De verschillende boekhoudkundige tests waarmee u de samenhang van de "Boekhouding"-databank kunt bevestigen, vindt u in de geadvanceerde tools van Mercator Tools.
Boekhoudkundige test bewijsstukken
Deze test controleert het "debet/credit"-evenwicht van elk bewijsstuk. Via de vraag "Boekhoudkundige test uitvoeren in basisvaluta of in documentvaluta?" kunt u specificeren voor welke variabele uit LIGNES_C deze test moet worden gedaan:
- basis: de som van het veld TOT voor één bewijsstuk moet gelijk zijn aan nul;
- doc.: de som van het veld TOT_DV voor één bewijsstuk moet gelijk zijn aan nul.
Ter herinnering: in de Mercator-databank zijn debetbedragen negatief, creditbedragen zijn positief.
Deze test mag in geen enkel geval enig bewijsstuk als foutief aangeven, voor zover deze evenwichtscontrole direct op de SQL-databank werd uitgevoerd (het evenwicht van een bewijsstuk kan enkel worden verstoord door de triggers op LIGNES_C te deactiveren).
Controle afpunting
Deze test omvat een reeks controles op de afpuntingen (veld AFPUNTING in LIGNES_C) en maakt het desgevallend mogelijk om eender welk vastgesteld probleem onmiddellijk te verhelpen.
Het veld AFPUNTING in LIGNES_C bevat strikt positieve waarden voor de volledige afpuntingen en strikt negatieve waarden voor de gedeeltelijke afpuntingen. De waarde 9999999999 is voorbehouden door Mercator en wordt gebruikt voor alle lijnen die overeenkomen met heropenings-D.V.'s.
Eenzelfde absolute AFPUNTINGS-waarde kan in de Mercator-databank niet worden gebruikt voor verschillende rekeningen, zelfs niet als ze tot een andere categorie behoren (algemene rekening, klant, leverancier).
Met uitzondering van de eerste verificatie kan deze test worden uitgevoerd voor een specifieke groep afpuntingsnummers.
Verificatie van het laatste afpuntingsnummer
Deze test controleert of het laatste afpuntingsnummer dat werd opgeslagen in de tabel PARAMS van de SQL-database wel degelijk groter is dan of gelijk is aan de grootste absolute waarde in het veld AFPUNTING van LIGNES_C. Is dat niet zo, dan wordt deze waarde automatisch gecorrigeerd.
Verificatie van geïsoleerde afpuntingen
Deze test betreft de lijnen uit LIGNES_C met een waarde in het veld AFPUNTING, terwijl die waarde enkel mag gelden voor één enkele lijn van die respectieve rekening (algemeen, klant of leverancier). Het gaat hier dus om geïsoleerde lijnen per rekening.
Om dit te corrigeren, moet men het veld AFPUNTING voor deze lijnen gewoon resetten.
Verificatie dubbele afpuntingen
Deze test gaat na of de afpuntingen, zowel gedeeltelijk als volledig, de volgende stelling respecteren: eenzelfde absolute AFPUNTINGS-waarde kan niet worden gebruikt voor verschillende rekeningen, zelfs niet als ze tot een andere categorie behoren (algemene rekening, klant, leverancier).
Om dit te corrigeren, moet men de dubbele lijnen overzetten naar een nieuw afpuntingsnummer.
Verificatie volledige afpuntingen
Deze test controleert of de volledige afpuntingen ook effectief vereffend zijn. De volledige afpuntingen zijn de lijnen uit LIGNES_C waarvoor de waarde in AFPUNTING>0. De afpuntingen worden beschouwd als vereffend indien de som van TOT voor de respectieve lijnen gelijk is aan nul.
Om dit te corrigeren, moet u voor de lijnen waar deze test niet werd gecontroleerd, de volledige afpunting omvormen tot een gedeeltelijke afpunting (AFPUNTING vervangen door -AFPUNTING).
Verificatie gedeeltelijke afpuntingen
Deze test controleert of de gedeeltelijke afpuntingen ook effectief niet vereffend zijn. De gedeeltelijke afpuntingen zijn de lijnen uit LIGNES_C waarvoor de waarde in AFPUNTING<0. De afpuntingen worden beschouwd als niet vereffend indien de som van TOT voor de respectieve lijnen niet gelijk is aan nul.
Om dit te corrigeren, moet u voor de lijnen waarvoor deze test niet werd gecontroleerd, de gedeeltelijke afpunting omvormen tot een volledige afpunting (-AFPUNTING vervangen door AFPUNTING).
Verificatie openstaande posten
Deze test controleert voor de algemene balansrekeningen (g_report=1), de klantenrekeningen en de leveranciersrekeningen of de som (van TOT) van de openstaande posten (AFPUNTING<=0) overeenkomt met het actuele saldo van de rekening (G_SOLDE, C_SOLDE, F_SOLDE) in de respectieve signaletiek.
Eventuele correcties moeten manueel worden aangebracht in de Mercator-databank. Deze test is doorgaans niet correct indien bepaalde afpuntingen ten onrechte zijn gebeurd.
Vergelijking saldi - bewijsstukken
Deze test vergelijkt de saldi (G_SOLDE, C_SOLDE, F_SOLDE) van de signaletieken met de niet volledig afgepunte boekhoudkundige bewijsstukken (AFPUNTING<=0). Deze test wordt uitgevoerd voor het laatste boekjaar en enkel voor de algemene rekeningen van de resultatenrekening (G_REPORT=0).
Eventuele correcties moeten manueel worden aangebracht in de Mercator-databank. Als alle volledige afpuntingen correct zijn, kan deze situatie doorgaans worden gecorrigeerd door het voorlaatste boekjaar opnieuw voorlopig af te sluiten. Hierdoor wordt het laatste boekjaar opnieuw geopend en worden de saldi correct herberekend.
Een situatie waarbij deze test geen bevredigend resultaat oplevert, kan in principe enkel voorkomen indien de triggers voor LIGNES_C gedeactiveerd zijn (wat deels gebeurt bij de recuperatie van boekhoudkundige bewijsstukken uit andere pakketten).
Verificatie uniciteit DL_ID
Deze test komt met geen enkele boekhoudkundige realiteit of methode overeen. Toch kunnen op die manier 2 vereisten worden geïnstalleerd in de Mercator-databank, die ervoor zorgen dat er bijkomende coherentieregels worden ingevoerd die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de afpunting.
Dit zijn de 2 vereisten:
- alter table lignes_c with check add constraint DL_ID_UNIQUE_DOC UNIQUE NONCLUSTERED (JOURNAL,PIECE,DL_ID)
- alter table lignes_c with check add constraint DL_ID_UNIQUE_CPT UNIQUE NONCLUSTERED (ID_GEN,ID_CLI,ID_FOU,DL_ID)
Deze test controleert deze uniciteit, corrigeert desgevallend de gegevens en installeert automatisch deze vereisten.
Herberekening financiële totalen
Na invoer van het desbetreffende journaal, de betrokken periodes en het beginsaldo, herberekent deze optie de verschillende begin- en eindsaldi.