Ce module n'est plus repris au tarif. Il ne peut donc plus être commandé.
L'option eInvoice de Mercator permet la génération et la lecture de fichiers EDI-eInvoice, au format BMF100. Ce format est imposé par le Ministère Belge de Finances. Ce format a été conçu selon les désirs de cette Administration et n'a pas pour réel objectif de faciliter la communication entre entreprises. De la sorte :
- certaines données qui revêtent un intérêt pour les entreprises ne font pas partie du format de base et son donc ignorées
- certaines données dont l'intérêt pour l'entreprise est discutable mais qui sont imposées par l'Administration vont être ajoutées. (ex. : justification de l'exemption TVA)
La fonctionnalité eInvoice concerne uniquement les factures et notes de crédit.
Pour installer ce module optionnel, il faut modifier la structure de la base de données comme suit :
- table CLI : C_EINV : C 20 (n° ID eInvoice du client)
- table CLI : C_EINVEXEM : C 4 (code correspondant à l'exemption TVA du client)
- table PIEDS_V : EINVEXEM : C 4 (code correspondant à l'exemption TVA du document)
- table FOU : F_EINV : C 20 (n° ID eInvoice du fournisseur)
- table PIEDS_A : FILEEINV C 200 ou toute autre longueur (chemin et nom du fichier BMF associés)
Ensuite, il est nécessaire de réindexer les fichiers. Les champs C_EINV et F_EINV doivent être ajoutés respectivement dans les écrans des signalétiques clients et fournisseurs (n° ID eInvoice).
Les options de ce module peuvent être fixées via " Outils / Paramètres eInvoice ".
Mercator peut être lié au viewer fourni par Isabel. Ce viewer permet de visualiser les fichiers BMF et d'obtenir une version "papier" de chaque document. Mercator peut être paramétré pour déclencher automatiquement ce viewer lors de la réception et de l'envoi d'un document BMF.
Envoi de fichiers
Pour envoyer un fichier eInvoice, il suffit de sélectionner le menu " Fichier / Emettre Document / Via eInvoice ", alors qu'un document de type facture ou note de crédit client est actif. Le fichier est alors placé dans le répertoire "Expédition". Il est possible de générer en rafale des fichiers BMF en sélectionnant ce même menu lorsqu'une fenêtre d'historique client est active. L'envoi des fichiers en tant que tel se fait au sein du programme Isabel.
Réception de fichiers
Pour recevoir un fichier BMF, il suffit de sélectionner le menu " Fichier / Recevoir Document / Via eInvoice " et de sélectionner le fichier à prendre en considération.
Lors de cet import, Mercator tente d'identifier le fournisseur, d'abord sur base de son ID eInvoice, ensuite sur base de son n° de TVA. Si cette identification n'est pas possible, Mercator propose une boîte de dialogue qui permet, soit de saisir une clé de recherche correspondant à un fournisseur existant, soit de créer le fournisseur sur base des informations présentes dans le fichier BMF.
La liaison aux articles se fait sur base de la comparaison de la clé présente dans le fichier BMF avec S_CLE1, S_CLE2, S_CLE3 et ARTFOU.REFERENCE. Si la liaison ne peut être effectuée, l'utilisateur peut l'effectuer manuellement dans la boîte de dialogue qui présente les lignes du document EdiFact.
Gestion des frais de port
L'écran "Outils / Paramètres eInvoice", onglet "Contenu", permet de spécifier l'identifiant d'un article "frais de port". Ceci parce que le format eInvoice gère les frais de port de façon séparée par rapport aux lignes de vente. De la sorte, en mode émission, toutes les lignes de la facture correspondant à cet article seront regroupées dans un segment "frais de port" (ALC+C). En mode réception, ce segment sera converti en ligne de facture par le bais de ce même article.
Remarque générale
Le format EDI est un standard très large, qui permet la communication entre applications hétérogènes. De la sorte, il est de la responsabilité de l'utilisateur de vérifier que les données importées dans Mercator correspondent bien à la réalité du fichier BMF. Tous les cas de figures ne pouvant être envisagés et étant donné les différentes possibilités d'interprétation de la norme, INEO décline toute responsabilité en cas de discordances apparentes entre les données interprétées par Mercator et le contenu de la facture d'origine.
Voir aussi : module EINV.FXP