Mercator boekhouding laat ons toe om facturen te ontvangen in het elektronische formaat eFFF. Mercator ondersteunt volgende documentstructuren: UBL 2.0 en UBL 2.1. Het ontvangen van een document kan gebeuren via het menu "Bestand - Documenten ontvangen - eInvoice".
Het scherm dat opent kan een of meerdere bestanden ontvangen via Drag&Drop. Het is dus eenvoudig om bestanden via e-mail te ontvangen en in te lezen. De knop "Open XML bestand" laat ons toe om een bestand te selecteren dat reeds bewaard is.
Mercator toont dan dit scherm
In het eerste tabblad kunnen de de leverancier, het journaal en de algemene rekening ingevuld worden. Het veld onderaan is een informatief veld. De leverancier kan automatisch geïdentificeerd worden door middel van zijn BTW-nummer. Indien het BTW-nummer niet gedefinieerd is wordt er op naam gezocht. De standaard voorgestelde algemene rekening kan ingevuld worden in de leveranciersfiche. Voor wat de journaalkeuze betreft, houdt Mercator rekening met de staat van het document (factuur/creditnota). Indien een facturatiejournaal gebruikt wordt voor het importeren van een creditnota zal Mercator de richting omdraaien.
Het derde tabblad toont de verschillende bijgevoegde bestanden, meegeleverd in het XML-bestand. Standaard gaat dit over PDF-bestanden.
Het vierde tabblad toont het XML-bestand in haar originele staat.
De knop "OK" laat ons toe om de boeking te genereren. Indien deze nog niet bewaard zijn, worden de toegevoegde documenten automatisch overgezet naar de map van deze boeking in de file-explorer.
De SQL-query voor het selecteren van de leverancier kan gewijzigd worden door de Accounting customizer, die de interface IStringUpdater implementeert. Het id van deze query is <ID>EINVOICE_SELECT_FOU</ID>.
Importmodus 1: unieke toewijzing
Standaard maakt Mercator een boeking aan met één lijn per btw-tarief dat in het XML-bestand wordt gevonden. Voor elk van deze lijnen wordt de grootboekrekening gebruikt die in het dialoogvenster is gekozen. In de meeste gevallen resulteert dit in een boeking met slechts één lijn (als er slechts één btw-tarief aanwezig is).
Importmodus 2: toewijzing per artikel
Sinds versie 12.0 van Mercator is het mogelijk om koppelingen vast te leggen tussen de artikelen in het XML-bestand en de grootboekrekeningen. Hiervoor moet men het raster FouPeppolGen via een parametrering van de leveranciersfiche. In dit rooster kan men referenties of benamingen van een artikel koppelen aan een algemene rekening. Bij de herkenning van de XML-inhoud worden de volgende elementen van cac:InvoiceLine/cac:Item in aanmerking genomen:
- cac:SellersItemIdentification/cbc:ID
- cac:StandardItemIdentification/cbc:ID
- cbc:Description
Deze zoekopdracht is niet hoofdlettergevoelig.
Dit systeem laat dus toe om referenties of artikelnamen van een leverancier te koppelen aan een grootboekrekening in het rekeningschema.
Tijdens de import zijn deze koppelingen zichtbaar en bewerkbaar in het tweede tabblad van het dialoogvenster. Als er op dat moment nieuwe koppelingen worden ingevuld, stelt Mercator hun bewaring voor bij de validatie van het dialoogvenster (Code 1, indien niet leeg, of de benaming). De automatisch bepaalde koppelingen worden in vet weergegeven.
Als er geen regel in dit raster is ingevuld, zal Mercator de algemene rekening van importmodus nr. 1 gebruiken.
In de gegenereerde boeking worden de toewijzingen altijd gegroepeerd per algemene rekening en btw-tarief.
Importmodus 2 is alleen beschikbaar als het dossier over de PEPPOL-optie beschikt.
Importmodus 2 wordt gebruikt zodra er ten minste één algemene rekening in het tweede tabblad verschijnt. Als dat niet het geval is, gebruikt Mercator importmodus 1.