Het ophalen van gegevens uit andere boekhoudpakketten dan de pakketten waarvoor een specifiek ophaalprogramma bestaat, gebeurt via het menu "Generisch" van het ophaalprogramma.
In dit voorbeeld gebeurt de ophaling van gegevens van klanten, leveranciers, algemene rekeningen en analytische rekeningen via de klassieke import van informatiebestanden (standaardfunctie in Mercator). Het ophaalprogramma beheert enkel de ophaling van de boekingen. De boekhoudjournaals moeten voorafgaandelijk manueel worden gecreëerd in Mercator.
Deze ophaling gebeurt via het ophalen van een tijdelijke tabel, hetzij in DBF-formaat, hetzij in XLS-formaat. Gezien de veranderlijkheid van de structuurdefinitie van de XLS-bestanden en hun soms beperkte grootte raden wij aan om de DBF-structuur te gebruiken. Deze tijdelijke tabel kan worden gegenereerd via het menu "Tijd. tabel genereren". De gegenereerde tabel krijgt als naam RecupCpta, aangevuld met de geselecteerde extensie.
De boekingen uit deze tijdelijke tabel worden opgehaald via het menu "Boekingen".
Bij de opmaak van de tijdelijke tabel moeten de volgende regels nauwgezet worden gevolgd:
- de boekingen in de tabel moeten op opeenvolgende regels vermeld worden;
- voor boekingen van het type "verkoop" moet de eerste regel overeenstemmen met de eerste regel van de klantenrekening;
- voor boekingen van het type "aankoop" moet de eerste regel overeenstemmen met de eerste regel van de leveranciersrekening;
- de debet- en creditzijde van elke boeking moeten in evenwicht zijn;
- de creditbedragen worden genoteerd als positieve bedragen, de debetbedragen als negatieve bedragen;
- het boekjaar en de periodes die overeenkomen met de te importeren boekingen moeten voorafgaandelijk in Mercator worden gecreëerd;
- behalve voor het eerste boekjaar dat wordt geïmporteerd, raden wij aan geen D.P. voor heropening te importeren, maar deze binnen Mercator te genereren;
- rekening houdend met de 2 voorgaande punten, raden wij aan om de boekingen van één boekjaar per keer te importeren en achteraf het volgende boekjaar automatisch te laten openen in Mercator;
- tenzij anders opgegeven, moeten alle velden van de navolgende structuur worden ingevuld;
- de volgende structuur moet worden gerespecteerd:
- NUM_EX: boekjaarnummer (zie tabel EXERCICES, veld NUM),
- NUM_PER: nummer van de periode in het boekjaar (met name 3 tekens rechts van het veld NUM in de tabel PERIODE),
- JOURNAL: naam van het journaal (max. 5 tekens),
- PIECE: boekingsnummer,
- DATE: datum van de boeking (verplicht op de eerste regel voor verkopen en aankopen; verplicht op alle regels voor financiële stukken & D.P.),
- ECHEANCE: verval dag van de boeking (verplicht op de eerste regel voor verkopen en aankopen; verplicht op alle regels voor financiële stukken & D.P.),
- TYPE_CPTE: type rekening: 1 = algemene rekening; 2 = klant; 3 = leverancier,
- COMPTE: algemene rekening (verplicht, ook voor klanten en leveranciers - vermeld in dat geval de centralisatierekening),
- TIERS: klanten- of leveranciersrekening. Verplicht bij TYPE_CPTE = 2 of 3. Moet leeg zijn bij TYPE_CPTE = 1,
- TOT_DV: bedrag van de regel in de valuta van het document,
- DEV: omschrijving van de valuta van het document. Moet identiek zijn voor alle regels van een zelfde document. Indien leeg: vervangen door de basisvaluta van het Mercator-dossier,
- CONVERSION: wisselkoers van de valuta. In de vorm "waarde van 1 buitenlandse valutaeenheid uitgedrukt in basisvaluta". Moet identiek zijn voor alle regels van een zelfde document. Indien leeg: vervangen door 1,
- COMMENTAIR: commentaar bij de boekingsregel (niet verplicht),
- LETTRAGE: eventueel afpuntingsnummer,
- ANA1 à ANA9: analytische rekening voor de vlakken 1 tot 9. Enkel in geval van analytische boekhouding (niet verplicht).
Opmerkingen :
- Als het XLS-formaat wordt gebruikt, moeten de data worden ingevoerd in het formaat JJJJMMDD.
- Eventuele afpuntingen worden altijd opgehaald als gedeeltelijke afpuntingen. Na het ophalen van alle boekjaren moeten de afpuntingen worden gecontroleerd via TOOLS (menu "Tools / Boekhouding").
- Net als de andere ophaalprogramma's kan ook dit ophaalprogramma meermaals worden gebruikt voor dezelfde tijdelijke tabel. Enkel boekingen die niet eerder in Mercator werden geïmporteerd, worden overgezet.