Mercator 10.10 contient un mécanisme d'audit permettant de suivre les modifications apportées par les utilisateurs dans les documents de la gestion commerciale (ventes & achats). Ce mécanisme permet d'apporter un suivi des
- ajouts
- modifications
- suppressions.
Quand la fonctionnalité est installée et correctement configurée, et que l'utilisateur a le droit d'auditer (voir profil utilisateur, case à cocher "Audit" dans le bas), le menu contextuel de la plupart des zones TextBox et ComboBox présentent cet élément supplémentaire :
Il permet d'ouvrir ce popup, présentant les modifications apportées :
Le bouton "Crayon" permet de reprendre la valeur qui se situe à sa droite. (Ce bouton est inaccessible pour les comboboxes et certaines zones à validation spécifique).
La grille des lignes (LinesEditor) d'un document peut aussi faire l'objet d'un audit. Toutefois, la comparaison ne se fait pas par zone comme ci-dessus, mais globalement. Mercator montre alors deux grilles affichant, à gauche, la version avant modification et à droite, la version modifiée.
Dans cette grille, les modifications/suppressions sont colorées en rouge, tandis que les ajouts le sont en vert. Mercator n'est toutefois pas toujours en mesure de détecter toutes les mutations entre versions. Dans ce cas, il incombera à l'utilisateur averti de faire ce travail en comparant les deux grilles.
Cette grille n'affiche que les colonnes qui sont aussi visibles dans le LinesEditor. Chaque colonne est affichée selon la même disposition que celle correspondant dans le LinesEditor.
L'interface d'audit tel qu'explicitée ci-dessus ne prend en compte que les modifications au sein d'un même document. Les transformations et regroupements dont l'aboutissement est la création d'un nouveau document ne peuvent être audités via ces mécanismes. Toutefois, les données d'audit sont bien enregistrées quelque soit l'origine de la sauvegarde. Pour un audit complet au travers de plusieurs documents liés, il faut consulter ces pages :
Elles montrent un audit sur base d'un rapport, afin de tracer un document et tous les documents antérieurs qui ont contribué à sa composition.
La fonctionnalité s'installe au départ des séquences. L'audit est donc activé et paramétré séquence par séquence. Ceci se fait via ce bouton :
Dans l'écran obtenu par ce bouton, on peut choisir les colonnes de pied et de ligne que l'on souhaite auditer.
Notez à ce propos :
- Le menu contextuel permet de cocher ou de décocher rapidement toutes les colonnes.
- Certaines colonnes sont volontairement omises, en fonction de leur type de champ ou de la nature de leur contenu. Elles sont considérées comme non auditables.
- Il est recommandé de ne cocher que les zones que l'on souhaite pertinemment auditer, et non toutes les colonnes. Cela pourrait altérer les performances de Mercator.
Une fois la sélection effectuée, il faut cliquer sur le bouton "Activer l'audit" dans le premier onglet.
Cette procédure peut être répétée autant de fois que souhaité, par exemple, si on souhaite modifier la liste des colonnes à auditer ou prendre en compte des colonnes ajoutées depuis l'activation.
Le bouton "Désactiver l'audit" permet de désactiver la fonctionnalité.
Après activation, désactivation ou modification dans cet écran, il est encore nécessaire d'effectuer la sauvegarde dans l'écran des séquences.
Par défaut, les données d'audit sont conservées 60 jours. Ce paramètre peut être modifié via l'option "Signalétiques / Audit : nombre de jours à conserver" (NJ_AUDIT).
Note : dans la table SEQUENC, ce paramétrage est stocké sous format XML dans le champ AUDIT varchar(max). Ce petit script permet de recopier le paramétrage de l'audit de la séquence VEN dans les autres séquences de vente :
declare @audit varchar(max)
select @audit=audit from SEQUENC where journal='VEN'
update SEQUENC set audit=@audit where journal<>'VEN' and module=1
Techniquement, les informations d'audit sont enregistrées dans la table AUDITING.
- Pour un ajout, action vaut INSERT
- Pour une suppression, action vaut DELETE
- Pour une modification, action vaut UPDATE.
La colonne OLDVALUE ne contient jamais de données. La valeur avant modification est reprise dans NEWVALUE de la modification précédente. (Ceci est prévu de la sorte afin de limiter la taille des données sauvegardées).
ROWID vaut ID + JOURNAL + str(PIECE, 10)
En cas d'utilisation de l'audit conjointement avec la possibilité de "Changer journal", il faut que la gestion des reliquats sur transferts horizontaux soit active (menu "Outils > Options", ID = BO_HORIZ_V et BO_HORIZ_A).
Audit sur les signalétiques : voir cette page
Audit sur les actions du CRM : voir cette page