La récupération des données de Cubic s'effectue à partir du menu "Cubic" du récupérateur.
Il convient d'initialiser la récupération des données par le menu "Initialiser" : celui-ci permet de sélectionner le CPTnn.MEM contenant les paramètres du dossier comptable (nn = n° du dossier). Ce fichier se trouve dans le répertoire principal de Cubic. Le chemin d'accès vers les données de Cubic sont lues dans ce fichier de paramètres. Ceci implique que le dossier Cubic doit être opérationnel. Le cas échéant, ce chemin d'accès vers les données peut être modifié au sein de Cubic (Module Système / Option Disque).
La récupération des clients, fournisseurs et comptes généraux se fait via l'élément correspondant dans ce menu. Lors de la récupération des clients et fournisseurs, le récupérateur importe uniquement les comptes de tiers non déjà présents dans Mercator.
Le menu "Journaux" permet la récupération des journaux, avec possibilité de changer le code de chaque journal, afin d'éviter tout conflit avec des séquences déjà existantes dans Mercator.
L'import d'exercice permet la récupération des écritures comptables. L'exercice comptable de Mercator sera automatiquement créé. Les exercices de Cubic doivent être importés dans leur ordre chronologique. Il n'est cependant pas obligatoire d'importer les 2 exercices comptables de Cubic. Ils doivent toutefois présenter une suite logique.
Remarque : si le second exercice est récupéré, il faut que son ouverture automatique soit bien effectuée, afin qu'elle corresponde à la réalité bilantaire de l'exercice précédent.
Après la récupération de tous les exercices, il convient d'effectuer un test des lettrages à partir du Tools de Mercator (Menu "Outils / Compta"). Ceci permettra de transformer des lettrages partiels en lettrages définitifs.
Données récupérables:
- Clients
- Fournisseurs
- Comptes généraux
- Comptes analytiques (depuis le 20/11/2006)
- Mouvements de la comptabilité générale
- Mouvements de la comptabilité analytique, hormis les OD analytiques pures (depuis le 20/11/2006)
Depuis sa version 6.2.10, le récupérateur permet aussi la récupération des immobilisés. Il faut toutefois tenir compte de la procédure suivante :
- acter les amortissements de tous les immobilisés jusqu'à une période donnée
- faire une copie complète et opérationnelle de Cubic
- y acter tous les amortissements jusqu'à la dernière période future des derniers immobilisés à amortir (=amortir TOUTES les périodes futures). Ceci permet au récupérateur de disposer des tableaux d'amortissement pour le futur.
- lancer la procédure dans le récupérateur, via le menu "Cubic / Immobilisés" :
- sélectionner le fichier AMORTnnn.MEM correspondant au dossier que l'on souhaite importer
- sélectionner la période maximale jusqu'à laquelle il faut considérer les amortissements comme étant actés (la période indiquée au point 1).
Les remarques suivantes doivent être prises en considération :
- la récupération impose qu'au moins un exercice comptable existe au préalable dans Mercator
- le récupérateur fonctionne aussi avec un dossier immobilisés autonome de Cubic
- le fichier fournisseurs et le plan comptable propre à la gestion des immobilisés ne sont jamais pris en compte. Le cas échéant, il faut importer ces données à partir du dossier Cubic de base.
- les modes "planifié" et "technique" de Cubic sont repris en tant que "personnalisé"
- au niveau du tableau des mutations, seuls les amortissements sont récupérés
- les données sont importées telles quelles et aucun "rééquilibrage" n'est apporté aux tableaux erronés générés par Cubic