Getuigenis : TPB (Techniek en Bescherming van hout)

Het domein van TPB? Het hout! De onderneming gebruikt Mercator om de specifieke kenmerken van hun beroep te beheren.

Getuigenissen

Het bedrijf heeft verschillende afdelingen en elk van deze heeft haar eigen activiteit:

  • Constructiebouw en houtskeletbouw
  • Produceren en aankopen-verkopen van hekken, banken, spelletjes, tuinhuisjes,... (Jardywood afdeling)
  • Aankoop en verkoop van panelen voor constructies: gipsplaten, vloeren, parket, labrisering (Panowood afdeling)

In België, maar ook in Frankrijk, TPB verkoopt aan professionelen uit de industrie (zoals bouwbedrijven en tuinarchitecten), maar ook aan particuliere klanten.

Maak kennis met Isabelle Gaspard, hoofd van de administratie bij TPB.

Het tijdperk vóór Mercator: meerdere software-pakketten, maar weinig functionaliteiten

Vóór Mercator had elke afdeling van TPB haar eigen organisatie en haar eigen software. Er was nergens een commercieel beheer (offertes, bestellingen,...), enkel de boekhouding.
Sommige functies ontbraken dus.


Van software veranderen! Ja, maar waarom?
TPB heeft nagedacht over haar benodigdheden en hoe deze gerealiseerd kunnen worden. Twee wensen werden gedefinieerd:

« Wij willen voorkomen dat elke afdeling met een andere software moet gaan werken. »

Maar het bedrijf wenst ook een betrouwbare dienstverlener die snel op verzoeken en vragen kan reageren.

réalisations pour jardins

De oplossing: kiezen voor Mercator

Een eerste software werd aan TPB voorgesteld door hun IT-beheerder, maar ze waren niet overtuigd. Totdat een van hun klanten sprak over het programma waarvoor zij zelf hadden gekozen: Mercator. De twee bedrijven ontmoeten elkaar, en ze leggen de werking van hun software uit. Ze waren gecharmeerd.

Buiten het programma (dat hun goed leek), waren ze vooral onder de indruk van de dienst na verkoop, de support die verleend wordt wanneer iemand een vraag stelt. We zeggen dat er altijd iemand beschikbaar is om support te verlenen. En indien de oplossing niet op de dag zelf gevonden wordt, zal deze ten laatste de volgende dag gevonden worden.

Aan het eerste criterium werd voldaan. Aan de tweede ook, want door te kiezen voor Mercator heeft TPB ook gekozen voor Mercator Boekhouding, maar ook voor het commercieel beheer voor de voorraad, offertes, bestellingen, facturen,... Éen enkele software voor alle activiteiten. Slechts één van deze oude programma's is bewaard gebleven: de studie van structuren, wat zeer specifiek is voor hun beroep.

création de charpente bois

Het implementeren van de nieuwe software gebeurde 10 jaar geleden.

TPB bevestigt zijn keuze, vervolgens starten we met de installatie van Mercator en de aanpassingen.

« We hebben onze verzoeken gemaakt om de software aan te passen: de ploeg heeft vooral gekozen voor analytische boekhouding, die zeer grondig is. Deze rapporten zijn op maat ingesteld, zodat ze alle gegevens bevatten die ik nodig heb.»

Na een decennium aan gebruik, zijn er nog andere projecten lopende: Mercator is geëvolueerd en TPB bevestigt haar vertrouwen door de nieuwste versie van de software toe te passen.
Een nieuwe module werd ook tot leven geroepen: een planning voor het productieproces en de levering.

« Het doel is om te zeggen: "Ik weet dat ik zoveel producten per dag en per week moet maken. Wat moet ik eerst maken?". Dus kunnen we nu elke dag de productie-planning voor de huidige dag afdrukken.»

Een oplossing qua beheer maar ook andere voordelen: tijd winnen, informatie centraliseren,...

« In het algemeen verliezen we veel minder tijd doordat we de informatie niet opnieuw moeten ingeven (wanneer een offerte een bestelling wordt bijvoorbeeld). De koppeling tussen commercieel beheer en de boekhouding is ook een voordeel.»

Verschillende verbeteringen werden vastgesteld in het bedrijf.
Het is makkelijker om de informatie te raadplegen van elke klant.In de klantenfiche vind je alle elementen die een link hebben met de klant: offertes, bestellingen, facturen, bestellingen,..
Het is ook mogelijk om meer verfijnde lijsten te verkrijgen met behulp van filters: rangschikking van de beste klanten en producten, al dan niet gesorteerd per afdeling... Dit zijn interessante statistieken voor het bedrijfsleven.

Binnen het TPB team heerst er een tevreden gevoel: Vroeger hoorde je regelmatig: « Ja maar dit heb ik al ingegeven! » Maar dit gebeurde niet altijd in de juiste software, soms waren er ook fouten, typfouten. Nu heerst er minder nervositeit binnen het team.

entreprise de construction charpente

jeux jardins

Naast deze algemene aspecten voldoet Mercator aan de specifieke kenmerken van de houtsector.
  • Veranderingen in eenheden en verpakkingen waarvan de prijs varieert: « Wij kopen het hout aan in stuks en verkopen het per meter. Soms recupereren we ook hout, hierdoor zijn er voorraadwijzigingen nodig. »
  • Verkoop aan forfait: sommige producten bestaan uit verschillende componenten die als één geheel te koop aangeboden worden. In Mercator zijn deze artikelen aangeduid als één product.
  • Personaliseren van document-afdrukken: op de achterzijde van de bestelling worden de contract-clausules automatisch toegevoegd. De inhoud van deze clausule hangt af van de klant, het type document en de afdeling.
  • Automatische waarschuwingen in de software: « We werken met een kredietverzekering, wanneer de klant een bestelling plaatst waar van het bedrag hoger is dan het het bedrag van de kredietverzekering wordt er een waarschuwing gegeven door de software in de vorm van een bericht. »
Het gevoel van TPB over het avontuur met Mercator: ver van gedaan?

« Tevreden! Wij hebben de software aangepast om een antwoord te bieden op al onze behoeften. Mercator doet alles wat we hebben gevraagd . Het is zeer zeldzaam wanneer iets niet mogelijk is binnen Mercator. »

 
Wilt u uw hele bedrijf integreren in een software? Wilt u eenheden en complexe verpakkingen kunnen beheren? Wilt u aangepaste rapporten maken?
Contacteer ons!