Témoignage : Koesio

Nous sommes dans la gestion documentaire. Initialement, nous nous appelions "Davin" et nous commercialisions des photocopieurs. Nous sommes restés dans le métier de l'impression jusqu'au rachat par le groupe français Koesio.

Koesio représente 3500 collaborateurs, répartis dans 180 agences en France et en Belgique. Nous nous orientons vers d'autres métiers, comme celui de l'informatique, la télécom et celui de l'audiovisuel avec les écrans interactifs, etc.
Chaque entité du groupe reste autonome. Nous avions déjà fait l'acquisition de Mercator avant le rachat. De ce fait, Mercator est utilisé exclusivement par l'antenne belge et luxembourgeoise tandis que le groupe français a son propre ERP spécialisé.

Au rachat par Koesio, la question s'est posée : adopte-t-on l'outil du groupe ? Mais nous étions sentimentalement attachés à Mercator. Le groupe n'a pas poussé davantage car ils n'avaient pas envie d'aller plus loin concernant le volet légal belge. Par rapport à la France, nous avons énormément de spécificités. La seule contrainte était de pouvoir leur envoyer les reportings demandés. Donc nous avons mis en place une volée de rapports différents dans Mercator pour pouvoir les satisfaire ! (rires)

C'est simple. Notre ancien ERP, entièrement personnalisé pour notre métier, était très vieillissant. Son éditeur a été racheté et le repreneur a pris la décision d'arrêter son support. Nous n'avions pas trop le choix : soit nous restions auprès du repreneur et nous migrions vers son logiciel, soit nous cherchions une toute nouvelle solution. Ca a été l'occasion de faire un tour du marché.

Par le bouche-à-oreille. Nous avons appris qu'un concurrent de la région utilisait Mercator. Nous nous sommes dit "Si Mercator est à l'aise chez ce concurrent, c'est qu'ils connaissent déjà le métier !" Nous avons reçu quelques démos et nous nous sommes vite rendus compte que, même si Mercator n'était peut-être pas l'outil le plus adapté à notre secteur dans sa version standard, ses possibilités de personnalisation étaient énormes.

La possibilité customisation a donc beaucoup joué. Nous avons acquis Mercator en 2019 et nous l'avons mis en production le 1er janvier 2020. Pendant une année complète, nous avons fait des ateliers, eu des échanges, etc. pour vraiment personnaliser le logiciel. Depuis la mise en production, nous ne cessons de l'adapter. Le projet est en évolution continue.

La gestion commerciale et la comptabilité. Nous avons aussi le CRM, mais nous l'utilisons moins pour l'instant.

Si aujourd'hui on me dit "Tu vas changer d'ERP", sans mon chef de projet Mercator, ce serait très compliqué. Il a vraiment été un moteur pour nous, c'est une personne extraordinaire. Nous nous sommes bien trouvés. Je pense que c'était un de ses premiers gros projets. Et pour moi aussi, c'était colossal comme projet : on ne change pas d'ERP du jour au lendemain, en un claquement de doigts.

La collaboration est vraiment très bonne. Notre devise est « travailler sérieusement sans se prendre au sérieux » et à ce niveau, nous nous sommes vraiment sentis sur la même longueur d'ondes que Mercator.

Dans un projet pareil, il faut impliquer les utilisateurs. Or ils travaillent, ils n'ont pas que ça à faire. Nous avons d'abord dessiné les grandes lignes en comité de direction avec l'aide de notre chef de projet et transposer ce qu'on faisait déjà sur l'ancien ERP. Mais ce processus n'était pas optimal car nous nous sommes rendus compte que tout n'était pas à reprendre.
Notre chef de projet a eu la présence d'esprit de dire "On va organiser des ateliers avec les utilisateurs". Ce sont eux qui sont sur le terrain, qui utilisent la solution. Il n'y a rien de mieux que de leur demander leur avis. Nous avons alors mis en place des ateliers. Notre chef de projet est venu quelques semaines faire un "Vis ma vie" avec chaque utilisateur et ça a réellement débloqué la situation.

Le changement est toujours compliqué. Mais grâce au fait d'avoir impliqué les utilisateurs, ils ne pouvaient pas dire ensuite que telle chose n'allait pas, vu qu'ils avaient pu décider eux-mêmes. Il y a eu tellement de proximité et de collaboration que tout s'est bien déroulé. 

Notre Mercator a été dessiné par nous. Donc, on ne peut pas être plus proche de notre métier, en fait ! Quand je vois le Mercator d'autres entreprises, je rigole car ils sont très différents !

C'est surtout un gain de temps grâce à l'automatisation.

Je vais prendre un exemple. Dans les photocopieurs, il y a des consommables (cartouches d'encre, toners, ...) Avant, les clients téléphonaient et nous devions manuellement encoder la commande. Ici, grâce à Mercator et aux connecteurs dans les photocopieurs, nous avons pu intégrer le fait que, lorsqu'il reste 10% de toner, la machine va elle-même envoyer une requête à Mercator qui génère ensuite automatiquement la commande. Le logiciel crée aussi l'étiquette chez Bpost. Au centre logistique, les étiquettes s'impriment, il n'y a plus qu'à les coller et ça part ! Avant, ce processus était très laborieux, et nous prenait énormément de temps.

Le deuxième exemple de gain de temps est au niveau de la facturation. Un photocopieur, c'est comme un compteur électrique : il y a un compteur de pages et le client paie un forfait pour un certain nombre clics. Tous les trimestres, nous faisons le relevé des compteurs. Avant, cela prenait en moyenne 3 à 4 jours. Aujourd'hui, tout est bouclé en 1h - 1h30. Mercator interroge les compteurs et facture. La réception des données est vraiment facilitée !

En tout cas, pas à un concurrent, qu'ils restent dans leur jus ! (rires) Par contre, à un confrère, oui !
Notre stratégie de croissance passe par l'acquisition de nouvelles entreprises. Par exemple la société Defilangues, qui avait aussi son propre ERP. Nous les avons fait passer à Mercator. L'objectif sera de fusionner les bases de données pour sortir des statistiques communes et faire des croisements. C'est notre prochaine grosse étape !

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