(1/4) Les freins au changement d'ERP : le coût

1/4 Les freins au changement d'ERP : le coût

Changer d'ERP ou adopter pour la première fois un logiciel de gestion est un grand tournant au sein d'une entreprise. Plusieurs éléments peuvent constituer des freins à ce changement, voire des réactions épidermiques ... 

Focus sur le premier frein : le coût

Le prix d'un ERP est très variable. Il est difficile de comparer le coût de votre ERP avec votre voisin, car ce coût dépend : 

  • Des modules et fonctionnalités demandés par l'entreprise
  • Du nombre d'utilisateurs et de postes à équiper
  • Des services annexes auxquels vous souscrivez : mise à jour, service après-vente, ... 
  • Du type de logiciel : standard, 100 % sur mesure, mixte, ... 
  • ...

Comment bien gérer son budget ?

1Prendre en compte tous les éléments : 

Calculer le budget d'un ERP, ce n'est pas calculer uniquement le prix du logiciel en lui-même. Prenez en compte le coût : 

  • Des licences
  • Des mises à jour
  • Du matériel informatique nécessaire
  • Des formations à l'utilisation du logiciel
  • De l'analyse de votre société et vos besoins
  • De l'intégration : installation, migration de vos données existantes, paramétrage de base, tests, ...
  • Des adaptations du logiciel à vos exigences.

Distinguez donc le budget de mise en place et le budget annuel dédié à votre ERP. Certains logiciels pourraient ne pas survivre à cet exercice.

2Avoir le budget pour ce qui est essentiel

Un conseil : ne rognez pas sur les points stratégiques pour votre entreprise.
In fine, en n'implémentant pas certaines fonctionnalités dans le but de faire des économies, vous risquez de perdre du temps (et donc de l'argent), de faire des erreurs par manque d'automatisation, de rendre le travail de vos collaborateurs inconfortable ou peu valorisant, ... Très peu rentable.

3Etablir des PRIORITÉS et phaser votre projet

Vous constatez que vous n'avez pas le budget pour tout réaliser ? Et vous avez défini vos points essentiels ? Il est tout à fait possible de phaser votre intégration d'un nouveau logiciel de gestion : établissez un calendrier de ce qui est indispensable pour le démarrage du nouveau logiciel ainsi que de ce qui serait un nice to have et peut donc arriver par après. Vous réaliserez ces autres points lorsque vous aurez à nouveau du budget.

Pour réaliser cet exercice, demandez l'aide de votre intégrateur ERP. Il saura vous indiquer quelles fonctionnalités sont intrinsèquement liées et ne peuvent donc pas être réalisées à des phases différentes. 

4Ne pas tailler dans le budget "Analyse - DÉFINITION du projet"

On vient d'en parler : il faut définir les fonctionnalités essentielles et les nice to have. Pour réaliser cet exercice, votre intégrateur vous fera passer par une phase d'analyse, de définition de vos besoins et de design des solutions. Réalisez ceci consciencieusement.

Bien définir en amont vos besoins n'est pas superflu. C'est la clé de voûte pour vous assurer que votre projet d'implémentation pourra être mené à bien et que le logiciel livré correspondra à vos attentes.
Il ne sert à rien d'acheter un logiciel qui ne fera que la moitié de ce dont vous avez besoin ou qui le fera mal.

L'analyse vous permettra aussi de connaître le plus précisément possible le budget nécessaire pour la suite : modules à installer, adaptations à faire, ... Le tout sera converti en heures de prestation. Evitez ainsi les surprises.

5Choisir son intégrateur

Lors de votre choix de prestataire, vous pourriez être attiré par celui qui propose le tarif horaire le plus bas. Vérifiez tout de même qu'il est compétent, quels sont les avis de ses clients, quelle est son expérience, ... Un prestataire qualifié sera capable de cerner votre métier et d'adapter le logiciel rapidement et de manière efficace, là où un prestataire incompétent pourrait se noyer dans les développements inutiles, bancals, peu efficaces, .... quitte à recommencer plusieurs fois son travail. 
In fine, votre budget sera gonflé par son manque d'expérience. 

adoptez cet état d'esprit pour choisir votre erp Adoptez cet état d'esprit :

N'ayez plus peur, vous êtes maintenant bien informés sur les pièges à déjouer quand on parle de "coût ERP".

Gardez en tête ceci : un nouveau logiciel de gestion, c'est un investissement. Certes, cela représente un certain budget mais mesurez ce coût en comparaison avec les autres avantages apportés : gain de temps, moins d'erreurs grâce aux automatisations, optimisation des stocks et des achats, satisfaction des utilisateurs, amélioration des services et des flux d'information, ... 
Ça vaut la peine d'investir, non ?