Les assujettis à la TVA qui émettent des tickets de caisse ont la possibilité d'obtenir une dispense quant à la conservation physique des doubles de ces tickets, si ils se soumettent à une série de conditions, dont notamment l'utilisation des fonctionnalités de Mercator décrites ci-après. La documentation complète en la matière peut être obtenue auprès de l'Administration de l'AFER, sous la référence "Décision du 27 juin 2002, n° E.T. 103.018". (cfr. aussi 0000000911)
Pour répondre aux conditions, les tickets doivent contenir au minimum les données suivantes :
- la date
- un n° d'ordre (entre 4 et 8 positions)
- l'identification de la caisse et, s'il y a plusieurs établissements, l'identification de l'établissement
- la référence de l'article, le nombre de pièces par article et le montant total TVA comprise
- le montant total TVA comprise à payer
- le code de sécurité généré par Mercator. Ce code est une somme générée à partir :
- du code de sécurité du ticket précédent
- de la date
- du numéro de l'établissement
- du numéro de caisse (cfr Notion de tiroir)
- du numéro du ticket
- de la somme des montants à la ligne TVAC
- du montant total du ticket TVAC
Ces tickets sont conservés de façon digitale.
A la fin de chaque période d'ouverture journalière, un rapport financier doit être généré, reprenant diverses informations relatives aux tickets émis et à leur code de sécurité.
Pour installer cette option dans Mercator, il faut :
- disposer de l'option PDF
- compléter dans les séquences l'option "N° site pour tickets avec code sécurité" pour les séquences souhaitées
- dans la table PIEDS_V, ajouter un champ SECUAFER numeric(9, 0)
- redémarrer Mercator : la table SECUAFER va se créer automatiquement
- adapter le modèle de tickets afin de répondre aux exigences indiquées ci-dessus, dont notamment le code sécurité (pieds_v.secuafer)
Lors de la validation de chaque nouveau ticket, le code de sécurité est calculé et placé dans le champ SECUAFER de PIEDS_V. De même, un enregistrement est crée dans la table SECUAFER. Chaque enregistrement de cette table fait référence à l'enregistrement précédent ; de cette façon, il n'est pas possible de supprimer ou d'insérer des lignes dans cette table.
ATTENTION : la modification d'un ticket dans Mercator n'entraîne aucune modification au niveau du code de sécurité. Ceci serait contraire à l'esprit de la directive éditée par l'AFER. Il est donc impossible de corriger un ticket validé. Il est dés lors recommandé d'encoder un ticket "en négatif" et ensuite de repasser l'écriture adéquate.
Le rapport, dont mention ci-dessus, peut être généré via le menu "Gestion / Rapport Sécurité Tickets". Il est généré sous la forme d'un fichier PDF se trouvant dans le sous-répertoire contenant les autres PDF générés par Mercator. Le nom du fichier commence par "SecurTickets".
Remarques par rapport à l'utilisation en multi-sites :
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Dans la philosophie de ce code de contrôle, il faut que les numéros de site indiqués dans les séquences correspondent à des sites physiques (ce que Mercator ne peut pas contrôler). Il ne faut donc pas mettre « site = 1 » pour les factures et « site = 2 » pour les tickets pour des séquences correspondant à une même localisation géographique. Je rappelle par ailleurs que cette fonctionnalité ne doit être activée que pour des tickets (pas de factures, pas des commandes, …)
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Lors de la sauvegarde des séquences, Mercator va contrôler qu’on n’a pas attribué deux fois le même numéro de site à des séquences différentes.