La récupération des données de logiciels comptables autres que ceux pour lesquels il existe un récupérateur spécifique, s'effectue à partir du menu "Générique" du récupérateur.
Dans ce cas de figure, la récupération des clients, fournisseurs, comptes généraux et comptes analytiques se fait via l'import classique de signalétiques. (fonction standard de Mercator). Le récupérateur gère seulement la récupération des écritures comptables. Les journaux comptables doivent être créés au préalable manuellement dans Mercator.
Cette récupération se fait via la récupération d'une table temporaire, soit au format DBF, soit au format XLS. Etant donné la variabilité de la définition de structure des fichiers XLS et leur capacité de taille parfois limitée, nous recommandons l'usage de la structure DBF. Cette table temporaire peut être produite par le menu "Produire Table Temp.". La table produite sera nommée RecupCpta et portera l'extension choisie.
La récupération des écritures comptables contenues dans cette table temporaire se fait via le menu "Ecritures".
La table temporaire doit être construite en respectant scrupuleusement ces règles.
- les écritures comptables doivent y être inscrites sous forme de lignes consécutives
- pour les écritures de type "ventes", la première ligne doit être celle correspondant au compte client
- pour les écritures de type "achats", la première ligne doit être celle correspondant au compte fournisseur
- chaque écriture comptable doit être équilibrée D-C
- les montants créditeurs sont notés avec des montants positifs ; les montants débiteurs avec des montants négatifs
- l'exercice et les périodes correspondant aux écritures à importer doivent être créés au préalable dans Mercator
- hormis pour le premier exercice importé, nous recommandons de ne pas importer d'OD de réouverture, mais de les générer au sein de Mercator
- considérant les 2 points qui précèdent, nous recommandons d'importer les écritures d'un exercice à la fois et ensuite, d'effectuer l'ouverture automatique de l'exercice suivant au sein de Mercator
- sauf indication contraire, tous les champs de la structure ci-après doivent être complétés
- la structure suivante doit être respectée :
- NUM_EX : numéro d'exercice (voir table EXERCICES, champ NUM)
- NUM_PER : numéro de la période au sein de l'exercice (voir 3 caractères de droite du champ NUM de la table PERIODE)
- JOURNAL : nom du journal (5 caractères max.)
- PIECE : n° d'écriture comptable
- DATE : date de l'écriture comptable (obligatoire sur la première ligne pour les ventes et achats; obligatoire sur toutes les lignes pour financiers & OD)
- ECHEANCE : échéance de l'écriture comptable (obligatoire sur la première ligne pour les ventes et achats; obligatoire sur toutes les lignes pour financiers & OD)
- TYPE_CPTE : type de compte : 1=compte général; 2=client; 3 = fournisseur
- COMPTE : compte général (obligatoire, même pour client et fournisseur - dans ce cas, indiquez le centralisateur)
- TIERS : compte client ou fournisseur. Obligatoire si TYPE_CPTE est 2 ou 3. Doit être vide si TYPE_CPTE=1
- TOT_DV : montant de la ligne en devise du document
- DEV : libellé de la devise du document. Doit être identique pour toutes les lignes d'un même document. Si vide, remplacé par la devise de base du dossier Mercator
- CONVERSION : taux de change de la devise. Sous la forme "valeur de 1 unité de devise étrangère exprimée en devise de base". Doit être identique pour toutes les lignes d'un même document. Si vide, remplacé par 1
- COMMENTAIR : commentaire pour la ligne d'imputation (non obligatoire)
- LETTRAGE : n° de lettrage éventuel
- ANA1 à ANA9 : compte analytique pour les plans 1 à 9. Uniquement si comptabilité analytique (non obligatoire).
Remarques :
- Si le format XLS est utilisé, les dates doivent être passées sous le format AAAAMMJJ
- Les lettrages éventuels sont toujours récupérés en tant que lettrages partiels. Après récupération de tous les exercices, il convient d'effectuer la vérification des lettrages via le TOOLS (menu "Outils / Compta")
- Comme pour les autres récupérateurs, ce récupérateur peut être utilisé à de multiples reprises sur la même table temporaire. Seules les écritures non déjà importées dans Mercator seront transférées.