, une même valeur absolue de LETTRAGE ne peut être utilisée sur des comptes distincts, même de classe (compte général, client, fournisseur) différente.

Hormis la première vérification, ce test peut être effectué pour une fourchette de numéros de lettrage.

Vérification du dernier n° de lettrage
Ce test vérifie que le dernier numéro de lettrage stocké dans la table PARAMS de la base de données SQL est bien supérieur ou égal à la plus grande valeur absolue du champ LETTRAGE de LIGNES_C. Si tel n'est pas le cas, cette valeur est automatiquement corrigée.

Vérification lettrages isolés
Ce test concerne les lignes de LIGNES_C contenant une valeur dans le champ LETTRAGE, mais cette valeur n'existant que pour une seule ligne, pour ce même compte (général, client ou fournisseur). Il s'agit donc de lignes isolées par compte.

La correction qui sera apportée consiste simplement à remettre à zéro le champ LETTRAGE pour ces lignes.

Vérification doublons de lettrages
Ce test vérifie si les lettrages, partiels ou complets, respectent bien la proposition suivante : une même valeur absolue de LETTRAGE ne peut être utilisée sur des comptes distincts, même de classe (compte général, client, fournisseur) différente.

La correction apportée sera de porter vers un nouveau numéro de lettrage les lignes correspondant à ces doublons.

Vérification lettrages complets
Ce test vérifie si les lettrages complets sont réellement bien soldés. Les lettrages complets sont les lignes de LIGNES_C pour lesquelles LETTRAGE>0. Les lettrages sont considérés comme soldés si la somme de TOT pour les lignes correspondantes est bien nulle.

La correction apportée sera de transformer le lettrage complet en lettrage partiel pour les lignes où ce test n'est pas vérifié. (LETTRAGE remplacé par -LETTRAGE)

Vérification lettrages partiels
Ce test vérifie si les lettrages partiels sont réellement non soldés. Les lettrages partiels sont les lignes de LIGNES_C pour lesquelles LETTRAGE<0. Les lettrages sont considérés comme non soldés si la somme de TOT pour les lignes correspondantes n'est pas nulle.

La correction apportée sera de transformer le lettrage partiel en lettrage complet pour les lignes où ce test n'est pas vérifié. (-LETTRAGE remplacé par LETTRAGE)

Vérification Postes Ouverts

Ce test vérifie pour les comptes généraux de bilan (g_report=1), les comptes clients et les comptes fournisseurs, si la somme (de TOT) des postes ouverts (LETTRAGE<=0) correspond bien au solde actuel du compte (G_SOLDE, C_SOLDE, F_SOLDE) dans le signalétique correspondant.

Le cas échéant, les corrections doivent être apportées manuellement dans la base de données de Mercator. En général, ce test est incorrect si certains lettrages sont erronés.

Comparaison Soldes - Ecritures

Ce test effectue une comparaison entre les soldes (G_SOLDE, C_SOLDE, F_SOLDE) des signalétiques et les écritures comptables non totalement lettrées (LETTRAGE<=0). Ce test est effectué pour le dernier exercice comptable et uniquement pour les comptes généraux du compte de résultats (G_REPORT=0).

Le cas échéant, les corrections doivent être apportées manuellement dans la base de données de Mercator. En général, si tous les lettrages complets sont corrects, cette situation peut être corrigée en réeffectuant une clôture provisoire de l'avant-dernier exercice. Ceci aura pour effet de rouvrir le dernier exercice et de recalculer les soldes correctement.

Une situation où ce test n'est pas satisfaisant ne peut en principe être rencontrée que si les triggers sur LIGNES_C ont été désactivés. (Ce qui est partiellement le cas lors de la récupération d'écritures comptables provenant d'autres packages).

Vérification Unicité DL_ID

Ce test ne correspond à aucune réalité ou démarche comptable. Toutefois, il permet d'installer sur la base de données de Mercator 2 contraintes qui permettent d'assurer des règles de cohérence supplémentaires et nécessaires pour le bon fonctionnement du lettrage.

Les 2 contraintes sont les suivantes :

  • alter table lignes_c with check add constraint DL_ID_UNIQUE_DOC UNIQUE NONCLUSTERED (JOURNAL,PIECE,DL_ID)
  • alter table lignes_c with check add constraint DL_ID_UNIQUE_CPT UNIQUE NONCLUSTERED (ID_GEN,ID_CLI,ID_FOU,DL_ID)

Ce test vérifie ces unicités, le cas échéant corrige les données et installe automatiquement ces contraintes.

Recalcul Cumuls financiers

Après saisie du journal concerné, des périodes concernées et du solde initial, cette option recalcule les différents soldes initiaux et finaux.