La comptabilité de Mercator permet la réception de factures électroniques au format eFFF. Mercator supporte les structures de document UBL 2.0 et UBL 2.1. La réception d'un document se fait via le menu "Fichiers / Recevoir Document / eInvoice".
Le cadre permet de recevoir un ou plusieurs fichiers par drag & drop. Il est ainsi aisé de lire des fichiers reçus par mail. Le bouton "Ouvrir Fichier XML" permet de sélectionner un fichier déjà présent sur disque.
Mercator présente alors cet écran :
Dans le premier onglet, on peut fixer le fournisseur, le journal et le compte général. Le cadre inférieur est seulement informatif. Le fournisseur peut être identifié automatiquement sur base de son numéro de TVA. Si le n° de TVA n'est pas défini, la recherche s'effectue sur le nom. Le compte général proposé par défaut est celui repris dans la fiche du fournisseur. Quant au choix du journal, Mercator tient compte du statut du document : facture - note de crédit. Si un journal de factures est utilisé pour l'import d'une note de crédit, alors Mercator inversera les signes.
Le troisième onglet montre les différents fichiers attachés, inclus dans le fichier XML. En général, il s'agit de fichiers PDF.
Le quatrième onglet montre le fichier XML dans son état brut.
Le bouton "OK" permet de générer l'écriture comptable correspondante. Celle-ci n'est pas déjà sauvegardée. Les fichiers attachés sont transférés automatiquement dans l'onglet explorateur de fichiers de cette écriture.
La requête SQL de sélection du fournisseur peut être modifiée par un customizer Accounting, qui implémente l'interface IStringUpdater. L'id de cette requête est <ID>EINVOICE_SELECT_FOU</ID>.
Mode d'import 1 : imputation unique
Par défaut, Mercator crée l'écriture comptable avec un ligne par taux de TVA trouvé dans le fichier XML. Pour chacune de ces lignes, le compte général choisi dans la boîte de dialogue sera utilisé. Dans la plupart des cas, cela produit une écriture comptable avec une seule ligne (si un seul taux de TVA).
Mode d'import 2 : imputations par article
Depuis la version 12.0 de Mercator, il est possible de fixer des liaisons entre les articles se trouvant dans le fichier XML et les comptes généraux. Pour cela, il faut ajouter la grille FouPeppolGen via le paramétrage de la fiche fournisseur. Dans cette grille, il est possible d'associer des références ou la désignation d'un article à un compte général. Lors de la reconnaissance du contenu XML, les éléments de cac:InvoiceLine/cac:Item pris en compte sont :
- cac:SellersItemIdentification/cbc:ID
- cac:StandardItemIdentification/cbc:ID
- cbc:Description
Cette recherche n'est pas sensible à la casse.
Ce système permet donc d'associer des références ou nom d'articles propres à un fournisseur avec un compte général du plan comptable.
Lors de l'import, ces associations sont visibles et éditables dans le second onglet de la boîte de dialogue. Si des associations sont complétées à cet endroit, Mercator proposera leur sauvegarde lors de la validation de la boîte de dialogue (Code 1, si non vide, ou désignation). Les associations déterminées automatiquement sont affichées en caractères gras.
Si une ligne de cette grille n'est pas complétée, Mercator utilisera le compte général du mode d'import n°1.
Dans l'écriture générée, les imputations sont toujours regroupées par compte général et taux de TVA.
Le mode d'import 2 est disponible uniquement si le dossier dispose de l'option PEPPOL.
Le mode d'import 2 est utilisé dès qu'au moins un compte général apparaît dans le second onglet. Dans le cas contraire, Mercator utilise le mode d'import 1.