De fiduciaire CRM is een module die toestaat om in fiduciaires en rekeningen de taken te volgen in de boekhoudingdossiers van hun klanten. Dit is een uitbreiding van de Mercator CRM module.
Hoofdmap
In een lijst van dossiers van een multi-dossier configuratie is het noodzakelijk om een hoofddossier aan te duiden. Dit dossier is normaal van dezelfde fiduciair. Het moet de CRM-optie bevatten. Het hoofddossier wordt gekozen via “Mappen beheer / Fiduciaire installatie / Hoofdmap” (Hier moet men het ID ingeven van het gewenste dossier). Deze map zal alle acties bevatten die uitgevoerd moeten worden in andere dossiers. (Hierdoor kan het klanten dossier niet belast worden met de uit te voeren acties, wat overeenkomt met de interne fiduciaire organisatie.)
Connectie "Map – Informatiefiche in de hoofdmap"
Vervolgens, worden de Mercator configuratie mappen bevestigd aan een informatiefiche van het hoofddosier. Het wordt aanbevolen om het “Klanten” informatiebestand te gebruiken. Echter kunnen er verschillende andere informatiebestanden worden gebruikt. (Het voorbeeld hieronder is voor het “Klanten” informatiebestand.) Voeg in de CLI tabel van de hoofdmap het veld C_DOSSIER van het type C(10) toe. Dit veld wordt vervolgens handmatig toegevoegd in een tabblad van de klantenfiche (Via "Tools / Schermen Informatiebestanden / Parametrering / Klanten") (Voorzie ruimte aan de rechterzijde, hierin komt de naam van het dossier). Dit veld maakt het mogelijk om het verband te leggen tussen de Mercator klantenfiches en de Mercator dossiers. Deze zone is gevalideerd en als er gedeeltelijke informatie is ingevoerd wordt er een lijst aan de gebruiker getoond.
Definiëren van acties
Fiduciaire acties worden geparametreerd zoals de andere CRM acties in “Tools / Setup / Actie Modellen". Voor deze acties moet de "Fiduciaire" drop-down ingevuld worden. Deze drop-down maakt het mogelijk om het gedrag van Mercator te selecteren op deze acties:
- Btw-aangifte, Lijst, … : de actie kan automatisch worden geactiveerd in het dossier van de klant en wanneer deze wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld, bij het afdrukken van het document in kwestie), Mercator stelt voor om de gemaakte actie te markeren als “Gedaan” en een nieuwe actie voor de volgende periode te genereren.
- Overige: de actie kan automatisch worden geactiveerd in het klantenbestand.
- Overige (hoofddossier) : De actie kan worden geactiveerd in het hoofddossier (niet in het klantendossier)
Zo is het aantal fiduciaire acties onbeperkt (en dus niet beperkt tot de waarden uit de dropdown) aangezien een groot aantal acties geen speciaal gedrag van Mercator vereisen. Bijvoorbeeld: de acties “algemene vergadering”, “ontladen van de bestuurders”, “Versturen van de AG dagvaarding”, “Rapportbeheer”, … kunnen ingesteld worden als de standaard CRM taken met alleen de fiduciaire drop-down op “Overige” of “Overige (hoofddossier)".
De acties die niet “Overige” zijn hebben een vast schema binnen Mercator. Wat de Btw-aangifte betreft, varieert deze frequentie met de frequentie van de Mercator boekjaren.
Voor de andere acties is het wenselijk om de periodiciteit in het actiemodel vast te zetten voor de standaard CRM acties.
Acties aanmaken
De acties kunnen makkelijk aangemaakt worden in de hoofdmap of in de informatiebestanden waarin het veld X_DOSSIER is toegevoegd. (In ons voorbeeld, het bestand “Klanten"). Zodra het informatiebestand activeert, geeft het menu “Klanten” een “Genereer Fiduciaire Acties” optie. Bij het selecteren van deze optie biedt Mercator een lijst met alle beschikbare acties waarvoor de drop-down al vervolledigd is op het model niveau. De acties kunnen geselecteerd of gedeselecteerd worden. Wanneer up op OK klikt zal Mercator acties aanmaken voor de klanten in de actieve filter (die gekoppeld zijn aan een dossier) en acties voorstellen in een geschiedenis venster. Het is daarbij mogelijk om alle acties te veranderen bij het openen van de eerste actie en telkens op deze knop te klikken:
Het is in deze fase dat de acties vervolledigd kunnen worden:
- Toewijzen aan één of meer gebruikers
- Toevoegen van een notitie
- Aanpassen van een deadline
- …
Algemeen gebruik van acties
Acties van het “Fiduciaire” type worden gebruikt zoals de andere CRM-acties. Deze acties hebben de bijzondere eigenschap dat de actie uitgevoerd wordt in het dossier van de klant en niet in het hoofddossier die de actie bevat (Als men een knop toevoegt.)
Dit is het geval voor de hier verstrekte acties:
- Algemene vergadering
- Btw-aangifte
- Lijst btw-plichtige klanten
- Intrastat zendingen
- Intracommunautaire lijst
- Intrastat aankomsten
- 281.50 - 325.50 fiches
Concreet, als u klikt op de knop “Doen” van de “Btw-aangifte” actie sluit Mercator de hoofdmap, opent het klanten dossier en voert de opdracht uit die de Btw-aangifte oproept. Merk op dat men het wachtwoord in het klantendossier niet moet invoeren indien de huidige gebruiker uit het hoofddossier ook bestaat in het klantendossier.
Zodra de actie voltooid is (in dit voorbeeld, de daadwerkelijk gedrukte verklaring of de gegenereerde Intervat fiche, …) zal Mercator de gebruiker tonen een aanverwante actie in verband met deze bewerking tonen die zich in de hoofdmap bevind en vragen of u deze als Gedaan wilt markeren. Als dit het geval is, wordt de volgende actie automatisch gegenereerd (verklaring voor de volgende periode).
Opmerking: hou er rekening mee dat de modules in verband met het actiemodel niet zullen lopen tijdens deze updates, omdat de environment wordt gebruikt door Mercator in de klantendossiers en dat deze modules vereist worden door de environment van de hoofdmap.
Tot slot het "Fiche / Hoofdmap Terugkeren" menu laat u terugkeren naar de hoofdmap in de lijst van acties die worden veroorzaakt door de verplaatsing naar het klanten dossier. Aldus is het gemakkelijk om de volgende uit te voeren actie te krijgen en een reeks verschillende acties uit te voeren in verschillende Mercator dossiers.