Mercator comptabilité permet la saisie de brouillons, c-à-d d'écritures comptables qui ne sont pas déjà validées et ne font donc pas partie du grand livre. Hormis cette particularité, les brouillons fonctionnent de manière identique aux écritures comptables : date, période comptable, possibilité de lettrage, …
Activation des brouillons
Si la fonctionnalité n'est pas déjà activée, la procédure suivante doit être effectuée :
- Mettre à jour Mercator sur tous les postes qui ont accès aux fonctionnalités de la comptabilité.
- Veiller à ce que tous les autres utilisateurs utilisant la comptabilité ferme leur session Mercator.
- Via les outils avancés de Mercator, dans le sous menu "Comptabilité", exécuter "Activer Brouillons"
- Cela va demander un redémarrage de Mercator.
⚠️ Il ne faut pas installer les colonnes manuellement, car Mercator met aussi en place des index, des contraintes et des fonctions scalaires nécessaires.
💡 Si ce point de menu est invisible, alors la fonctionnalité est déjà activée et rien ne doit être effectué.
Encodage d'un brouillon
Un brouillon s'encode comme une écriture courante. La seule différence est qu'il faut activer le mode "brouillon" via l'interrupteur situé dans la partie supérieure droite de l'écran.
👉 Si le bouclage est activé au niveau de la séquence, l'état de cet interrupteur sera propagé au prochain encodage dans ce journal.
Transformation d'un brouillon en écriture comptable
Pour transformer un brouillon en écriture comptable, il faut ouvrir à nouveau ce brouillon (via l'historique du menu "Fenêtres" ou à partir du grand livre d'un signalétique) et y désactiver le mode "brouillon" via ce même interrupteur. La transformation sera effectuée lors de la sauvegarde.
❌ Il n'est pas possible de créer un brouillon depuis une écriture comptable déjà sauvegardée.
Suppression d'un brouillon
Un brouillon peut toujours être supprimé. Pour cela, il faut ouvrir à nouveau ce brouillon (via l'historique du menu "Fenêtres" ou à partir du grand livre d'un signalétique) et ensuite utiliser le menu "Edition / Supprimer".
Fonctionnalités qui prennent en compte les brouillons
La grille de balance dans les signalétiques
- clients,
- fournisseurs,
- comptes généraux,
- comptes analytiques,
- immobilisés
présente une case à cocher "+ Brouillons". Une fois celle-ci cochée, la balance affichée tient compte des brouillons.
Dans les sélections proposées pour
- le grand livre des signalétiques listés ci-dessus,
- l'historique comptable du menu "Fenêtres",
- le bilan interne
Mercator propose une déroulant permettant :
- d'ignorer les brouillons (valeur par défaut),
- de prendre en compte les écritures comptables et les brouillons,
- de prendre en compte uniquement les brouillons.
Dans les différentes grilles, les colonnes période, journal, numéro et référence des lignes correspondant à des brouillons s'affichent en bleu et italique.
Opérations groupées sur les brouillons
A partir de l'historique comptable du menu "Fenêtres", si la sélection des brouillons a été effectuée sur "Uniquement", alors le menu contextuel de la grille présente ces éléments :
- Créer Ecritures : cela permet de transformer tous les brouillons listés dans l'historique en écritures comptables,
- Supprimer Tout : cela permet de supprimer tous les brouillons listés dans l'historique.
Particularité pour les financiers
Les journaux financiers requièrent le respect d'une chronologie parfaite afin que les soldes initiaux et finaux se suivent correctement. En conséquence, ces limitations s'appliquent :
- Si un brouillon de financier existe, alors il n'est plus possible d'encode une écriture dans ce journal. Mercator suggère alors de la sauvegarder en tant que brouillon.
- Les brouillons de financier doivent être transformés en écritures de façon chronologique.
- Il n'est pas autorisé de supprimer un brouillon de financier si celui-ci n'est pas le dernier.
Droits utilisateurs
Les droits habituels des utilisateurs sur les écritures comptables s'appliquent aussi aux brouillons.
La case à cocher "Uniquement brouillons" dans l'onglet "Ecritures" permet de spécifier que cet utilisateur ne peut encoder que des brouillons. Il ne pourra donc jamais transformer un brouillon en écriture. S'il ouvre une écriture comptable, celle-ci sera toujours non modifiable.
Dans les séquences de la comptabilité, il est possible de définir dans l'onglet "Paramètres" un niveau minimum pour autoriser la validation de brouillons, ainsi que des départements. Si le niveau est à zéro ou le département vide, aucune de ces restrictions n'est appliquée. Les restrictions "niveau" et "département" sont appliquées séparément.
Recommandations pour l'adaptation des rapports
Certains rapports comptables peuvent être facilement adaptés afin de tenir compte des brouillons.
La clause pieds_c.periode = … peut devenir :
- Si on souhaite les écritures et les brouillons : pieds_c.periode_effective = …
- Si on souhaite uniquement les brouillons : pieds_c.periode_draft = …
La clause pieds_c.num_ex = … peut devenir :
- Si on souhaite les écritures et les brouillons : ((pieds_c.num_ex = …) or (pieds_c.periode_draft like str(…, 3) + '%'))
- Si on souhaite uniquement les brouillons : pieds_c.periode_draft like str(…, 3) + '%'
La clause dbo.PERIODE(…) = … peut devenir :
- Si on souhaite les écritures et les brouillons : dbo.PERIODE_EFFECTIVE(…) = …
- Si on souhaite uniquement les brouillons : dbo.PERIODE_DRAFT(…) = …
La clause dbo.PERIODE_DL(…) = … peut devenir :
- Si on souhaite les écritures et les brouillons : dbo.PERIODE_EFFECTIVE_DL(…) = …
- Si on souhaite uniquement les brouillons : dbo.PERIODE_DRAFT_DL(…) = …
💡 Lors de l'exécution de rapports, Mercator remplace automatiquement @PERIODE_EFFECTIVE et @PERIODE_DRAFT par @PERIODE.
👉 Certains rapports standards de Mercator (grands livres, balances, ...) bénéficient automatiquement d'une sélection sur "Sélection par période - Inclure brouillons" ou "Sélection par période - Uniquement brouillons" si la sélection sur "Période" est présente dans le paramétrage du rapport.