La création d'un nouvel exercice comptable (ou année fiscale) s'effectue via la clôture provisoire de l'exercice précédent. Cela se trouve dans le menu "Gestion / Exercices Comptables / Clôture Provisoire" dans une comptabilité autonome et dans le "Comptabilité/ Exercices Comptables / Clôture Provisoire" pour un ERP.
Cette opération a pour conséquence de créer l'exercice comptable suivant, si celui-ci n'a pas déjà été créé lors d'une précédente clôture provisoire.
Une fois les paramètres du nouvel exercice confirmés, Mercator présentera l'information qui sera utilisée pour la génération d'une O.D. automatique de report des soldes des comptes de bilan. Si une O.D. de report est déjà existante, Mercator en montrera les informations dans la partie supérieure de l'écran. Une clôture provisoire remplace toujours toute éventuelle O.D. de report générée lors d'une précédente clôture provisoire.
💡 La clôture provisoire d'un exercice peut être répétée autant de fois que souhaité. Elle doit être effectuée dès que l'on souhaite voir dans un nouvel exercice des modifications de solde de comptes de bilan apportées dans un exercice précédent.
💡 La clôture provisoire ne peut s'effectuer que si au moins un journal d'O.D. de type "Report" existe. Ce journal peut être crée via "Outils / Séquences / Comptabilité".
Et si aucun exercice comptable existe ?
La création du premier exercice comptable doit se faire via le menu "Gestion / Initialiser 1er Exercice Comptable" ou "Comptabilité / Initialiser 1er Exercice Comptable"
La zone "libellé" doit être complétée avec le nom de l'exercice :
- par exemple l'année
- 2 années si exercice prolongé ou décalé
Les champs "Début" et "Fin" doivent reprendre, respectivement, les dates de début et de fin d'exercice.
Ensuite, il convient de créer les différentes périodes de l'exercice.
Lors de la fermeture de cet écran, Mercator vérifie que :
- la fin de chaque période correspond au début de la suivante ;
- le début d'exercice correspond au début de la première période ;
- la fin d'exercice correspond à la fin de la dernière période.
Lors de l'initialisation d'un nouvel exercice, aucune des cases situées dans les colonnes de droite ne doit être cochée.
💡 Le bouton "Initialiser Exercice" permet une génération automatique des périodes comptables, sur base mensuelle ou trimestrielle. Pour que ce bouton soit accessible, il suffit de compléter les dates de début et de fin d'exercice. Le tableau de période doit être vierge.
👉 Recommandation : ne pas initialiser le dossier en mode "trimestriel", mais toujours préférer le mode "mensuel". Il est possible d'établir des déclarations de TVA trimestrielles à partir d'un exercice mensuel. En revanche, il peut être difficile, en cours d'année, de passer d'un exercice trimestriel à mensuel, si la périodicité de la TVA change.