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Archivage des articles avec conservation des statistiques

0000002652     -      19/12/2016

Mercator 10 ou ultérieur permet l'archivage des articles non mouvementés depuis une date au choix de l'utilisateur. Cette fonctionnalité est disponible dans les outils avancés (sous-menu "Gestion Commerciale").

Articles d'archivage

Au début de la procédure d'archivage, Mercator crée un ou plusieurs articles "archives" qui serviront de substituts aux articles archivés, qui seront ensuite supprimés. Il est possible de définir plusieurs critères à prendre en compte pour la création de ces articles d'archivage. Ces critères permettent d'assurer la continuité des statistiques et rapports habituellement utilisés dans le dossier Mercator. Si, par exemple, on souhaite maintenir la possibilité d'éditer des rapports sur base des rayons, familles et sous-familles (et ainsi pouvoir encore éditer le tableau de bord de Mercator), il convient de paramétrer les critères comme suit :

  Il est essentiel de définir correctement les critères d'archivage AVANT d'effectuer l'archivage proprement dit.

  Il est vivement déconseillé de modifier les critères d'archivage après avoir effectué un archivage.

Un article d'archive se reconnaît comme suit :

  • Sa désignation commence par "Archive".
  • Il est non suivi en stock.
  • S_ARCHIV_M vaut true

Mercator ne crée que les articles d'archivage correspondant à des articles archivés qui ont été réellement mouvementés dans la gestion commerciale (ventes, achats, transferts et inventaires).

Si aucun critère d'archivage n'est défini, alors Mercator crée un seul article archive.

Quels sont les articles qui vont être archivés ?

La procédure d'archivage commence par la sélection d'une date. Cette date permet de déterminer une liste d'articles qui n'ont plus été vendus ou achetés depuis cette date. De plus, les articles doivent satisfaire à ces critères supplémentaires :

  • avoir une date de création antérieure à cette date.
  • ne pas être à n° de série (si niveau 3).
  • ne pas être lié à la gestion des lots.
  • ne pas être aussi un article "archive"
  • avoir un stock actuel nul dans tous les dépôts.

Il est par contre permis d'archiver un article qui présente un ou plusieurs mouvements divers de stock (inventaires & transferts de dépôts) après la date sélectionnée. Cela permet d'encoder un inventaire qui permettra de satisfaire le dernier critère repris ci-dessus.

Opérations d'archivage

Lors de l'archivage effectif, les opérations suivantes sont réalisées, eu égard à la liste des articles à archiver déterminée ci-dessus :

  • Remplacement de la référence article par celle de l'article "archive" correspondant, dans tous les mouvements de la gestion commerciale.
  • Suppression de ces articles éventuellement encore existants dans 
    • Les remises sur ventes : BAREMES
    • Les remises sur achats : BAREMESA
    • Les tarifs particuliers clients : TARCLI
  • Suppression effective de ces articles de la table STOCK et des autres tables liées par une contrainte de clé étrangère (ARTFOU, ARTLIENS, ...)

  CETTE PROCEDURE EST IRREVERSIBLE.