(3/4) Les freins au changement d'ERP : la complexité

3/4 Les freins au changement d'ERP : la complexité

Changer d'ERP ou adopter pour la première fois un logiciel de gestion est un grand tournant au sein d'une entreprise. Plusieurs éléments peuvent constituer des freins à ce changement, voire des réactions épidermiques ... 

Focus sur le troisième frein : la complexité

Lorsque l'on associe le mot "ERP" et le mot "complexité" dans la même phrase, cela peut être pour désigner deux problèmes différents : 

  • L'implémentation du logiciel est vue comme une phase complexe et décourageante.
  • Le logiciel en lui-même est vu comme un outil trop complexe.

Tentons de dédramatiser.

>L’IMPLÉMENTATION vue comme une phase complexe

Mettre en place un ERP répond à un besoin de centralisation des données et d'harmonisation des processus d'une entreprise. Formulé comme ceci, vous comprenez tout de suite que l'enjeu est de taille et que le travail de préparation qui en découle est sérieux.

Pour simplifier cette phase dont on ne nie pas la complexité, voici quelques astuces :

CONSEIL : Se faire accompagner d'un intégrateur qui parle "votre langue" et comprend votre métier.
Vous êtes avant tout le gérant d'une entreprise. On ne vous demande pas d'être expert en informatique. Si vous êtes accompagnés d'un prestataire qualifié, il saura mettre des mots sur ce que vous lui présentez. 
Veillez à communiquer avec un chef de projet ou un consultant, et non pas directement avec un développeur. Le rôle du chef de projet est de faire l'interface de "traduction" entre vos besoins-métiers et le langage du développeur.

Mais aussi :  Bien vous connaître, passer en revue toute votre entreprise.
Comme le disait notre client Le Comptoir du Peintre, la clé pour démarrer rapidement et facilement, c'est de bien connaître ses besoins.
"Je savais précisément ce que le programme devait faire. J’avais les notes, il fallait les mettre en musique et jouer la partition." (Lire le témoignage). 
Avoir une vue à 360° de votre entreprise et avoir pris le temps de lister les fonctionnalités nécessaires débroussaille le travail de l'intégrateur ERP. Le cadre de travail sera mieux compris et clair.

ET ENCORE : Ne pas tout remettre en question, au moindre doute.
Le périmètre de travail pour votre intégrateur est maintenant défini. Il travaille peut-être avec la méthode Agile. Celle-ci vous permet d'ajouter de petites améliorations ou peaufiner vos demandes en cours de projet. Rassurez-vous : tout n'est pas figé !
Par contre, évitez de remettre tout en question, de faire réaliser une fonctionnalité et puis d'en demander son contraire, de supprimer ou d'ajouter des pans entiers du logiciel. 
Des allers-retours répétés ou conséquents vont vous perdre dans le projet. Si votre analyse est bien faite, faites lui confiance et accrochez-vous y lorsque vous perdez pied.

Autre conseil :  Former une équipe en interne dédiée au projet d'implémentation.
Montez une équipe composée de collaborateurs répondant aux qualités suivantes : rigoureux, ayant une vue d'ensemble et une bonne connaissance métier.
Cette équipe se chargera de récolter les informations auprès de chaque service et de les centraliser. Vous simplifiez ainsi la matière première nécessaire à l'analyse et l'implémentation.

Et enfin :  Choisissez un logiciel qui n'est pas 100 % sur mesure ni 100 % standard.
Un logiciel 100 % sur mesure est complexe à mettre en place car il demande beaucoup de d'analyse et de développement puisqu'on part de zéro. Il faut avoir pensé au moindre détail, même le plus basique.
Un logiciel 100 % standard sera complexe à l'utilisation : il faudra parfois déformer les processus internes de l'entreprise pour s'adapter au logiciel. Il faut aussi palier aux fonctionnalités manquantes.
Un logiciel se situant à mi-chemin entre les deux vous permet donc plus de souplesse.

>L'ERP vu comme un outil complexe

On entend souvent les gérants de PME dire : "Les ERP sont des logiciels trop complexes pour ma petite entreprise ! C'est destiné uniquement aux grandes sociétés et moi je n'en ai pas besoin."
C'est faux. Sortez immédiatement du cliché du mastodonte multinational qui est le seul à avoir droit à un logiciel ambitieux. 
Même dans une petite entreprise, l'utilisation d'un ERP permet de fixer les processus internes, éviter les erreurs de ré-encodage, faciliter la prise de décision, etc. L'échelle est plus petite mais les avantages restent les mêmes. 

Alors, pour toutes les sociétés, voici quelques conseils pour diminuer l'impression de complexité face au logiciel : 

Conseil : Se familiariser petit à petit avec l'ERP.
A terme, vous souhaitez utiliser plusieurs modules de votre ERP ? (Par exemple, la gestion commerciale, le CRM, l'e-commerce, ...) Commencez par l'implémentation de l'un de ceux-ci et travaillez quelque temps avec celui-ci. Lorsque vous vous serez familiarisés avec le logiciel, ajoutez un module supplémentaire et puis un autre. 
Laissez-vous le temps de faire connaissance avec le logiciel. Commencer avec une version "simple" de votre programme idéal peut paraître frustrant mais accélérera votre prise en main.

mais aussi : Masquer les fonctionnalités superflues.
La plupart des ERP permettent d'afficher ou non des fonctionnalités en fonction des utilisateurs. Ceux-ci ne voient que ce qu'ils utilisent au quotidien et peuvent rapidement s'approprier le logiciel. 
De même, demandez à votre intégrateur de supprimer les écrans que vous n'utiliserez jamais car ils ne correspondent pas du tout à votre métier. Un tri permet d'y voir plus clair.  

Et encore : Penser à l'ergonomie.
Les écrans de votre ERP peuvent être adaptés pour mettre en avant les fonctionnalités que vous utilisez le plus. Des actions peuvent être paramétrées par défaut pour éviter les tâches ou les manipulations répétitives. 
Adaptez également le matériel utilisé. Un caissier appréciera peut-être une caisse enregistreuse tactile tandis que son manager emploiera la souris pour consulter les stocks.

adoptez cet état d'esprit pour choisir votre erp Adoptez cet état d'esprit :

Il est donc possible d'éviter de s'arracher les cheveux face à un ERP.

Gardez en tête que, même si le moment de la mise en place et des premières utilisations est un peu complexe les premiers jours, l'ERP vous amènera plus de facilités à terme dans votre quotidien : respect des obligations légales, données fiables, automatisation, ... L'ERP est un vrai assistant business.

Si vous installez un nouvel ERP, vous êtes normalement partis pour plusieurs années à travailler avec celui-ci. Les phases les plus complexes ne se présenteront donc pas tous les jours. Vous pourrez profiter de la tranquillité. 

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