Mercator boekhouding laat toe om concepten te boeken, d.w.z. boekingen die nog niet gevalideerd zijn en dus geen deel uitmaken van het grootboek. Buiten deze eigenschap functioneren concepten identiek aan gewone boekingen: datum, boekhoudperiode, mogelijkheid tot afpunten, …
Activeren van concepten
Indien de functionaliteit nog niet geactiveerd is, moet volgende procedure worden uitgevoerd:
- Update Mercator op alle werkposten die boekhouding gebruiken.
- Zorg dat alle andere gebruikers Mercator afsluiten.
- Via de geavanceerde tools, submenu “Boekhouding”, kies “Concepten activeren”.
- Dit zal een herstart van Mercator vereisen.
⚠️ Kolommen mogen niet manueel worden toegevoegd, aangezien Mercator ook indexen, constraints en functies installeert.
💡 Indien dit menu-item niet zichtbaar is, is de functionaliteit reeds actief.
Invoer van een concept
Een concept wordt ingevoerd zoals een gewone boeking. Het verschil is dat men de modus “concept” activeert via de schakelaar rechtsboven in het scherm.
👉 Indien "Sequentie autom. opnieuw openen" op de sequentie actief is, wordt de toestand van deze schakelaar overgenomen bij de volgende invoer in dit dagboek.
Omzetten van een concept naar een boeking
Om een concept om te zetten naar een boekhoudkundige boeking, moet men dit concept opnieuw openen (via de historiek in het menu "Vensters" of vanuit het grootboek van een informatiebestand-fiche) en daar de modus “concept” uitschakelen via dezelfde schakelaar. De omzetting gebeurt bij het opslaan.
❌ Het is niet mogelijk om van een bestaande boeking opnieuw een concept te maken.
Verwijderen van een conceptboeking
Een concept kan altijd worden verwijderd. Hiervoor moet men het concept opnieuw openen (via de historiek in het menu "Vensters" of vanuit het grootboek van een informatiebestand-fiche) en vervolgens het menu "Bewerken / Uitwissen" gebruiken.
Functionaliteiten die rekening houden met conceptboekingen
De balansgrid van deze informatiebestanden
- klanten,
- leveranciers,
- algemene rekeningen,
- analytische rekeningen,
- vaste activa
bevat een selectievakje "+ Conceptboekingen". Wanneer dit is aangevinkt, houdt de weergegeven balans rekening met de concepten.
In de selecties die worden aangeboden voor:
- het grootboek van de hierboven vermelde fiches,
- de boekhoudhistoriek in het menu "Vensters",
- de interne balans
biedt Mercator een keuzelijst waarmee men kan:
- de concepten negeren (standaardwaarde),
- zowel boekingen als concepten opnemen,
- enkel de conceptboekingen opnemen.
In de verschillende grids worden de kolommen periode, dagboek, nummer en referentie van lijnen die overeenkomen met concepten weergegeven in blauw en cursief.
Groepsbewerkingen op conceptboekingen
Vanuit de boekhoudhistoriek in het menu "Vensters", indien de selectie van de concepten op “Alleen” staat, toont het contextmenu van de grid de volgende elementen:
- Boekingen aanmaken: hiermee worden alle in de historiek vermelde concepten omgezet naar boekhoudkundige boekingen,
- Alles verwijderen: hiermee worden alle in de historiek vermelde concepten verwijderd.
Bijzonderheden voor financiële dagboeken
Financiële dagboeken vereisen een strikte chronologie zodat de begin- en eindsaldi correct op elkaar aansluiten. Daarom gelden de volgende beperkingen:
- Als er een financieel concept bestaat, is het niet meer mogelijk om een boeking in dit dagboek in te voeren. Mercator stelt dan voor om deze als concept op te slaan.
- Financiële concepten moeten in chronologische volgorde worden omgezet naar boekingen.
- Het is niet toegestaan om een financieel conceptboeking te verwijderen als dit niet het laatste is.
Gebruikersrechten
De gebruikelijke gebruikersrechten op boekhoudkundige boekingen zijn ook van toepassing op concepten.
Het selectievakje "Alleen conceptboekingen" in het tabblad "Boekingen" maakt het mogelijk te bepalen dat deze gebruiker enkel concepten kan invoeren. Hij zal dus nooit een concept kunnen omzetten naar een boeking. Als hij een boeking opent, zal deze steeds niet-wijzigbaar zijn.
In de sequenties van de boekhouding kan men in het tabblad "Parameters" een minimumniveau instellen om de validatie van concepten toe te laten, evenals één of meerdere afdelingen. Indien het niveau op nul staat of de afdeling leeg is, worden er geen beperkingen toegepast. De beperkingen "niveau" en "afdeling" worden afzonderlijk toegepast.
Aanbevelingen voor het aanpassen van rapporten
Sommige boekhoudkundige rapporten kunnen eenvoudig worden aangepast om rekening te houden met conceptboekingen.
De clausule pieds_c.periode = … kan worden vervangen door:
- Voor boekingen + concepten:
pieds_c.periode_effective = … - Enkel concepten:
pieds_c.periode_draft = …
De clausule pieds_c.num_ex = … kan worden vervangen door:
- Voor boekingen + concepten:
((pieds_c.num_ex = …) OR (pieds_c.periode_draft LIKE STR(…,3) + '%')) - Enkel concepten:
pieds_c.periode_draft LIKE STR(…,3) + '%'
De clausule dbo.PERIODE(…)= … kan worden vervangen door:
- Voor boekingen + concepten:
dbo.PERIODE_EFFECTIVE(…) = … - Enkel concepten:
dbo.PERIODE_DRAFT(…) = …
De clausule dbo.PERIODE_DL(…)= … kan worden vervangen door:
- Voor boekingen + concepten:
dbo.PERIODE_EFFECTIVE_DL(…) = … - Enkel concepten:
dbo.PERIODE_DRAFT_DL(…) = …
💡 Bij het uitvoeren van rapporten vervangt Mercator automatisch @PERIODE_EFFECTIVE en @PERIODE_DRAFT door @PERIODE.
👉 Sommige standaardrapporten van Mercator (grootboeken, balansen, …) ondersteunen automatisch de opties "Selectie per periode - Conceptboekingen opnemen" of "Selectie per periode - Alleen conceptboekingen" indien de selectie "Periode" aanwezig is in de rapportconfiguratie.