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CRM fiduciaire

0000001610     -      20/12/2016

Le CRM fiduciaire est un module permettant aux fiduciaires et comptables de suivre les tâches à effectuer dans les dossiers comptables de leurs clients. Il s'agit d'une extension du module CRM de Mercator.

Dossier de base

Parmi la liste des dossiers appartenant à une configuration multi-dossiers, il sera nécessaire de désigner un dossier de base. Ce dossier sera typiquement celui de la fiduciaire même. Il doit contenir l'option CRM. Le dossier de base est indiqué via "Gestion des dossiers / Installation fiduciaire / Dossier de base" (Il faut y saisir le code ID du dossier souhaité). C'est ce dossier qui va contenir l'ensemble des actions à effectuer parmi les autres dossiers. (Ceci permet de ne pas charger le dossier du client avec des actions à effectuer, qui correspondent en définitive à l'organisation interne de la fiduciaire.)

Liaison "Dossier - Fiche signalétique dans dossier de base"

Ensuite, les dossiers Mercator de la configuration vont devoir être attachés à une fiche signalétique du Mercator de base. Il est recommandé d'utiliser le signalétique "Clients"; Toutefois, un ou plusieurs autres signalétiques peuvent être utilisés. (L'exemple qui suit est fait pour le signalétique "Clients".) Il faut ajouter dans la table CLI du dossier de base un champ C_DOSSIER de type C(10). Ce champ doit ensuite être ajouté manuellement dans un des onglets de la fiche client (Via "Outils / Ecrans Signalétiques / Paramétrage / Clients") (Prévoir un espace libre à droite qui reprendra le nom du dossier). Ce champ permet de faire l'association entre les fiches clients de Mercator et les dossiers Mercator. Cette zone est validée et si une information partielle est saisie, une liste est présentée à l'utilisateur.

Définition des actions

Les actions fiduciaires sont à paramétrer comme les autres actions du CRM dans "Outils / Modèles Actions". Toutefois, pour ces actions, il faut compléter le déroulant "Fiduciaire". Ce déroulant permet de sélectionner un comportement de Mercator relatif à cette action :

  • Déclaration TVA, Liste … : l'action peut être déclenchée automatiquement dans le dossier du client et quand elle est effectuée (par exemple, impression du document en question réalisée), Mercator proposera de marquer comme faite cette action et de regénérer une nouvelle action pour la prochaine échéance
  • Autre : l'action peut être déclenchée automatiquement dans le dossier du client
  • Autre (dossier de base) : l'action peut être déclenchée dans le dossier de base (et non dans le dossier du client)

De la sorte, le nombre d'action fiduciaire est illimité (et ne se limite donc pas aux valeurs du déroulant) puisqu'un grand nombre d'actions ne nécessite aucun comportement particulier de Mercator. Par exemple : les actions "assemblée générale", "décharge aux administrateurs", "envoi des convocations d'AG", "rapport de gestion", … peuvent être paramétrées comme des tâches standards du CRM, avec simplement le déroulant fiduciaire à "Autre" ou " Autre (dossier de base)"

Les actions qui ne sont pas "Autres" ont une périodicité fixée par Mercator. En ce qui concerne la déclaration de TVA, cette périodicité varie en fonction de la périodicité des exercices comptables de Mercator.

Pour les autres actions, il convient de fixer la périodicité dans le modèle d'action comme pour les actions standards du CRM.

Génération des actions

Les actions peuvent être générées facilement dans le dossier de base à partir du ou des signalétiques dans lequel le champ X_DOSSIER a été ajouté. (Dans notre exemple, le fichier "Clients"). Une fois ce signalétique actif, le menu "Clients" présente une option "Générer Actions Fiduciaires". Lors de la sélection de cette option, Mercator présente la liste de toutes les actions disponibles pour lesquelles le déroulant a été complété au niveau du modèle. Les actions peuvent être cochées et décochées. En cliquant sur OK, Mercator va générer les actions pour les clients du filtre actif (et qui sont associés à un dossier) et présenter ces actions dans une fenêtre d'historique. Il est dès lors possible de modifier facilement toutes ces actions en ouvrant la première action et ensuite en cliquant chaque fois sur ce bouton :

action_suivante

C'est lors de cette phase que les actions peuvent être complétées :

  • attribution à un ou plusieurs utilisateurs ;
  • ajout d'une note
  • modification d'une échéance

Utilisation courante des actions

Les actions de type "fiduciaire" s'utilisent comme les autres actions du CRM. Toutefois, ces actions présentent la particularité que si un bouton est ajouté, l'action qu'il déclenche sera effectuée dans le dossier du client et non dans le dossier de base qui héberge cette action.

Ceci est le cas pour les actions fournies ici :

  • Assemblée générale
  • Déclaration de TVA
  • Liste clients assujettis TVA
  • Intrastat expéditions
  • Liste Intracommunautaire
  • Intrastat arrivées
  • Fiches 281.50 - 325.50

Concrètement, si on clique sur le bouton "Faire" de l'action "Déclaration de TVA", Mercator fermera le dossier de base, ouvrir le dossier du client et y exécutera la commande qui appelle la déclaration de TVA. Notez que si le code login de l'utilisateur en cours existe à la fois dans le dossier de base et dans le dossier du client, la saisie du mot de passe ne sera pas demandée et l'utilisateur automatiquement enregistrer.

Une fois l'action effectuée (dans cet exemple, la déclaration effectivement imprimée ou le fichier Intervat généré, …) Mercator va rappeler à l'utilisateur qu'une action liée à cette opération se trouve dans le dossier de base et lui demander s'il souhaite la marquer comme faite. Si tel est le cas, l'action suivante est automatiquement générée (déclaration pour la période suivante).

Remarque : notez que les modules liés au modèle d'action ne s'exécutent pas lors de ces mises jour étant donné que l'environnement en cours de Mercator est le dossier du client et que ces modules requièrent comme environnement le dossier de base.

Enfin, le menu "Fichier / Retour Dossier de Base", permet de revenir dans le dossier de base, dans la liste des actions qui est à l'origine du déplacement vers le dossier du client. De la sorte, il est aisé, par ce biais, d'obtenir l'action suivante à effectuer et d'effectuer en chaîne diverses actions dans divers dossiers Mercator.