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Générer automatiquement les O.D. de factures et notes de crédit à recevoir

0000002715     -      19/06/2017

Mercator permet de générer automatiquement les écritures de factures et notes de crédit à recevoir, au départ de l'encodage d'un achat dans la comptabilité.

En début d'exercice, il est fréquent de recevoir des factures ou des notes de crédit relatives à l'exercice précédent. Ceci est problématique dès que la dernière période de l'exercice précédent est clôturée, notamment sur le plan de la TVA. Or, l'annuité des charges sur le plan fiscal impose d'enregistrer ces charges dans l'exercice auquel elles se rapportent. A cette fin, on utilise les comptes de factures et notes de crédit à recevoir. (En législation belge, respectivement 444000 et 404000).

Pour activer la génération automatique de l'O.D. dans l'exercice précédent, il faut compléter ces options du nœud "Comptabilité" : 

  • Compte de factures fournisseurs à recevoir (CPTA_444)
  • Compte de notes de crédit fournisseurs à recevoir (CPTA_404)

Lors de l'enregistrement d'un nouvel achat, à partir du deuxième exercice comptable, Mercator détecte si ces comptes sont utilisés. Si c'est le cas, la boîte de dialogue suivante est présentée :

Elle permet de fixer les paramètres qui vont être utilisés pour la génération automatique de l'O.D. Le compte général proposé par défaut est celui défini éventuellement dans la fiche du fournisseur. La période suggérée est la dernière période de l'exercice précédent.

L'O.D. est créée automatiquement mais n'est pas validée. Cela permet donc à l'utilisateur de la modifier si nécessaire. Il est donc nécessaire de la valider manuellement.
Si, dans la séquence d'achat, la case "Fenêtre maximisée" est cochée, il est conseillé de la décocher sinon la fenêtre de l'O.D. sera toujours occultée par la fenêtre d'encodage d'achat.

Si les comptes "document à recevoir" sont lettrables, ce lettrage est effectué automatiquement.

Encodage pratique : dans un Mercator correctement configuré, lors de la saisie d'une écriture d'achat, la simple saisie du total TTC suivi de ENTER permet d'ajouter automatiquement une ligne avec le compte d'imputation, le montant HTVA, le signe et le code TVA corrects. Lorsque Mercator détecte qu'on remplace le compte général par un de ceux définis dans les 2 options mentionnées ci-dessus, il laisse intact le montant HTVA, le signe et le code TVA. Ainsi, un simple remplacement du compte général par un compte de document à recevoir, suivi de l'enregistrement de l'écriture, est suffisant pour obtenir le résultat souhaité.