Deze module is niet meer opgenomen in het tarief. Het kan niet meer worden besteld.
Via de optie "eInvoice" van Mercator kunnen EDI-eInvoice-bestanden, in formaat BMF100, worden gegenereerd en gelezen. Dit formaat is opgelegd door het Belgische Ministerie van Financiën. Het werd ontworpen volgens de wensen van deze Administratie en is niet echt bedoeld om de communicatie tussen de ondernemingen te vergemakkelijken. Hierdoor:
- behoren sommige gegevens die belangrijk zijn voor de ondernemingen, niet tot het basisformaat, waardoor ze genegeerd worden;
- worden sommige gegevens waarvan het bedrijfsbelang betwistbaar is, maar die zijn opgelegd door de Administratie, toegevoegd (bv.: rechtvaardiging van de btw-vrijstelling).
De "eInvoice"-functionaliteit betreft enkel facturen en kredietnota's.
Om deze optionele module te installeren, moet men de structuur van de databank als volgt wijzigen:
- tabel CLI: C_EINV: C 20 (eInvoice ID-nr. van de klant);
- tabel CLI: C_EINVEXEM: C 4 (code voor de btw-vrijstelling van de klant);
- tabel PIEDS_V: EINVEXEM: C 4 (code voor de btw-vrijstelling van het document);
- tabel FOU: F_EINV: C 20 (eInvoice ID-nr. van de leverancier);
- tabel PIEDS_A: FILEEINV C 100 of elke andere lengte (path en naam van het bijbehorende BMF-bestand).
Nadien is het nodig om de bestanden te herindexeren. De velden C_EINV en F_EINV moeten respectievelijk worden toegevoegd aan de schermen van de signaletiek "klanten" en "leveranciers" (eInvoice ID-nr.).
De opties van deze module kunnen worden vastgelegd via " Extra / Parameters eInvoice".
Mercator kan gelinkt worden aan de door Isabel voorziene viewer. Via deze viewer kan men de BMF-bestanden weergeven en een "papieren" versie van elk document krijgen. Mercator kan ingesteld worden zodat deze viewer inschakelt bij elke ontvangst en verzending van een BMF-document.
Bestanden verzenden
Om een eInvoice-bestand te verzenden, hoeft u enkel het menu "Bestand / Document uitgeven / Via eInvoice" te selecteren wanneer er een document van het type klantenfactuur of -kredietnota actief is. Het bestand wordt dan in de directory "Verzending" geplaatst. Wanneer u ditzelfde menu selecteert terwijl er een venster klantenhistoriek actief is, kunt u een hele reeks BMF-bestanden genereren. De eigenlijke verzending van de bestanden gebeurt via het programma Isabel.
Bestanden ontvangen
Om een BMF-bestand te ontvangen, hoeft u enkel het menu "Bestand / Document ontvangen / Via eInvoice" en vervolgens het gewenste bestand te selecteren.
Bij deze importtransactie tracht Mercator de leverancier te identificeren, eerst op basis van zijn eInvoice-ID, vervolgens op basis van zijn btw-nummer. Is een dergelijke identificatie niet mogelijk, dan stelt Mercator een dialoogvenster voor waarin men ofwel een zoeksleutel kan invoeren die overeenkomt met een bestaande leverancier, ofwel de leverancier kan creëren op basis van de gegevens in het BMF-bestand.
De link naar de artikelen wordt gerealiseerd door de sleutel in het BMF-bestand te vergelijken met S_CLE1, S_CLE2, S_CLE3 en ARTFOU.REFERENCE. Kan er geen link gerealiseerd worden, dan kan de gebruiker dit ook manueel doen in het dialoogvenster met de rijen uit het EdiFact-document.
Beheer van de transportkosten
In het scherm "Extra / Parameters eInvoice", tabblad "Content", kan de identificatiecode van een "franco" artikel worden gespecificeerd. Dit omdat het eInvoice-formaat de transportkosten los van de verkooprijen beheert. Bijgevolg worden alle rijen van de factuur die overeenkomen met dit artikel, in de uitgiftemodus gegroepeerd in een segment "transportkosten" (ALC+C). In de ontvangstmodus wordt dit segment via ditzelfde artikel omgezet in een factuurrij.
Algemene opmerking
Het EDI-formaat is een erg ruime standaard die communicatie tussen heterogene toepassingen toelaat. Bijgevolg behoort het tot de verantwoordelijkheid van de gebruiker om na te gaan of de in Mercator geïmporteerde gegevens wel degelijk overeenstemmen met de realiteit van het BMF-bestand. Aangezien we niet alle mogelijke situaties kunnen voorzien en de norm op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden, wijst INEO elke verantwoordelijkheid af in geval van duidelijke tegenstrijdigheid tussen de gegevens die door Mercator werden geïnterpreteerd en de content van de oorspronkelijke factuur.
Zie ook: module EINV.FXP