(4/4) Les freins au changement d'ERP : les collaborateurs

4/4 Les freins au changement d'ERP : les collaborateurs

Changer d'ERP ou adopter pour la première fois un logiciel de gestion est un grand tournant au sein d'une entreprise. Plusieurs éléments peuvent constituer des freins à ce changement, voire des réactions épidermiques ... 

Focus sur le quatrième frein : les collaborateurs

"Encore un logiciel qui va me faire perdre du temps alors que je pourrais travailler pour mes clients ! Ça va être trop compliqué ..." ou encore " Ça ne vaut pas la peine de changer, on a toujours fait comme ça ... "
De par sa nature, l'humain a généralement peur de l'inconnu. Quelle tristesse de laisser croire à vos collaborateurs que le nouvel ERP sera un frein dans son travail et son efficacité, alors que le nouveau logiciel est censé faire tout le contraire ...

L'implémentation d'un nouveau logiciel est un projet qui doit être géré, planifié et expliqué comme tout autre projet. 

Faire accepter le nouvel ERP à votre équipe ... L'intégrateur ERP ne sait pas beaucoup vous aider sur ce point, à part être attentif à la structure de votre équipe et vous rappeler qu'il est temps de former vos collaborateurs. Le reste se passe au sein de votre entreprise.

Alors voici quelques conseils pour que cela se passe au mieux. 

1 Former une equipe projet : 

Il serait contre-productif de mettre tous les collaborateurs autour de la table à chaque prise de décision concernant le nouvel ERP. De même, une seule personne qui décide de tout serait le meilleur moyen d'avoir un logiciel inadapté à l'équipe.
Composez une équipe projet, composée de keys users, des collaborateurs qui connaissent très bien leur service et seront chargés de :

  • Détailler les processus et les besoins liés au métier lors de l'analyse.
  • Tester le logiciel au fur et à mesure de son adaptation.
  • Former les collaborateurs de leur équipe.
  • Créer des supports de formation adaptés (manuels, webinars, ...).

Cette équipe doit être coordonnée par un "porte-étendard" qui sera l'interlocuteur privilégié avec l'intégrateur ERP et qui assurera une centralisation des informations. 

2Communiquer sur le projet en termes "humains"

L'arrivée d'un nouveau logiciel doit être vue comme une amélioration et non comme une contrainte. Annoncez donc le projet positivement. Expliquez les objectifs. 

Parmi ces objectifs, une partie doit être tournée vers les collaborateurs. Ne les assommez pas avec des mots tels que "compétitivité", "concurrence", "rentabilité",... Vous parlez à des humains : expliquez-leur qu'ils vont gagner du temps et pouvoir le mettre à profit pour des tâches plus gratifiantes, que le logiciel les aidera dans leur quotidien. Montrez-leur que leur confort est une des raisons du choix de changement de logiciel.

3Communiquer et faire tester au bon moment aux collaborateurs

Informez vos collaborateurs du projet de changement ERP une fois que les grandes lignes sont tracées et qu'un petit panel d'intégrateurs a déjà été présélectionné. Vous éviterez la panique inutile.

Faites tester aux utilisateurs quotidiens (= les end users) le logiciel une fois qu'il est presque terminé, et non en cours d'implémentation. 
Autant vos keys users connaissent le projet et seront capables de comprendre que le logiciel est en cours de façonnage, autant les utilisateurs finaux seront effrayés et perdus face à des fonctionnalités manquantes alors qu'elles ne sont simplement pas encore développées.
Montrez-leur un logiciel abouti.

4Organiser une formation ADAPTÉE au logiciel

Tous vos collaborateurs n'exercent pas le même métier et n'utiliseront donc pas les mêmes modules du logiciel. Vos keys users doivent donc former les collaborateurs aux fonctionnalités qu'ils utiliseront quotidiennement.
Les utilisateurs pourront se concentrer sur la maîtrise parfaite d'une partie du logiciel. 

5Penser la formation comme un processus continu

Le projet ERP ne s'arrête pas une fois que le logiciel est déployé. Il est impératif de continuer à former les utilisateurs et d'être présent pour répondre aux questions. 

N'exigez pas de vos collaborateurs qu'ils soient 100% opérationnels du jour au lendemain sur le logiciel. Prévoyez une formation assez tôt, évitez d'attendre la dernière minute et pensez à leur temps d'adaptation. 

Régulièrement, demandez aux keys users d'organiser des formations pour les nouveaux collaborateurs. Incitez certains utilisateurs à devenir keys users si votre équipe initiale s'amenuise.

Proposez aussi aux keys users de rédiger des manuels ou F.A.Q. permettant de répondre facilement aux questions redondantes ou s'ils ne sont pas disponibles.

6Récolter les RETOURS après l'implémentation

Après quelques mois d'utilisation, collectez des chiffres, recueillez les impressions de vos collaborateurs et conviez-les à un débriefing : ils constateront l'amélioration du travail, l'automatisation des tâches non gratifiantes, le gain de temps, …. Ils pourront aussi vous faire part de suggestions d'organisation pour les prochains projets, qu'ils soient informatiques ou non. 

Au niveau du logiciel, collectez également les feedbacks des utilisateurs. Le logiciel peut encore être perfectionné. Ce n’est pas un outil figé dans le temps et il est normal de découvrir des améliorations possibles, au jour le jour.

adoptez cet état d'esprit pour choisir votre erp Adoptez cet état d'esprit :

Qu'il soit informatique ou non, la réussite d'un projet passe notamment par l'implication de l'équipe et sa volonté de le mener à bien. Ne négligez donc pas le paramètre humain.

Pour obtenir le soutien de votre équipe, la balle est aussi dans votre camp : votre projet doit être crédible en termes de délai, de difficulté, de coût, de choix et d'objectifs.

"Le succès de la plupart de nos réussites dépend bien souvent de la volonté qu'on y met."
Stanislas Leszczynski

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