Het ophalen van gegevens in Cubic gebeurt via het menu "Cubic" van het ophaalprogramma.
Daartoe moet men de gegevensophaling initialiseren via het menu "Initialiseren" om het bestand CPTnn.MEM te kunnen selecteren, dat de parameters van het boekhouddossier bevat (nn = dossiernummer). Dit bestand staat in de hoofddirectory van Cubic. Het adrespad naar de Cubic-gegevens wordt gelezen in dit parameterbestand. Met andere woorden: het Cubic-dossier moet operationeel zijn. Desgevallend kan dit adrespad naar de gegevens in Cubic (Module Systeem / Optie Disc) worden gewijzigd.
De gegevens over klanten, leveranciers en algemene rekeningen worden opgehaald via het respectieve element in dit menu. Bij het ophalen van klanten en leveranciers importeert het programma enkel de rekeningen van derden die nog niet voorkomen in Mercator.
Via het menu "Journaals" kunnen ook journaals worden opgehaald, met de mogelijkheid om de code van elk journaal te wijzigen om zo enig conflict met al bestaande sequenties in Mercator te vermijden.
De import van het boekjaar laat toe om de boekhouddocumenten op te halen. Het Mercator-boekjaar zal automatisch worden gecreëerd. De Cubic-boekjaren moeten in chronologische volgorde worden geïmporteerd. Het is evenwel niet verplicht om de 2 Cubic-boekjaren te importeren. Ze moeten wel een logische volgorde hebben.
Opmerking: indien het tweede boekjaar wordt opgehaald, moet de automatische opening ervan goed zijn uitgevoerd zodat ze overeenstemt met de reële balans van het voorgaande boekjaar.
Na de ophaling van alle boekjaren moeten de afpuntingen worden getest via Tools van Mercator (Menu "Tools / Boekhouding"). Dit laat toe om gedeeltelijke afpuntingen om te vormen tot definitieve afpuntingen.
Gegevens die opgehaald kunnen worden:
- Klanten
- Leveranciers
- Algemene rekeningen
- Analytische rekeningen (sinds 20/11/2006)
- Bewegingen uit de algemene boekhouding
- Bewegingen uit de analytische boekhouding, met uitzondering van de zuiver analytische D.P. (sinds 20/11/2006)
Sinds versie 6.2.10 van het ophaalprogramma kunnen ook vaste activa worden opgehaald. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de volgende procedure:
- de afschrijvingen van alle vaste activa registreren tot een bepaalde periode;
- een volledige en operationele kopie maken van Cubic;
- hierin alle afschrijvingen registreren tot de laatste periode in de toekomst van de laatste af te schrijven vaste activa (=ALLE toekomstige periodes afschrijven). Hierdoor beschikt het ophaalprogramma over de afschrijvingstabellen voor de toekomst;
- de procedure in het ophaalprogramma opstarten via het menu "Cubic / Vaste activa":
- het bestand AMORTnnn.MEM selecteren dat overeenstemt met het dossier dat men wil importeren;
- de maximale periode selecteren tot wanneer men de afschrijvingen als geregistreerd moet beschouwen (de periode vermeld in punt 1).
Er moet rekening worden gehouden met de volgende opmerkingen:
- de ophaling vereist dat er voorafgaandelijk minstens één boekjaar bestaat in Mercator;
- het ophaalprogramma werkt ook met een autonoom vaste-activadossier van Cubic;
- er wordt nooit rekening gehouden met het leveranciersbestand en het boekhoudkundig plan eigen aan het vaste-activabeheer. Desgevallend moeten deze gegevens worden geïmporteerd uit het Cubic-basisdossier;
- de Cubic-modi "gepland" en "technisch" worden overgenomen als "gepersonaliseerd";
- op het niveau van de mutatietabel worden enkel de afschrijvingen opgehaald;
- de gegevens worden als dusdanig geïmporteerd en er wordt geen "hercompensatie" uitgevoerd in foutieve door Cubic gegenereerde tabellen.