Témoignage : TPB (Technique et Protection des Bois)

Le domaine de TPB ? Le bois ! L'entreprise utilise Mercator pour gérer les spécificités du métier.

L’entreprise possède plusieurs départements et chacun a son activité :

Fabrication de charpentes et maisons à ossature bois
Fabrication et achat-vente de clôtures, bancs, jeux, abris de jardin, … en bois traité (département Jardywood)
Achat-vente de panneaux pour la construction : panneaux de plâtre, parquet, lambris, … (département Panowood)

En Belgique, mais aussi en France, TPB vend aux professionnels du métier (tels que des entreprises de construction ou des architectes de jardin) mais aussi aux particuliers.

Rencontre avec Isabelle Gaspard, responsable de l’administratif chez TPB

L’Ere avant Mercator : plusieurs logiciels mais peu de fonctionnalités

Avant Mercator, chaque département de TPB avait sa propre organisation et son propre logiciel. Il n’y avait pas de gestion commerciale (offres, commandes, bordereaux, …), seulement la comptabilité.
Certaines fonctionnalités manquaient donc.

Changer de logiciel ! Oui mais pourquoi ?

TPB s’interroge sur ses besoins et la manière de les réaliser. Deux souhaits sont définis :

« Nous voulions éviter d’avoir une grande quantité de logiciels différents pour tous les départements. »

Mais l’entreprise souhaite aussi un prestataire de service fiable, qui puisse répondre rapidement à ses demandes et questions.

réalisations pour jardins

La solution : choisir Mercator

Un premier logiciel est proposé à TPB par leur informaticien. Mais ils sont peu convaincus. C’est alors qu’un de leurs clients leur parle d’un programme qu’il vient de choisir : Mercator. Les deux sociétés se rencontrent, l’une explique à l’autre le fonctionnement du logiciel de gestion. Ils sont séduits.

« Au-delà du programme (qui leur convenait bien), ce qu’ils aimaient, c’était le « service après-vente », le support quand il y a une demande ou une question. On appelle, on a toujours quelqu’un en ligne. Et si la solution n’est pas trouvée dans la journée, ça sera au maximum pour le lendemain. »

Le premier critère est rempli. Le second aussi puisqu’en choisissant Mercator, TPB bénéficie à la fois de la comptabilité Mercator (toute neuve à l’époque) mais aussi de la gestion commerciale pour le stock, les offres, les commandes, les factures, … Un seul logiciel pour toute l’activité.
Seul un des anciens programmes est conservé : celui de l’étude des charpentes, métier très spécifique.

création de charpente bois

La mise en place du nouveau logiciel, il y a 10 ans.

TPB confirme son choix. Viennent ensuite l’installation et la personnalisation de Mercator.

« Nous avons fait nos demandes pour adapter le logiciel : l’équipe a notamment récréé la comptabilité analytique, qui était très poussée, et j’ai retrouvé mes tableaux. Ces rapports ont été paramétrés selon les données dont j’ai besoin. »

Après une dizaine d’années d’utilisation, d’autres projets sont en route : Mercator a évolué et TPB renouvelle sa confiance en installant la nouvelle version du logiciel.
Un module supplémentaire doit aussi voir le jour : un planning de fabrication et de livraison.

« Le but est de pouvoir dire : « Je sais fabriquer autant de produits par jour et par semaine. Lequel dois-je produire en premier ? » en respectant les impératifs. Nous pourrons donc imprimer, tous les jours, un planning de la production pour la journée. »

Une solution de gestion mais aussi d’autres avantages : gain de temps, centralisation des informations, …

« De manière générale, nous perdons moins de temps puisque les documents ne doivent pas être réencodés (quand une offre devient une commande, par exemple). L’intégration entre la gestion commerciale et la comptabilité est aussi un avantage. »

Plusieurs améliorations sont constatées dans l’entreprise.
Il est plus facile de consulter les informations de chaque client. Dans sa fiche, il y a tous les éléments composant la relation avec celui-ci : offres, commandes, bordereaux, rappels, …
Il est aussi possible d’obtenir des listes et filtres plus affinés : palmarès des meilleurs clients ou produits, triés ou non par département, … Des statistiques intéressantes pour les commerciaux.

Au sein de l’équipe de TPB, c’est l’apaisement : « Auparavant, j’entendais régulièrement : « Oui mais ceci, je l’ai déjà encodé précédemment ! » Mais ce n’était pas dans le bon logiciel. Parfois il y avait aussi des erreurs, des fautes de frappe. Désormais, il y a moins d’énervement dans l’équipe. »

entreprise de construction charpente

jeux jardins

Au-delà de ces aspects généraux, Mercator répond aux spécificités du secteur du bois.

Variation des unités et du conditionnement, donc variation des prix : « Nous achetons le bois à la pièce et nous le revendons au mètre. Parfois, nous recoupons aussi le bois donc il y a des ajustements à faire dans le stock. »
Vente au forfait : certains produits sont constitués de plusieurs composants à vendre ensemble. Dans Mercator, ces articles sont indiqués comme constituant un même produit.
Personnalisation des documents d’impression : en bas de chaque commande s’insèrent automatiquement des clauses de contrat. Ces notes s’ajoutent en fonction du client, du type de document et du département.
Messages d’avertissement automatiques dans le logiciel : « Nous travaillons avec des assurances-crédits. Si un client fait une commande supérieure au montant accordé par l’assurance, nous sommes avertis par un message. »

L’avis de TPB sur cette aventure avec Mercator, loin d’être finie ?

« Satisfaits ! Nous l’avons adapté pour répondre à tous nos besoins. Mercator fait tout ce qu’on lui demande. C’est rare quand quelque chose n’est pas possible à faire dans Mercator. »

Vous souhaitez intégrer l’ensemble de votre activité en un seul logiciel ? Vous gérez aussi des unités et des conditionnements complexes ? Vous souhaitez créer des rapports sur-mesure ?
Contactez-nous !