Het aanmaken van een nieuw boekjaar (of fiscaal jaar) gebeurt via de voorlopige afsluiting van het vorige boekjaar. Dit bevindt zich in het menu "Beheer / Boekjaren / Voorlopige afsluiting" in een autonome boekhouding en in "Boekhouding / Boekjaren / Voorlopige afsluiting" in een ERP.
Deze bewerking heeft als gevolg dat het volgende boekjaar wordt aangemaakt, indien dit nog niet werd aangemaakt tijdens een eerdere voorlopige afsluiting.
Zodra de parameters van het nieuwe boekjaar zijn bevestigd, toont Mercator de informatie die zal worden gebruikt voor het genereren van een automatische diverse boeking (D.B.) voor de overboeking van de saldi van de balansrekeningen. Indien er reeds een overboekings-D.B. bestaat, zal Mercator de gegevens ervan in het bovenste gedeelte van het scherm tonen. Een voorlopige afsluiting vervangt altijd elke eventuele overboekings-D.B. die tijdens een eerdere voorlopige afsluiting werd gegenereerd.
💡 De voorlopige afsluiting van een boekjaar kan zo vaak als gewenst worden herhaald. Ze moet worden uitgevoerd zodra men in een nieuw boekjaar wijzigingen wil zien van saldi van balansrekeningen die in een vorig boekjaar werden aangebracht.
💡 Een voorlopige afsluiting kan enkel worden uitgevoerd indien er minstens één D.B.-journaal van het type "Overdracht" bestaat. Dit journaal kan worden aangemaakt via "Tools / Sequenties / Boekhouding".
En als er nog geen boekjaar bestaat?
Het aanmaken van het eerste boekjaar moet gebeuren via het menu "Beheer / 1e boekjaar initialiseren" of "Boekhouding / 1e boekjaar initialiseren".
Het veld "Omschrijving" moet worden ingevuld met de naam van het boekjaar:
- bijvoorbeeld het jaar
- 2 jaren indien het boekjaar verlengd of verschoven is
De velden "Begin" en "Einde" moeten respectievelijk de begin- en einddatum van het boekjaar bevatten.
Vervolgens moeten de verschillende periodes van het boekjaar worden aangemaakt.
Bij het sluiten van dit scherm controleert Mercator dat:
- het einde van elke periode overeenkomt met het begin van de volgende;
- het begin van het boekjaar overeenkomt met het begin van de eerste periode;
- het einde van het boekjaar overeenkomt met het einde van de laatste periode.
Bij de initialisatie van een nieuw boekjaar mag geen enkel vakje in de kolommen aan de rechterkant aangevinkt zijn.
💡 De knop "Boekjaar Initialiseren" laat toe om de boekhoudperiodes automatisch te genereren, op maand- of kwartaalbasis. Om deze knop beschikbaar te maken, volstaat het om de begin- en einddatum van het boekjaar in te vullen. De periodetabel moet leeg zijn.
👉 Aanbeveling: initialiseer het dossier niet in “kwartaal”-modus, maar geef altijd de voorkeur aan de “maand”-modus. Het is mogelijk om kwartaal-btw-aangiften op te maken op basis van een maandelijks boekjaar. Omgekeerd kan het in de loop van het jaar moeilijk zijn om van een kwartaal- naar een maandelijks boekjaar over te stappen, wanneer de btw-periodiciteit verandert.