(2/4) Les freins au changement d'ERP : le temps

2/4 Les freins au changement d'ERP : le temps

Changer d'ERP ou adopter pour la première fois un logiciel de gestion est un grand tournant au sein d'une entreprise. Plusieurs éléments peuvent constituer des freins à ce changement, voire des réactions épidermiques ...

Focus sur le second frein : le temps

"Combien de temps cela prendra-t-il pour l'implémentation de l'ERP ?"
Question souvent entendue et pourtant, la réponse n'est pas toute faite car la durée d'une implémentation varie fortement d'une entreprise à l'autre. 
Plusieurs facteurs rentrent en compte : la complexité de vos processus internes et le degré nécessaire de personnalisation du logiciel, votre implication dans le projet, votre niveau d'exigence, votre capacité d'adaptation, ... 

Où s'envole le temps, lors de l'implémentation d'un ERP ?

>Du temps pour la DÉFINITION de vos besoins

C'est probablement une des étapes la plus longue du processus d'implémentation. Et oui,  un ERP n'est pas un outil qu'il suffit de brancher pour qu'il réponde à vos besoins.
Mais cet investissement initial vous permettra de gagner du temps par la suite. Une fois le projet réellement lancé, vous serez satisfaits de constater que les phases de test nécessitent bien moins d'allers-retours que si vous n'aviez pas pris le temps de définir vos procédures internes.

Comment économiser du temps ?

Conseil : Définir les objectifs de chaque service de votre entreprise.
Pour cela, listez les métiers présents dans votre entreprise et identifiez les collaborateurs qui connaissent le mieux leur service. Ces "keys users" (utilisateurs clés) seront chargés de vous détailler les processus qu'ils ont mis en place, leur métier au quotidien et les fonctionnalités dont ils ont besoin. Ils interviendront encore lors de la phase de test. 
Travailler avec des keys users vous permettra de dresser plus rapidement la liste des impératifs, plutôt que de passer des journées à observer les différents départements de votre société...
De même, déterminez un interlocuteur qui interagira avec l'intégrateur ERP afin de faciliter et centraliser la communication.

mais aussi : Choisir un intégrateur ERP qualifié.
Lors de vos premières interactions avec les intégrateurs potentiels, évaluez ceux qui connaissent le mieux les problématiques liées au monde des entreprises.
N'hésitez pas à demander des références dans votre secteur. Chaque secteur d'activités a, en effet, ses propres habitudes ou contraintes. Choisir un intégrateur ERP qui a déjà côtoyé ce secteur vous assurera une meilleure compréhension de sa part et donc une plus grande rapidité. 
Assurez-vous également qu'il est à votre écoute et qu'il n'hésite pas à vous challenger, vous pousser à fournir davantage d'explications, .. Plus il aura d'informations, plus il pourra paramétrer le logiciel de gestion avec justesse.

Et encore : Distinguer l'indispensable du nice-to-have.
Après avoir élaboré la liste des fonctionnalités nécessaires, classez-les en deux catégories : celles indispensables pour le démarrage du nouveau logiciel et celles qui peuvent être ajoutées dans un second temps. Cela permettra de raccourcir la durée de l'implémentation et de pouvoir utiliser l'ERP plus rapidement.

>Du temps pour la récupération et le nettoyage des données

Que vous travailliez actuellement avec des fichiers Excel ou avec un ancien logiciel de gestion, il y aura forcément des données que vous souhaiterez importer dans votre nouvel ERP : des clients, des fournisseurs, des articles, des modèles de document, ...

Comment économiser du temps ?

Conseil : Préparer un "kit de données" pour l'intégrateur.
Fournissez-lui des fichiers complets, c'est-à-dire des fichiers qu'il pourra importer en une fois dans le logiciel et qui ne nécessiteront pas des centaines d'ajouts ou de corrections de votre part. A nouveau, évitez les allers-retours. 
N'oubliez pas de lui fournir les modèles de documents (devis, factures, ...) que vous souhaitez utiliser.

Mais aussi :  Nettoyer la base de données.
La récupération de données est aussi l'occasion de nettoyer ces données, avant de les importer ! L'humain a une fâcheuse tendance à conserver ce qui ne lui est plus utile, à remettre à plus tard les tâches peu gratifiantes comme le nettoyage d'une base de données. Et pourtant, vous y verrez plus clair une fois que vous vous serez allégés de ceci.
Et vous éviterez à votre intégrateur de passer du temps à importer des données obsolètes.

>Du temps pour les tests du logiciel et de ses adaptations

La base du logiciel a été mise en place et, petit à petit, il sera adapté pour correspondre à vos besoins spécifiques.
Chacune de ces adaptations va nécessiter des tests. Pour cela, faites à nouveau appel à vos keys users. Ce seront les meilleurs testeurs : ils connaissent leur métier ainsi que les processus et ils savent ce qui a été demandé à l'intégrateur. Ils pourront rapidement s'approprier la solution proposée, la tester comme s'ils l'utilisaient au quotidien et faire une critique en retour. 
Ne demandez pas aux collaborateurs qui n'ont pas suivi le projet de tester : ils seront perdus et ne comprendront peut-être pas ce qui doit être encore peaufiné par l'intégrateur. In fine, ils se braqueront et seront réfractaires au changement.

Comment économiser du temps ?

Conseil : Choisir un intégrateur qui travaille en méthode Agile
"La méthode Agile consiste à découper l’implémentation d’un projet en plusieurs phases (appelées itérations). Chacune correspond à un état d’avancement et se termine par la fourniture d’un livrable au client.
Les avantages :

  • Le client a une visibilité sur toutes les phases du projet et mieux encore, il peut également s’impliquer.
  • La méthode accepte le fait que le besoin peut ne pas être figé, qu’il évolue avec le temps, même si cela doit être cadré. Le design de la solution se construit donc graduellement avec l’avancée du projet : à chaque début de phase, on fixe le périmètre de la solution.
  • A chaque début de phase, on planifie le coût de la phase mais aussi la date de livraison du livrable. Les phases correspondent donc à des cycles plus courts. 
  • Grâce à ces cycles plus courts, le client peut tester plus vite la solution, la valider ou rectifier le tir si nécessaire. Les itérations permettent d’obtenir rapidement les retours des utilisateurs. (...)"

Cette méthode vous permettra de tester le logiciel petit à petit.

Lire : La méthodologie Agile comme méthode de travail chez Mercator

>Du temps pour la formation de votre equipe

Les collaborateurs sont un point important dans le projet de mise en place d'un nouveau logiciel de gestion. Certains en seront les utilisateurs au quotidien et le but est que le logiciel facilite leur travail.
Il est donc important que tous les futurs utilisateurs du logiciel soient formés à celui-ci (bien sûr, aux fonctionnalités qu'ils devront utiliser et au cadre dans lequel leur travail s'insère).

Comment économiser du temps ?

Conseil : A nouveau, faites intervenir vos keys users.
Normalement, ils auront vu l'avancée du logiciel petit à petit (voir ci-dessus, la méthode Agile). Pour les points manquants, demandez à votre intégrateur d'organiser des formations par module ou fonctionnalité aux keys users.
Ensuite, ceux-ci se chargeront de former à leur tour les services concernés. Cela permet de raccourcir le temps de formation :

  • Plusieurs équipes peuvent être formées en même temps par des formateurs différents.
  • Chaque équipe est formée aux fonctionnalités qu'elle utilisera au quotidien.

Si vos keys users sont prêts à se réapproprier les supports fournis par l'intégrateur (modes d'emploi, FAQ, ...), c'est encore mieux car les dispositifs d'aide seront totalement adaptés à l'équipe !

Autre avantage : lorsque de nouveaux collègues rejoindront l'équipe, les keys users seront capables de les former. Il ne sera pas nécessaire de faire revenir l'intégrateur à chaque nouvel embauché. 

adoptez cet état d'esprit pour choisir votre erp Adoptez cet état d'esprit :

Comptez une période d'adaptation dans le calcul de votre date de lancement du nouvel ERP.
Par exemple, si vous commencez une nouvelle activité, il est dangereux voire kamikaze de prévoir que le début de l'utilisation réelle du logiciel corresponde au premier jour d'ouverture de votre magasin. Vous serez dépassés par trop de nouveautés à gérer.
Choisissez une date de démarrage réaliste qui permettra d'utiliser le logiciel sereinement les premiers jours.
Et surtout, communiquez cette date à votre intégrateur le plus tôt possible !

De même, n'attendez pas la dernière minute pour trouver un intégrateur car vous avez maintenant compris qu'un projet de mise en place d'un ERP prend du temps.

A l'inverse, ne vous complaisez pas dans la phase de mise en place du nouveau logiciel. Ne faites pas durer éternellement cette étape par peur de vous lancer. A un moment, il faut sauter dans le grand bain.

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